Tetapkan kriteria kejayaan yang boleh disemak jawatankuasa
Jawatankuasa mahu acara berjaya, tetapi belum ada yang menulis apa yang akan membuktikannya.
Jawapan ringkas
Kriteria kejayaan ialah dua atau tiga pernyataan, setiap satu dengan sesuatu yang boleh diperhatikan, penanggungjawab bukti dan cara mengumpulnya. Tulis sebelum aturcara dan bajet dibentuk, kerana kriteria menentukan tujuan acara.
Kriteria tanpa ukuran yang boleh diperhatikan hanyalah harapan. Ukuran tanpa hasil di belakangnya, seperti kehadiran sahaja, hanya menunjukkan dewan penuh.
Mulakan daripada tujuan, bukan laporan tahun lepas
Ambil pernyataan tujuan acara dan tanya apa yang akan kelihatan berbeza selepas acara bagi pihak yang disebut di dalamnya. Setiap jawapan menjadi satu kriteria.
Laporan tahun lepas merekodkan apa yang mudah dikira. Gunakannya sebagai sumber bukti sedia ada, bukan sebagai takrifan kejayaan.
Langkah menulis kriteria
- Senaraikan dua atau tiga hasil yang dijanjikan oleh tujuan, contohnya ahli dilatih, satu pendirian dipersetujui atau satu kerjasama bermula.
- Bagi setiap hasil, namakan siapa yang mendapat manfaat dan apa yang mereka lakukan, katakan atau ada selepas acara yang tidak ada sebelumnya.
- Pilih ukuran yang boleh diperhatikan, seperti kumpulan kerja yang ditubuhkan, jawapan tinjauan, permintaan susulan atau keputusan undian.
- Namakan penanggungjawab bukti dan kaedahnya: borang pendaftaran, kad maklum balas di lokasi, tinjauan selepas acara, minit jawatankuasa.
- Tetapkan tarikh semakan dan siapa yang melihat keputusan. Catat ukuran yang belum ada sasaran sebagai Belum diputuskan, bersama penanggungjawab.
Asingkan ukuran hasil daripada kiraan aktiviti
| Jenis | Contoh | Apa yang ditunjukkan |
|---|---|---|
| Aktiviti | Pendaftaran, sesi diadakan, penceramah disahkan | Sama ada pelan dilaksanakan. |
| Capaian | Kehadiran mengikut kategori ahli, bilangan organisasi hadir | Sama ada peserta sasaran hadir. |
| Hasil | Kumpulan kerja ditubuhkan, permintaan susulan diterima, usul diluluskan | Sama ada tujuan tercapai. |
| Pengalaman | Penilaian tinjauan, niat mendaftar semula | Sama ada format sesuai untuk peserta. |
Kesilapan yang biasa berlaku
- Menetapkan sasaran bilangan tanpa garis asas, jadi tiada siapa tahu sama ada ia bercita-cita tinggi.
- Menyerahkan semua kriteria kepada urus setia, yang kemudian tidak dapat mengumpul bukti yang dipegang oleh kewangan atau penaja.
- Memilih ukuran yang memerlukan tinjauan tetapi tidak memperuntukkan masa untuk menghantarnya.
- Menukar kriteria selepas acara supaya sesuai dengan keputusan.
- Meninggalkan kriteria yang penting kepada penaja dana atau lembaga kerana sukar diukur.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan rekaan menulis tiga kriteria
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pengurus Fasiliti merancang forum sehari tentang piawaian penyelenggaraan untuk ahlinya. Tujuannya ialah ahli pulang dengan kebolehan menggunakan templat pelaporan baharu.
Jawatankuasa menulis tiga kriteria: ahli daripada sekurang-kurangnya dua kategori saiz hadir, kumpulan kerja sukarela mengenai templat ditubuhkan sebelum hari itu berakhir, dan tinjauan susulan empat minggu kemudian bertanya sama ada templat digunakan. Setiausaha kehormat bertanggungjawab atas data kehadiran, naib pengerusi atas kumpulan kerja, dan urus setia atas tinjauan. Tiada sasaran kehadiran ditetapkan sehingga data pendaftaran tahun lepas disemak.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja objektif kepada ukuran
Salin jadual ini dan isi satu baris bagi setiap hasil. Gunakan perancang objektif kepada ukuran untuk melihat objektif yang masih tiada ukuran.
| Hasil daripada tujuan | Siapa yang mendapat manfaat | Ukuran yang boleh diperhatikan | Penanggungjawab bukti | Kaedah dan tarikh pengumpulan | Sasaran atau Belum diputuskan |
|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa anda sudah bersetuju tentang tujuan dalam satu atau dua ayat.
- Acara mengulang format yang dikenali dan bukti tahun lepas wujud.
- Seorang individu boleh mengejar penanggungjawab bukti selepas acara.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Lembaga, penaja dana dan ahli masing-masing mengharapkan hasil yang berbeza.
- Bukti dipegang oleh beberapa pihak yang belum bersetuju untuk berkongsi.
- Acara ini baharu dan tiada garis asas untuk menetapkan sasaran.
Perlu kriteria dipersetujui dan dibawa ke dalam pelan?
Event Blueprint boleh mengambil draf kriteria anda, menguji setiap satu terhadap tujuan, dan membawanya ke dalam skop, garis masa dan tanggungjawab supaya bukti dikumpul pada hari acara. Hantarkan draf kriteria anda, walaupun sasaran masih Belum diputuskan, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa banyak kriteria kejayaan yang patut ada?
Dua atau tiga sudah memadai. Lebih daripada itu, jawatankuasa sukar mengingatinya dan aturcara cuba memenuhi semua kriteria secara cetek.
Bolehkah kehadiran menjadi kriteria kejayaan?
Boleh, sebagai ukuran capaian yang dikaitkan dengan siapa yang anda mahu hadir. Kehadiran sahaja tidak membuktikan tujuan tercapai, jadi gandingkan dengan satu hasil.
Bila kriteria patut dipersetujui?
Sebelum aturcara dan bajet dibentuk. Sepakatilah bersama pihak yang meluluskan piagam projek.
Bagaimana jika sasaran belum dapat ditetapkan?
Catat ukuran dan tulis Belum diputuskan dengan penanggungjawab dan tarikh. Ukuran tanpa sasaran masih lebih baik daripada tiada ukuran.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.