Buat dan rekod keputusan teruskan atau hentikan
Jawatankuasa sudah berbincang tentang acara selama berbulan-bulan, dan belum ada yang secara rasmi berkata ya, tidak atau belum.
Jawapan ringkas
Keputusan terus atau henti ialah satu pilihan yang direkodkan antara empat hasil: teruskan, teruskan dengan syarat yang dinamakan, bentuk semula, atau henti. Ia dibuat oleh orang yang dinamakan dalam piagam, berdasarkan kertas ringkas yang menyatakan tujuan, hasil penilaian kebolehlaksanaan, wang dan risiko.
Buat sebelum sebarang komitmen yang tidak boleh dipulangkan, seperti deposit, pengumuman awam atau pengesahan penceramah. Selepas itu, menghentikan acara akan menyebabkan kerugian wang dan nama baik yang sebenar.
Kertas yang diperlukan pembuat keputusan
Satu hingga dua halaman memadai: tujuan dan kriteria kejayaan, penilaian kebolehlaksanaan, status bajet, andaian utama yang belum disemak dan tarikh komitmen paling awal.
Kertas berakhir dengan cadangan dan alternatif, supaya mesyuarat menggunakan masanya untuk pertimbangan, bukan membaca.
Langkah dalam mesyuarat
- Sahkan siapa yang memutuskan, menggunakan kuasa yang ditetapkan dalam piagam projek atau, jika tiada, sepakati pada permulaan.
- Semak lima ujian kebolehlaksanaan dan sebarang soalan pakar yang belum dijawab.
- Nyatakan tarikh komitmen pertama yang tidak boleh dibatalkan, supaya semua melihat tarikh akhir sebenar.
- Pilih satu daripada empat hasil: teruskan, teruskan dengan syarat, bentuk semula atau henti.
- Jika bersyarat, namakan setiap syarat, dengan penanggungjawab dan tarikh, dan sepakati semakan ringkas di mana teruskan menjadi muktamad.
- Catat keputusan, sebab, siapa yang memutuskan, percanggahan jika ada, dan langkah seterusnya.
Cara membaca setiap hasil
| Hasil | Bila sesuai | Apa yang mesti ditulis |
|---|---|---|
| Teruskan | Tujuan jelas, kebolehlaksanaan kukuh, bajet diluluskan. | Tarikh, orang yang meluluskan, peringkat penting seterusnya. |
| Teruskan dengan syarat | Boleh dilaksanakan tetapi ada perkara terbuka yang boleh mengubah jawapan. | Setiap syarat, penanggungjawab, tarikh, dan apa yang berlaku jika gagal. |
| Bentuk semula | Tujuan sah tetapi format, saiz atau tarikh tidak sesuai dengan kapasiti. | Apa yang berubah, dan tarikh keputusan baharu. |
| Henti | Tujuan tidak dapat dicapai dengan sumber yang ada, atau masa tidak sesuai. | Sebab, apa yang disimpan, sama ada akan dikaji semula. |
Masalah yang sering berlaku
- Terpaksa meneruskan kerana tempahan dibuat sebelum sesiapa memutuskan.
- Keputusan teruskan tanpa syarat yang dinamakan, jadi keraguan timbul semula kemudian.
- Keputusan dibuat oleh orang yang tidak memegang bajet.
- Menganggap henti sebagai kegagalan, jadi tiada siapa berani mencadangkannya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Majlis rekaan membuat keputusan
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja.
Majlis sebuah badan profesional rekaan bermesyuarat dengan kertas dua halaman. Peserta dan tempat boleh dilaksanakan, kewangan lemah kerana asas cukai belum disahkan, dan tiada ketua projek dinamakan.
Majlis memilih teruskan dengan syarat: bendahari mengesahkan asas bajet dan setiausaha menamakan ketua dalam tempoh tiga minggu, dan tiada deposit dibayar sebelum itu. Pada semakan, syarat dipenuhi, teruskan menjadi muktamad, dan kedua-dua perkara direkodkan dalam log keputusan.
Gunakan sendiri
Rekod keputusan terus atau henti
Salin ini ke dalam minit atau log keputusan anda.
- Acara dan tarikh keputusan:
- Pembuat keputusan yang hadir (jawatan) dan sumber kuasa:
- Tujuan dan kriteria kejayaan secara ringkas:
- Penilaian kebolehlaksanaan: peserta / wang / orang / masa / tempat:
- Hasil: teruskan / teruskan dengan syarat / bentuk semula / henti:
- Syarat, setiap satu dengan penanggungjawab dan tarikh:
- Komitmen tidak boleh dipulangkan paling awal dan tarikhnya:
- Sebab keputusan, dan sebarang percanggahan:
- Soalan pakar yang masih terbuka dan siapa yang akan bertanya:
- Tarikh semakan seterusnya dan apa yang akan disahkan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pembuat keputusan sedikit dan bersetuju tentang maksud keputusan.
- Semakan kebolehlaksanaan sudah dibuat dan fakta ada dalam kertas ringkas.
- Jawatankuasa selesa memilih henti atau bentuk semula.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Penganjur bersama masing-masing mesti meluluskan dan tiada yang mahu memutuskan dahulu.
- Jawatankuasa berputar di sekitar soalan tanpa keputusan selama beberapa mesyuarat.
- Penaja dana atau lembaga memerlukan ringkasan bebas sebelum meluluskan.
Mahu keputusan disediakan dan direkodkan?
Event Blueprint boleh menyediakan kertas keputusan daripada tujuan, hasil penilaian kebolehlaksanaan dan status bajet anda, menyusun pilihan dan syarat, dan merekodkan hasil dengan penanggungjawab dan tarikh. Jika jawapannya teruskan, pek yang sama diteruskan ke dalam pelan. Hantarkan tujuan dan status bajet anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa yang patut membuat keputusan terus atau henti?
Sesiapa yang memegang bajet dan keputusan aturcara, seperti dinamakan dalam piagam. Biasanya pengerusi bersama bendahari, atau majlis keseluruhannya.
Bagaimana jika jawatankuasa tidak dapat bersetuju?
Rekod perkara yang tidak dipersetujui dan fakta yang tiada, kemudian pilih bentuk semula atau teruskan dengan syarat yang menanganinya. Percanggahan yang direkodkan lebih baik daripada sunyi.
Bolehkah keputusan henti dikaji semula?
Boleh. Tulis apa yang perlu berubah, seperti penaja dana, tarikh atau ketua, dan tarikh untuk menyemak.
Adakah ini perlu untuk seminar kecil?
Versi ringkas perlu. Satu perenggan yang merekodkan siapa bersetuju, berapa kosnya dan apa komitmen pertama sudah memadai.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.