Tetapkan perkara yang boleh diputuskan ketua acara anda
Ketua acara bersama pasukan menyertai anda, dan tidak lama kemudian ada yang bertanya siapa boleh meluluskan.
Jawapan ringkas
Persetujuan kuasa ialah rekod satu muka surat tentang tiga perkara: keputusan yang dibuat sendiri oleh ketua acara, keputusan yang dicadangkan dan disahkan orang yang dinamakan untuk meluluskan, serta keputusan yang tetap di tangan anda.
Ia mengelakkan dua masalah biasa, iaitu ketua yang menunggu kebenaran untuk segala-galanya dan ketua yang mengikat organisasi kepada perkara yang tiada siapa luluskan.
Tiga peringkat kuasa
Susun setiap keputusan berulang ke dalam salah satu daripada tiga peringkat. Tulis peringkat itu mengikut peranan yang dinamakan, bukan nama individu, supaya persetujuan kekal sah apabila staf bertukar.
| Peringkat | Keputusan biasa | Siapa mengesahkan |
|---|---|---|
| Ketua putuskan sendiri | Susunan tugas, agenda mesyuarat, mengejar pembekal, menyediakan dokumen, mengemas kini log keputusan. | Tiada, tetapi ketua melapor setiap minggu. |
| Ketua mencadang, orang yang meluluskan mengesahkan | Senarai pendek pembekal, perubahan program, penggantian penceramah, ayat pendaftaran. | Orang yang dinamakan untuk meluluskan membalas dalam tempoh hari bekerja yang dipersetujui. |
| Tetap di tangan organisasi | Menandatangani kontrak, meluluskan perubahan bajet, kenyataan akhbar, apa-apa yang menjejaskan hak atau data ahli. | Jawatankuasa, kewangan atau penandatangan yang diberi kuasa. |
Wang dan tandatangan
Kuasa atas wang ditetapkan oleh peraturan kewangan anda sendiri, bukan oleh ketua atau pihak luar. Tanya bahagian kewangan secara bertulis apa yang boleh dimohon, diluluskan atau ditandatangani oleh ketua sementara, dan catat jawapan itu dalam persetujuan.
Jika jawapannya hanya mencadangkan, nyatakan dengan jelas. Ketua masih boleh menyediakan jadual perbandingan dan permohonan pembelian untuk diluluskan penandatangan.
Bercakap bagi pihak organisasi
- Senaraikan pembekal, penceramah dan rakan yang boleh dihubungi terus oleh ketua, dan yang perlu dihubungi dahulu oleh pemegang jawatan.
- Nyatakan cara ketua memperkenalkan diri, contohnya sebagai ketua projek acara bagi pihak urus setia.
- Tentukan siapa mengendalikan aduan ahli serta permintaan media atau pihak berkuasa.
Apabila kuasa tidak jelas
- Ketua menyatakan keputusan, pilihan dan satu jawapan yang disyorkan dalam satu mesej.
- Orang yang dinamakan untuk meluluskan membalas sebelum masa dipersetujui, atau perkara itu dibawa ke semakan berjadual seterusnya.
- Keputusan direkodkan dalam log keputusan supaya soalan sama tidak dibuka semula.
- Jika perkara sama dibawa kepada orang yang meluluskan lebih dua kali, persetujuan itu sendiri disemak.
Soalan untuk HR, undang-undang atau kewangan
Sama ada ketua dianggap pekerja, kontraktor atau kakitangan pembekal ialah soalan pekerjaan dan kontrak. Tanya HR atau penasihat undang-undang anda, dan jangan membuat kesimpulan daripada persetujuan kuasa ini.
Sahkan jawapannya dengan penasihat anda. Soalan yang perlu diselesaikan ialah siapa melantik ketua, siapa menyelia setiap hari, polisi mana yang perlu dipatuhi, dan apakah terma insurans atau kerahsiaan yang terpakai.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum logistik dua hari
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Persatuan Fiktif Pengurus Logistik menganjurkan forum dua hari untuk kira-kira 400 perwakilan dan membawa masuk ketua acara bersama pasukan selama empat bulan. Majlis bersetuju ketua boleh menyusun semula tugas dan mengejar pembekal sendiri.
Memilih senarai pendek pembekal AV ialah cadangan yang disahkan bendahari kehormat. Menandatangani kontrak venue tetap di tangan presiden dan bendahari. Nota mingguan ketua menyenaraikan setiap perkara Peringkat 2 dan keputusannya.
Gunakan sendiri
Persetujuan kuasa satu muka surat
Salin ke dalam dokumen, lengkapkan setiap baris dengan peranan dan tarikh, dan minta penaja serta ketua membubuh inisial.
- Tujuan lantikan dan tarikh tamat:
- Penaja (peranan yang memegang tanggungjawab akhir):
- Orang yang dinamakan untuk meluluskan dan timbalan bagi keputusan Peringkat 2:
- Senarai Peringkat 1: keputusan yang dibuat sendiri oleh ketua:
- Senarai Peringkat 2: ketua mencadang, orang yang meluluskan mengesahkan, dan tempoh balasan dalam hari bekerja:
- Senarai Peringkat 3: keputusan yang tetap di tangan organisasi:
- Kedudukan wang dan tandatangan yang disahkan kewangan (tarikh dan nama):
- Pembekal dan individu yang boleh dihubungi terus oleh ketua:
- Laluan rujukan kepada pihak atasan dan tarikh semakan persetujuan ini:
- Soalan dirujuk kepada HR atau undang-undang, dengan penanggungjawab dan tarikh:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang pemegang jawatan ada masa menjawab perkara Peringkat 2 dalam tempoh dipersetujui.
- Peraturan kewangan anda sudah bertulis dan mudah dirujuk.
- Ketua ialah rakan sekerja yang mengenali organisasi.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jawatankuasa mahu meluluskan perkara yang sama.
- Tiada siapa pasti siapa boleh menandatangani atau mengikat dana.
- Ketua baharu memerlukan draf persetujuan dan laluan rujukan kepada pihak atasan sebelum bermula.
Perlukan garis kuasa disediakan sebelum ketua bermula?
Pengurus projek acara bersama pasukan bekerja dalam had yang anda tetapkan. Ketua projek boleh membantu menyusun peringkat, mengujinya dengan keputusan tahun lepas dan menyelenggara log, sementara jawatankuasa anda tetap memegang setiap kelulusan. Kongsi rantaian kelulusan semasa anda, walaupun tidak rasmi; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah persetujuan kuasa satu kontrak?
Tidak. Ia dokumen operasi yang berdampingan dengan terma lantikan yang terpakai. Sama ada terma itu pekerjaan, kontraktor atau pembekal, HR atau penasihat undang-undang anda yang memutuskan.
Bolehkah ketua menandatangani kontrak pembekal?
Hanya jika tadbir urus dan peraturan kewangan anda membenarkan dan penandatangan yang diberi kuasa bersetuju secara bertulis. Ramai organisasi mengekalkan tandatangan pada pemegang jawatan dan membiarkan ketua menyediakan dokumen.
Berapa kerap persetujuan disemak?
Pada akhir bulan pertama dan pada setiap peringkat penting, seperti program dikunci atau pendaftaran dibuka. Tukar peringkat apabila keputusan sama terus dibawa kepada orang yang meluluskan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.