Kira tempat percuma dan pas penaja secara jujur
Pelan tiket menyebut 300 tempat, tetapi suku daripadanya telah dijanjikan kepada penceramah, penaja dan ahli jawatankuasa.
Jawapan ringkas
Setiap tempat percuma mengambil ruang dalam bilik dan biasanya mempunyai kos berubah, tetapi tidak menjana hasil tiket. Modelkan tempat berbayar dan tempat percuma sebagai baris berasingan supaya angka pulang modal tidak dibesarkan oleh tempat yang tiada siapa bayar.
Simpan daftar pas yang merekodkan siapa memegang setiap pas, siapa menjanjikannya dan apa yang dikaitkan dengannya, supaya bilangan diketahui sebelum pendaftaran dibuka.
Asingkan tempat berbayar, percuma dan berkaitan penaja
| Jenis tempat | Hasil tiket | Kos berubah per tempat | Di mana nilai ditunjukkan |
|---|---|---|---|
| Perwakilan berbayar | Penerimaan bersih per tempat | Ya | Baris hasil tiket |
| Penceramah, moderator, panelis | Tiada | Ya, jika menghadiri jamuan dan sesi | Kos program |
| Pas penaja yang termasuk dalam pakej | Tiada sebagai tiket; nilai berada dalam perjanjian penajaan | Ya | Baris penajaan, dengan kos pas ditunjukkan |
| Jawatankuasa, sukarelawan, organisasi tuan rumah | Tiada | Ya | Kos operasi atau dalam bentuk barangan |
| Tetamu jemputan percuma | Tiada | Ya | Kos pemasaran atau hubungan |
Mengapa model yang jujur penting
Jika 60 daripada 300 tempat adalah percuma, hanya 240 tempat boleh menjana penerimaan tiket. Model yang mendarab 300 dengan harga tiket melebih-lebihkan pendapatan dan mengurangkan anggaran katering dan bahan.
Model pulang modal tiket patut menggunakan tempat berbayar sahaja bagi penerimaan dan semua tempat bagi kos berubah.
Pas penaja memerlukan perhatian khas
- Semak bagaimana inventori hak penaja menyatakan bilangan pas, dan sama ada pas tambahan ditawarkan dengan diskaun. Pembina inventori penaja merekodkan kuantiti dan penanggungjawab kelulusan.
- Putuskan sama ada pas penaja boleh dipindahkan dan sama ada tetamu penaja dikira dalam kapasiti.
- Rekodkan kos penyampaian setiap pas yang termasuk, bukan hanya harga senarainya.
- Jangan kira nilai tiket yang tersirat bagi sesuatu pas sebagai hasil di mana-mana dalam model.
Cara membina daftar pas
- Senaraikan setiap kumpulan yang menjangka akses percuma: penceramah, penaja, rakan, jawatankuasa, sukarelawan, kakitangan tuan rumah dan tetamu jemputan.
- Bagi setiap kumpulan rekodkan bilangan dijanjikan, siapa menjanjikannya, dan sama ada ia bertulis.
- Tambah had bagi setiap kumpulan dan seorang yang dinamakan untuk meluluskan apa-apa di atasnya.
- Tolak tempat percuma daripada kapasiti untuk mendapatkan bilangan tempat berbayar yang boleh dijual.
- Masukkan tempat berbayar dan percuma secara berasingan dalam kalkulator hasil peringkat tiket dan semak selepas pendaftaran dibuka.
Soalan untuk pihak yang berkelayakan
- Kewangan: bagaimana pas percuma direkodkan untuk akaun, dan adakah apa-apa layanan cukai atau pelaporan berkenaan?
- Penasihat undang-undang atau tadbir urus: adakah apa-apa hadiah, jemputan kepada pegawai atau penjawat awam perlu didedahkan atau diluluskan di bawah dasar anda atau dasar penaja?
- Venue: adakah peserta percuma dikira dalam kapasiti bilik dan angka keselamatan kebakaran yang dinyatakan? Minta pengesahan bertulis venue.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah persatuan perdagangan rekaan mengaudit tempat yang dijanjikan
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja.
Forum Fiktif Teknologi Runcit mempunyai kapasiti 300 tempat. Penceramah dan moderator mengambil 24 tempat, sepuluh penaja memegang tiga pas setiap satu (30 tempat), jawatankuasa dan sukarelawan mengambil 18, dan organisasi tuan rumah meminta 8 untuk tetamu.
Itu 80 tempat percuma, meninggalkan 220 untuk jualan berbayar, bukan 300. Dengan penerimaan bersih RM 400 dan kos berubah RM 85, penerimaan berbayar mencecah RM 88,000 sahaja manakala kos berubah dikenakan pada 300 tempat, kira-kira RM 25,500. Pasukan menghadkan pas penaja kepada tiga bagi setiap pakej, meminta tuan rumah mengesahkan 8 secara bertulis, dan menetapkan peraturan kelulusan bagi sebarang tempat percuma tambahan.
Gunakan sendiri
Daftar pas percuma
Salin ke spreadsheet. Simpan satu baris bagi setiap kumpulan dan kemas kini jumlah setiap minggu selepas pendaftaran dibuka.
| Kumpulan | Tempat dijanjikan | Dijanjikan oleh | Bertulis? (Y/T) | Had dan orang yang meluluskan | Kos berubah per tempat | Perjanjian atau rujukan berkaitan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Penceramah dan moderator | ||||||
| Penaja (mengikut pakej) | ||||||
| Jawatankuasa dan sukarelawan | ||||||
| Organisasi tuan rumah | ||||||
| Tetamu jemputan | ||||||
| Jumlah percuma / tempat berbayar yang tinggal untuk dijual |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Senarai kumpulan percuma pendek dan setiap janji bertulis.
- Seorang pegawai mengawal kelulusan pas.
- Bahagian kewangan telah bersetuju cara kos pas ditunjukkan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pas dijanjikan oleh orang berbeza dalam tempoh berbulan dan tiada siapa memegang senarai penuh.
- Perjanjian penajaan dan tetapan pendaftaran tidak menggunakan bilangan pas yang sama.
- Lembaga memerlukan pandangan jelas tentang tempat berbayar berbanding kapasiti sebelum meluluskan bajet.
Perlukan janji pas dihimpun dalam satu daftar?
Event Blueprint boleh menghimpun setiap janji pas percuma dan pas penaja dalam satu daftar, dengan had dan orang yang meluluskan bagi setiap kumpulan, serta memasukkan bilangan tempat berbayar ke dalam bajet. Ketua projek kemudian boleh menyelaras daftar itu bersama pembekal pendaftaran dan venue anda. Organisasi anda sendiri berunding dan memutuskan perjanjian penajaan serta hasil. Hantar senarai janji pas anda dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah penceramah dikira sebagai sebahagian kapasiti?
Ya, jika mereka menghadiri jamuan atau duduk dalam sesi. Masukkan mereka dalam kapasiti dan kos berubah, walaupun mereka tidak menjana penerimaan tiket.
Adakah pas penaja dikira sebagai hasil tiket?
Tidak. Sebarang nilai berada dalam perjanjian penajaan, bukan dalam penerimaan tiket. Tunjukkan kos pas pada perjanjian itu.
Berapa banyak tempat percuma dikira terlalu banyak?
Tiada angka sejagat. Bandingkan tempat percuma dengan kapasiti dan angka pulang modal, dan jadikan had itu keputusan yang disengajakan, bukan hasil kebetulan.
Bagaimana dengan permintaan pas percuma saat akhir?
Tetapkan peraturan kelulusan sebelum pelancaran, dengan orang yang dinamakan untuk meluluskan dan had, supaya setiap permintaan menjadi keputusan yang direkodkan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.