Cara memperkenalkan ketua acara yang bekerja bersama pasukan
Seorang ketua acara sementara bermula Isnin, dan belum ada yang memutuskan apa yang boleh dilihat atau diputuskannya.
Jawapan ringkas
Perkenalkan ketua acara bersama pasukan berdasarkan lima perkara: skop dan senarai acara yang akan diliputi, kepada siapa mereka melapor dan siapa membuat keputusan, fail dan sistem yang boleh digunakan, waktu kerja dipersetujui dan cara menghubungi mereka, dan di mana kerja mereka akan direkodkan. Selesaikan ini sebelum hari pertama, kemudian gunakan dua minggu pertama untuk memperkenalkan orang, menyemak keputusan semasa dan menetapkan semakan berkala.
Kuasa, akses dan had tugas diterangkan lebih lanjut dalam persetujuan kuasa ketua acara, senarai semak akses dan batas tugas. Lakukan mengikut urutan itu.
Selesaikan lima perkara sebelum hari pertama
| Perkara | Apa yang diputuskan | Siapa memutuskan |
|---|---|---|
| Skop | Acara mana, aliran kerja mana dan apa yang dikecualikan. | Penanggungjawab acara |
| Pelaporan dan keputusan | Seorang yang dinamakan untuk dilapori. Keputusan mana disediakan ketua dan mana boleh diambilnya. | Penanggungjawab acara |
| Akses | Fail, sistem dan peti mel mana yang akan digunakan, dan siapa memberi setiap satu. | Penanggungjawab acara bersama orang yang mentadbir sistem |
| Waktu dan ketersediaan | Hari, masa dan jangkaan maklum balas yang dipersetujui, secara bertulis, dengan luar waktu dinyatakan berasingan. | Penanggungjawab acara dan ketua |
| Penyimpanan rekod | Di mana status, keputusan dan perkara terbuka ditulis supaya orang lain boleh mengambil alih. | Ketua, dipersetujui dengan penanggungjawab acara |
Pelan dua minggu
- Hari 1: sambutan, penerangan skop, pengenalan kepada orang yang dilapori dan penghubung dalaman utama. Sahkan akses telah diberi dan berfungsi.
- Hari 2 hingga 3: semak acara semasa bersama penanggungjawab, senaraikan keputusan yang sudah dibuat, keputusan tertunda dan janji kepada pembekal atau penceramah.
- Hari 4 hingga 5: perkenalkan ketua kepada pembekal melalui mesej ringkas daripada pasukan anda, menamakannya sebagai penghubung bagi skop yang dipersetujui.
- Minggu 2: nota status pertama dan log keputusan, semakan pertama dengan penanggungjawab acara dan semakan perkara yang tidak jelas.
- Akhir minggu 2: sahkan skop, waktu dan batas berfungsi. Laraskan secara bertulis.
Apa yang diserahkan pada hari pertama
- Ringkasan satu halaman bagi setiap acara: tujuan, hadirin, tarikh, status dan tiga perkara paling mendesak.
- Log keputusan dan sebarang komitmen pembekal atau penceramah yang terbuka.
- Senarai orang dan peranan mereka: ahli jawatankuasa, orang yang meluluskan, penghubung pembekal dan peranan mereka.
- Akses baca sahaja kepada paparan bajet, kecuali skop merangkumi penjejakan bajet dan kewangan telah meluluskan.
- Ke mana bertanya, dan berapa cepat jawapan dijangka daripada orang yang dilapori.
Kesilapan pengenalan biasa
- Memulakan ketua sebelum akses wujud, jadi minggu pertama dihabiskan menunggu log masuk.
- Membiarkan pembekal tidak sedar penghubung baharu akan datang, jadi mesej diabaikan.
- Menganggap ketua tersedia setiap jam. Setujui waktu dan nyatakan apa yang berlaku di luarnya.
- Tiada tempat merekodkan keputusan, jadi pengetahuan pergi bersama ketua pada akhirnya.
- Menganggap soalan pekerjaan atau kontrak sebagai sebahagian pengenalan. Soalan tentang status, terma atau kewajipan dirujuk kepada penasihat HR atau undang-undang anda.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Memperkenalkan ketua untuk musim tiga acara
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pegawai Kewangan Korporat melantik ketua acara sementara selama 12 minggu untuk meliputi forum tahunan dan dua taklimat serantau. Setiausaha kehormat ialah satu-satunya orang yang dilapori.
Sebelum hari pertama setiausaha menulis skop satu halaman, memberi akses kepada folder acara bersama, dan memberitahu hotel serta pembekal AV bahawa ketua akan menjadi penghubung bagi dua acara itu. Waktu ditetapkan sebagai tiga hari seminggu yang dipersetujui, dengan jawapan dijangka pada hari itu.
| Bila | Tindakan | Penanggungjawab | Bukti |
|---|---|---|---|
| Sebelum hari 1 | Nota skop dan senarai akses dipersetujui | Setiausaha kehormat | Nota diluluskan |
| Hari 1 | Penerangan dan pengenalan | Setiausaha kehormat | Senarai hadirin |
| Hari 2 hingga 3 | Log keputusan disemak | Ketua dan setiausaha | Log dengan perkara terbuka |
| Minggu 2 | Nota status pertama dan semakan | Ketua | Nota bertarikh |
Gunakan sendiri
Senarai semak pengenalan ketua bersama pasukan
Lengkapkan sebelum hari pertama jika boleh. Pembina pek serah tugas boleh menukar item yang diisi kepada manifes yang boleh diambil dan dikemas kini ketua.
- Acara dan aliran kerja dalam skop, dan apa yang dikecualikan:
- Orang yang dilapori dan siapa memutuskan bajet, program, penceramah dan pembekal:
- Akses diberi dan diuji: fail, peti mel, sistem, dan siapa mentadbir setiap satu:
- Hari dan waktu dipersetujui, jangkaan maklum balas dan cara perkara luar waktu dikendalikan:
- Pengenalan dibuat kepada jawatankuasa, penghubung dalaman dan pembekal:
- Ringkasan satu halaman dan log keputusan bagi setiap acara semasa:
- Komitmen terbuka kepada pembekal, penceramah dan ahli:
- Di mana nota status dan keputusan akan direkodkan:
- Tarikh semakan pertama dan semakan skop pada akhir minggu 2:
- Soalan untuk penasihat HR atau undang-undang tentang terma lantikan, diasingkan daripada pelan ini:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda sudah tahu tugas yang akan diliputi ketua dan siapa melapor kepada siapa.
- Akses boleh diberi dengan cepat oleh seseorang di pihak anda.
- Lantikan singkat dan acara didokumenkan dengan baik.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa acara sedang berjalan dan tiada siapa dapat meringkaskan statusnya dalam satu halaman.
- Kuasa dan akses tidak jelas dan minggu pertama ketua akan dihabiskan menunggu.
- Anda mahu tenaga sementara yang khusus dan ketua projek untuk menyediakan pengenalan bersama anda.
Mahu tenaga sementara yang khusus?
Pengurus projek acara bersama pasukan boleh menyertai pasukan anda mengikut waktu dan skop yang dipersetujui, menggunakan pelan pengenalan ini sebagai titik permulaan dan merekodkan keputusan semasa bekerja. Ketersediaan dipersetujui lebih awal dan tidak diandaikan, dan jawatankuasa anda tetap memegang keputusan program, bajet dan pembekal. Jika susunan bersama pasukan tidak sesuai, ketua projek persidangan boleh mengambil penyelarasan acara yang dipersetujui. Hantar senarai acara yang perlu diliputi dan waktu yang anda fikirkan; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa awal akses patut diatur?
Sebelum hari pertama, jika orang yang mentadbir sistem boleh bertindak. Tanya berapa lama masa yang mereka perlukan dan mulakan permintaan apabila tarikh mula dipersetujui.
Bolehkah ketua menghubungi pembekal pada hari pertama?
Hanya selepas pasukan anda memberitahu pembekal siapa ketua itu dan apa yang boleh dibincangkan. Sebelum itu, mesej daripada nama baharu mudah diabaikan.
Perlukah ketua mengakses senarai ahli atau peserta?
Hanya jika skop memerlukannya. Tanya penanggungjawab perlindungan data anda apa yang boleh dikongsi, dan beri akses paling sempit yang membolehkan kerja berjalan.
Siapa patut menjawab soalan tentang terma lantikan?
Penasihat HR atau undang-undang anda. Pelan ini meliputi susunan kerja; status pekerjaan dan terma kontrak dirujuk kepada mereka.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.