Tulis piagam projek acara satu halaman
Jawatankuasa sudah bersetuju mengadakan acara, tetapi belum ada sesiapa yang menulis siapa dibenarkan berbuat apa.
Jawapan ringkas
Piagam projek acara ialah dokumen satu atau dua halaman, ditandatangani oleh penaung atau pengerusi jawatankuasa, yang membenarkan kerja bermula. Ia menyatakan tujuan, kriteria kejayaan, skop, status bajet, kuasa keputusan, tarikh utama dan siapa yang mengetuai urusan harian.
Ia lebih ringkas dan lebih tegas daripada taklimat projek. Taklimat meneroka dan merekodkan soalan terbuka; piagam merekodkan apa yang sudah dipersetujui dan siapa yang berkuasa memutuskan selebihnya.
Apa yang dimasukkan dan dari mana asalnya
| Bahagian piagam | Sumber | Catatan |
|---|---|---|
| Tujuan | Pernyataan tujuan acara | Satu atau dua ayat. |
| Kriteria kejayaan | Kriteria kejayaan | Dua atau tiga, setiap satu ada penanggungjawab. |
| Skop: termasuk, tidak termasuk, belum diputuskan | Batas skop | Perkara belum diputuskan perlu penanggungjawab dan tarikh. |
| Andaian utama | Daftar andaian | Hanya yang berkesan tinggi. |
| Status bajet | Kewangan atau bendahari | Diluluskan, julat atau belum ditetapkan, dan siapa meluluskan perubahan. |
| Kuasa dan peranan | Pengerusi jawatankuasa dan penaung | Penaung, ketua projek, orang yang meluluskan, siapa boleh menandatangani untuk pembekal. |
| Peringkat penting | Draf perancangan | Tarikh keputusan utama, bukan jadual penuh. |
Langkah mendapatkan tandatangan
- Susun draf piagam daripada bahagian di atas. Sasarkan satu halaman; dua paling banyak.
- Namakan penaung: orang yang bertanggungjawab atas hasil dan boleh menyediakan wang dan tenaga.
- Namakan ketua harian dan nyatakan apa yang boleh diputuskannya sendiri, apa yang perlu kepada penaung dan apa yang perlu kepada jawatankuasa.
- Edarkan kepada jawatankuasa untuk ulasan dengan tarikh pulang yang tetap.
- Luluskan dalam mesyuarat atau melalui e-mel yang direkodkan, dan simpan di tempat ahli jawatankuasa baharu boleh menjumpainya.
Masalah yang sering berlaku
- Penaung ialah sebuah jawatankuasa, jadi tiada siapa boleh menjawab ya dengan cepat. Namakan seorang individu bersama timbalan.
- Kuasa menandatangani kontrak pembekal tidak dinyatakan, jadi sebut harga tidak berjawab.
- Baris bajet tidak menyatakan apa yang termasuk atau siapa boleh meluluskan lebihan perbelanjaan.
- Piagam ditulis sekali dan tidak disemak semula apabila skop berubah. Rekod perubahan dalam log keputusan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Piagam rekaan untuk forum persatuan
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pembekal Latihan meluluskan forum sehari untuk 150 hingga 220 ahli. Presiden ialah penaung. Setiausaha kehormat mengetuai urusan harian dan boleh mengesahkan pembekal sehingga jumlah yang ditetapkan bendahari, dengan apa-apa yang lebih tinggi dirujuk kepada presiden.
Piagam menyenaraikan dua perkara belum diputuskan, venue dan honorarium penceramah, masing-masing dengan penanggungjawab dan tarikh keputusan. Ia satu halaman, ditandatangani pada mesyuarat majlis, dan dilampirkan pada setiap permintaan kepada pembekal.
Gunakan sendiri
Piagam projek acara satu halaman
Salin ke dalam dokumen. Jika sesuatu belum selesai, tulis Belum diputuskan dengan penanggungjawab dan tarikh.
- Nama acara, format dan tempat atau kawasan:
- Tujuan (satu atau dua ayat):
- Kriteria kejayaan, setiap satu dengan ukuran dan penanggungjawab:
- Termasuk / tidak termasuk / belum diputuskan (dengan penanggungjawab dan tarikh):
- Andaian utama untuk disahkan:
- Status bajet, apa yang termasuk, dan siapa meluluskan perubahan:
- Penaung (jawatan) dan timbalan:
- Ketua harian dan apa yang boleh diputuskannya sendiri:
- Laluan kelulusan untuk aturcara, penceramah, pembekal dan perbelanjaan:
- Peringkat penting dan tarikh keputusan:
- Bantuan yang diperlukan dari luar, dan apa yang dikendalikan sendiri:
- Ditandatangani oleh, jawatan, tarikh:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang penaung boleh menandatangani dan jawatankuasa mempercayainya untuk memutuskan.
- Bahagian seperti tujuan dan skop sudah ditulis.
- Acara ini berulang dengan format yang diketahui.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Acara dianjurkan bersama dan setiap penganjur mempunyai laluan kelulusan sendiri.
- Acara terdahulu mempunyai pertikaian tentang siapa boleh mengikat perbelanjaan.
- Penaja dana atau lembaga mahukan kebenaran bertandatangan sebelum mengeluarkan bajet.
Mahu piagam disediakan bersama anda?
Event Blueprint merangkumi piagam yang disediakan daripada jawapan jawatankuasa anda sendiri, dengan kuasa keputusan dan perkara terbuka dijelaskan. Ketua projek kemudian boleh bekerja mengikutnya setiap hari dan membawa perubahan kembali kepada orang yang meluluskan di pihak anda, bukan memutuskannya sendiri. Hantarkan apa yang sudah dipersetujui, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah piagam berbeza daripada taklimat?
Ya. Taklimat meneroka acara dan merekodkan soalan terbuka. Piagam merekodkan apa yang dipersetujui dan siapa yang berkuasa, dan ia ditandatangani.
Siapa yang patut menandatangani piagam?
Penaung dan pengerusi jawatankuasa, mengikut jawatan. Jika bajet berada pada bendahari atau ketua kewangan, sertakan mereka.
Berapa panjang sepatutnya?
Satu halaman paling baik; dua halaman paling banyak. Letakkan butiran dalam pelan dan rujuk kepadanya.
Bila terlalu awal untuk menulis piagam?
Apabila tujuan belum dipersetujui. Mulakan dengan pernyataan tujuan, kemudian piagam. Jalankan keputusan terus atau henti dahulu jika kelulusan belum pasti.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.