Selesaikan janji kepada pempamer dan rakan selepas persidangan
Persidangan sudah tamat, dan senarai panjang janji kecil kepada pempamer dan rakan masih terbuka.
Jawapan ringkas
Selesaikan kewajipan kedua-dua pihak: apa yang anda janjikan kepada mereka dan apa yang mereka janjikan kepada anda. Senaraikan setiap item dengan tarikh akhir, bukti siap dan penanggungjawab, kemudian selesaikan senarai dalam tempoh tetap selepas acara.
Rujuk soalan tentang bayaran balik, liabiliti, invois, cukai dan data peribadi kepada penanggungjawab kewangan, undang-undang dan perlindungan data. Pasukan acara menyimpan senarai dan mengejar jawapan.
Buat satu senarai daripada perjanjian asal
Kembali kepada definisi pakej, e-mel rakan dan dokumen bertandatangan, dan keluarkan setiap komitmen. Sertakan yang kecil: sebutan terima kasih, laporan selepas acara, kredit gambar, pemulangan peralatan.
Bahagikan senarai kepada apa yang anda perlu sampaikan dan apa yang mereka perlu sampaikan. Kedua-dua pihak perlukan senarai yang sama untuk mengelakkan kejutan.
Kewajipan lazim dan siapa menjawab
| Item | Siapa menanggung | Bukti siap | Siapa mengesahkan |
|---|---|---|---|
| Invois dan baki pempamer | Mereka perlu membayar, atau anda bayar balik | Status invois dalam rekod kewangan | Penanggungjawab kewangan |
| Peralatan, perabot dan bahan | Pulangkan atau kosongkan dari venue | Kelulusan daftar keluar venue | Venue dan ketua projek |
| Kerosakan atau kehilangan | Mana-mana pihak | Laporan venue, jika ada | Venue dan undang-undang atau penanggung insurans, jika perlu |
| Ringkasan atau laporan selepas acara | Tanggungan anda | Tarikh dihantar dan penerima | Penanggungjawab acara |
| Hasil rakan media | Tanggungan mereka | Pautan terbitan dan tarikh | Ketua komunikasi |
| Kredit dan penghargaan | Tanggungan anda | Senarai diterbitkan, kelulusan orang yang meluluskan | Ketua komunikasi |
| Permintaan data perwakilan | Mana-mana pihak | Pengesahan bertulis tentang asas dipersetujui | Penanggungjawab perlindungan data |
Langkah penutupan yang munasabah
- Dalam minggu pertama, hantar terima kasih dan tarikh selepas acara kepada pempamer dan rakan.
- Kumpulkan rekod daftar keluar dan kerosakan venue, dan padankan dengan senarai pempamer.
- Serahkan invois, baki dan sebarang soalan bayaran balik kepada kewangan, yang memutuskan dan menjawab.
- Semak hasil rakan berbanding yang dipersetujui, dan catat jurang tanpa menyalahkan.
- Hantar laporan dan penghargaan yang dipersetujui, rekodkan tarikh dan tutup setiap item.
Mengendalikan pertikaian dan jurang
Jika pempamer atau rakan tidak bersetuju tentang sesuatu kewajipan, kembali kepada perjanjian bertulis dan bukti, dan rujuk isu kepada kewangan atau undang-undang apabila wang atau liabiliti terlibat.
Kekalkan nada berfakta. Rekodkan apa yang diminta, apa yang dilakukan dan bila.
Gunakan penutupan untuk menyediakan acara seterusnya
- Catat terma pakej yang menimbulkan soalan, dan baiki dalam definisi pakej seterusnya.
- Rekodkan bahagian manual pempamer yang tidak jelas, dan semak semula manual pempamer.
- Kemas kini inventori hak penaja dengan apa yang disampaikan dan apa yang tinggal.
- Semak masa keluar barang berbanding hasil perancang masuk barang untuk kali seterusnya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan rekaan menutup 14 pempamer dan 3 rakan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan teknologi pergigian rekaan menganjurkan persidangan dua hari dengan 14 pempamer dan 3 rakan media. Dua minggu kemudian, peti masuk urus setia masih penuh dengan soalan tentang invois, kredit gambar dan sebuah tiang sepanduk yang hilang.
Urus setia membina satu penjejak daripada definisi pakej asal. Kewangan menyelesaikan soalan invois, venue mengesahkan tiang sepanduk telah diambil oleh kurier pempamer, dan ketua komunikasi menerbitkan senarai kredit. Setiap item ditutup dengan tarikh, dan yang masih terbuka dimasukkan dalam nota ringkas untuk perancangan tahun depan.
Gunakan sendiri
Penjejak penutupan pempamer dan rakan
Salin ke spreadsheet dan lengkapkan satu baris bagi setiap kewajipan.
| Pihak | Kewajipan | Siapa menanggung (kami / mereka) | Tarikh akhir | Bukti | Penanggungjawab | Ditutup (tarikh) |
|---|---|---|---|---|---|---|
Guna alat percuma: Penyemak konflik hak dan eksklusiviti penaja
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Bilangan pempamer dan rakan sederhana, dengan perjanjian jelas.
- Seorang individu memegang senarai penutupan.
- Kewangan sudah menjejaki invois.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Kewajipan bertaburan dalam e-mel dan tiada siapa memegang senarai.
- Beberapa pihak mempertikaikan hasil atau kos.
- Pasukan sudah beralih ke acara seterusnya dan penutupan tersekat.
Mahu penutupan disiapkan dengan betul?
Ketua projek persidangan boleh membina semula senarai kewajipan daripada perjanjian, mengejar pengesahan venue dan rakan serta menyerahkan soalan kewangan dan undang-undang kepada mereka. Event Blueprint untuk acara seterusnya boleh membawa pengajaran ke dalam keperluan pakej, manual dan pembekal. Bayaran balik, liabiliti dan cukai tetap menjadi urusan penasihat kewangan, undang-undang dan cukai anda. Hantar perjanjian pempamer anda dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa lama selepas acara kami patut menutup?
Tetapkan tempoh tetap, seperti beberapa minggu, dan letakkan tarikh akhir dalam penjejak. Sahkan masa yang sesuai dengan kewangan dan venue.
Siapa mengendalikan bayaran balik atau pertikaian?
Penanggungjawab kewangan dan undang-undang memutuskan. Pasukan acara menyediakan rekod dan perjanjian.
Bolehkah kami berkongsi senarai perwakilan dengan pempamer selepas itu?
Hanya jika penanggungjawab perlindungan data mengesahkan asas dan teksnya. Anggap sebagai soalan sebelum sebarang data berpindah.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.