Semak kebolehlaksanaan acara sebelum anda komited
Jawatankuasa menyukai idea itu, dan sebelum sesiapa menempah anda mahu tahu sama ada ia boleh dilaksanakan.
Jawapan ringkas
Penilaian kebolehlaksanaan menguji lima perkara dalam bahasa mudah: peserta, wang, orang, masa dan tempat. Bagi setiap satu, catat apa yang diketahui, apa yang diandaikan dan apa yang akan menyebabkannya gagal. Hasilnya ialah cadangan untuk teruskan, teruskan dengan syarat, bentuk semula, atau henti.
Ia semakan ringkas, biasanya beberapa halaman, yang mengambil fakta daripada temu bual, daftar andaian dan status bajet anda dan menunjukkan di mana idea itu lemah.
Lima ujian
| Ujian | Soalan untuk ditanya | Jawapan lemah kelihatan seperti |
|---|---|---|
| Peserta | Siapa yang mesti hadir supaya tujuan tercapai, dan apa buktinya mereka akan hadir? | Harapan berdasarkan kehadiran tahun lepas tanpa bukti baharu. |
| Wang | Berapa bajet yang diluluskan atau mungkin, apa yang termasuk, dan bagaimana kekurangan ditampung? | Satu angka tanpa pernyataan tentang cukai, caj perkhidmatan atau kontingensi. |
| Orang | Siapa yang akan melakukan kerja, untuk berapa jam, dan apa lagi yang mereka lakukan? | Jawatankuasa sukarelawan yang sudah mengendalikan dua acara. |
| Masa | Mengira ke belakang daripada tarikh sasaran, adakah keputusan dan tempoh pembekal realistik? | Tempahan utama diperlukan sebelum majlis bermesyuarat. |
| Tempat | Adakah venue yang sesuai wujud di kawasan itu pada tarikh tersebut, dan adakah sesiapa bertanya? | Mengandaikan ketersediaan tanpa pertanyaan bertulis. |
Langkah menilai
- Tulis tujuan dan kriteria kejayaan di bahagian atas supaya setiap ujian dinilai berdasarkannya.
- Bagi setiap ujian, catat fakta diketahui, andaian dan soalan yang akan menukar andaian kepada fakta.
- Tandakan setiap ujian Kukuh, Boleh dilaksanakan dengan syarat, atau Lemah. Nilai dengan membaca catatan anda, bukan menjumlahkan skor.
- Tulis syarat yang menjadikan ujian Boleh dilaksanakan selamat, dengan penanggungjawab dan tarikh.
- Kemukakan keputusan kepada pembuat keputusan sebagai satu daripada empat pilihan: teruskan, teruskan dengan syarat, bentuk semula, atau henti. Halaman keputusan terus atau henti merangkumi mesyuarat itu.
Soalan pakar
Sebahagian soalan kebolehlaksanaan diputuskan oleh pihak lain: terma undang-undang dan lesen, keselamatan dan muatan ruang, kebolehcapaian, akreditasi jam pembelajaran, layanan cukai. Senaraikannya sebagai soalan untuk pihak yang bertauliah, dengan orang yang akan bertanya, dan jangan tandakan sebagai terjawab.
Tandakan mana-mana ujian yang bergantung pada soalan pakar yang belum dijawab sebagai Boleh dilaksanakan dengan syarat.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persidangan dua hari rekaan diuji
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan perdagangan rekaan mencadangkan persidangan dua hari untuk 300 perwakilan. Peserta Boleh dilaksanakan: temu bual menunjukkan ahli boleh meninggalkan pejabat sehari tetapi tidak dua hari. Wang Lemah: bajet tidak termasuk cukai dan caj perkhidmatan, dan tiada siapa memegang kontingensi.
Orang Lemah: tiga sukarelawan mempunyai gabungan sepuluh jam seminggu. Cadangannya ialah membentuk semula kepada acara sehari dengan ketua projek dilantik, dan mengesahkan asas bajet sebelum majlis bermesyuarat.
Gunakan sendiri
Grid penilaian kebolehlaksanaan
Salin jadual ini. Isi setiap baris berdasarkan bukti, dan tulis cadangan di bawahnya.
| Ujian | Apa yang kita tahu | Apa yang kita andaikan | Apa yang menyebabkan gagal | Penilaian | Syarat, penanggungjawab, tarikh |
|---|---|---|---|---|---|
| Peserta | |||||
| Wang | |||||
| Orang | |||||
| Masa | |||||
| Tempat |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Idea itu ulangan atau variasi sederhana.
- Seseorang boleh mengumpul fakta daripada kewangan, rekod lalu dan pertanyaan venue.
- Pembuat keputusan sedikit dan akan bertemu tidak lama lagi.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Acara baharu, lebih besar atau dalam format yang belum pernah dikendalikan jawatankuasa.
- Orang yang akan melakukan kerja belum dikenal pasti.
- Pandangan bebas dapat membantu jawatankuasa membuat keputusan yang tidak selesa.
Mahu pandangan bebas tentang kebolehlaksanaan?
Penilaian perancangan memberi semakan terhad terhadap idea anda dari segi peserta, wang, orang, masa dan tempat, kemudian senarai tindakan keutamaan. Jika jawapannya teruskan, Event Blueprint boleh menukar syarat kepada pelan kerja dengan penanggungjawab dan tarikh. Hantarkan idea acara anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa lama penilaian kebolehlaksanaan patut mengambil masa?
Beberapa hari usaha separuh masa untuk acara profesional, kebanyakannya menunggu jawapan daripada kewangan, venue dan ahli.
Adakah ini sama dengan kes perniagaan?
Tidak. Kes perniagaan berhujah untuk pelaburan. Penilaian kebolehlaksanaan menguji sama ada acara boleh dilaksanakan dan apa yang mesti benar supaya ia berjaya.
Bolehkah jawapannya henti?
Boleh. Henti yang jelas, atau perubahan bentuk, menjimatkan lebih banyak daripada teruskan yang berat hati. Catat sebabnya dalam log keputusan.
Siapa yang patut menulisnya?
Orang yang akan mengendalikan acara, dengan input daripada kewangan dan sesiapa yang mempunyai pengetahuan tentang peserta. Semak bersama pengerusi.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.