简要回答
联合主办要顺利，开工前就要以书面约定：每条工作线由哪个机构负责、谁掌管资金和合同、谁的品牌居前，以及意见不一致时由谁决定。
先定下这五件事，计划的其余部分才有依据。
按工作线分工，而不是按工作量平分
把活动分成节目、报名、场地与供应商、传播和财务等工作线，每条交给一个机构牵头，另一方协助咨询。
不要把每项任务对半分。共同负责往往等于没人负责。
需要书面确定的五个问题
- 资金：谁收费、谁付供应商款项，盈余或亏损如何分担。
- 合同：由哪个机构与场地和主要供应商签约，合同上写谁的名字。
- 品牌：谁的名称居前，两个标志如何呈现，谁批准对外措辞。
- 参会者数据：哪个机构持有报名数据，另一方可如何使用。适用的规定，请各机构的数据保护联系人或顾问确认。
- 决策与争议：谁决定、上报路径是什么，活动需要延期或取消时怎么办。
交给法律与财务的问题
责任、保险、税务处理、签署权限和数据共享条款，请逐项向贵方的法律、财务和数据保护顾问确认。
请带着草拟的分工和以下问题去问他们：谁是合同当事方，活动取消时费用由谁承担，书面协议必须包含什么，两个机构之间如何共享个人资料。
让它运转起来
- 把分工写成一页表格，并在旁边列出五个答案。
- 请各机构的授权人员确认。
- 据此建立联合的如何制作活动RACI职责矩阵和活动决策权限矩阵。
- 约定一位对接供应商、一位对接参会者的联络人。
- 每个里程碑复核，并把变动记入如何维护活动决策记录。
实例演示 · 虚构示例
虚构协会与大学中心联合举办论坛
虚构机构和数字。所示分工仅作示意。
虚构的物流协会与虚构的大学研究中心，联合举办一天论坛，预计 200 人。双方约定协会牵头场地、供应商和报名，中心牵头节目和讲者。
资金经协会账户，盈余如何分担有书面记录，并经双方财务联系人确认。两个标志都出现，印刷物料上协会标志在前。对外声明需双方传播联络人批准。报名开放前，双方各自向自己的顾问询问了数据共享事宜。
| 工作线 | 牵头 | 参与咨询 | 备注 |
|---|---|---|---|
| 节目与讲者 | 大学中心 | 协会 | 节目由双方共同签核 |
| 场地与供应商 | 协会 | 大学中心 | 协会签署合同 |
| 报名与数据 | 协会 | 大学中心 | 数据共享条款由顾问确认 |
| 传播 | 协会 | 大学中心 | 双方批准对外措辞 |
| 财务 | 协会 | 大学中心 | 盈余分担以书面记录 |
可直接使用
联合主办方责任清单
与两个机构一起填写，并把签署或确认后的版本存入项目档案。
- 活动名称、日期、两个机构及指定代表：
- 工作线及各由哪个机构牵头：
- 谁收费、谁付供应商款项：
- 盈余或亏损如何分担（与财务确认）：
- 哪个机构签署场地和供应商合同：
- 谁的品牌居前、标志位置、谁批准对外措辞：
- 哪个机构持有参会者数据，另一方可如何使用（与数据保护顾问确认）：
- 谁决定节目、预算变动和延期：
- 两个机构意见不一致时的上报路径：
- 对接供应商和参会者的联络人：
- 已交给法律和财务顾问的问题及其答复：
- 复核日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 两个机构以前合办过，已有行之有效的分工。
- 一方明显牵头，另一方提供内容。
- 双方财务和法律联系人都已确认条款。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 第一次联合办活动，责任不清。
- 各机构有自己的审批链，两者冲突。
- 供应商收到来自双方的混杂指示。
需要有人统筹两个机构？
项目负责人可以主持分工讨论并写成文件，建立联合的责任和决策表，保持单一的供应商沟通渠道，并维护决策记录。法律、财务和数据保护方面的结论，仍由贵方的顾问给出。请把两个机构的名称和目前的分工想法发给我们，回复会说明工作范围。
讨论联合主办安排将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。了解项目管理支持 →
主办方常见问题
需要书面协议吗？
建议书面分工。是否需要正式协议、应包含什么，请向法律顾问了解。
谁应作为供应商的唯一联络人？
由签署合同的机构指定一人，并设一位代理人。
两个机构意见不一致怎么办？
按约定的上报路径处理，并把结果记入如何维护活动决策记录。
相关资源
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