Apabila laporan selepas acara gagal menyelaraskan angka tiket, penaja dan pembekal
Laporan selepas acara perlu dihantar, dan angka tiket, penaja dan pembekal tidak selari antara satu sama lain.
Jawapan ringkas
Jangan ubah sebarang angka supaya ia sesuai. Senaraikan setiap sumber, tarikhnya dan siapa menghasilkannya, kemudian cari titik pertama di mana dua sumber berbeza.
Layanan perakaunan, cukai dan soalan audit ialah urusan pasukan kewangan atau akauntan anda. Tugas anda ialah menunjukkan perbezaan dan menandakan setiap satu sebagai dijelaskan atau tidak dijelaskan. Laporkan yang tidak dijelaskan sebagai perkara terbuka dengan penanggungjawab dan tarikh.
Apa yang diketahui dan belum diketahui
Mulakan dengan asal-usul setiap angka. Perbezaan sering datang daripada tarikh, layanan cukai atau apa yang termasuk dalam angka, tetapi semak sebelum mengandaikan.
| Diketahui | Belum diketahui | Siapa boleh menjawab |
|---|---|---|
| Kiraan tiket daripada pendaftaran, pembayaran dan daftar masuk, dengan tarikh | Mengapa kiraan berdaftar, berbayar dan hadir berbeza | Ketua pendaftaran; rekod pembayaran |
| Jumlah penaja yang diinvois, diterima dan masih tertunggak | Sama ada sebarang jumlah diterima dalam tempoh berbeza atau dengan rujukan berbeza | Bendahari; wakil kewangan |
| Sebut harga pembekal, invois akhir dan sebarang variasi | Variasi mana yang diluluskan, oleh siapa dan secara bertulis | Pengurus program; penandatangan sebut harga |
| Angka draf laporan dan siapa menyediakan setiap baris | Baris mana ditaip tangan dan mana dieksport | Penulis laporan |
| Tempoh laporan dan sama ada cukai termasuk atau tidak dalam setiap sumber | Sama ada setiap sumber menggunakan layanan yang sama | Wakil kewangan atau akauntan |
Siapa yang berhak memutuskan
Bendahari atau ketua kewangan memutuskan angka mana yang rasmi dan cara ia dibentangkan. Pengerusi jawatankuasa atau penanggungjawab persidangan meluluskan laporan. Ketua urus setia memutuskan siapa yang diminta bagi rekod yang hilang.
Layanan perakaunan, cukai dan soalan audit diputuskan oleh pasukan kewangan atau akauntan anda. Ketua projek boleh menyusun sumber dan perbezaan, tetapi tidak boleh memutuskan angka mana yang betul.
- Angka mana yang rasmi: bendahari atau ketua kewangan.
- Layanan perakaunan dan cukai: pasukan kewangan atau akauntan.
- Kelulusan laporan: pengerusi jawatankuasa atau penanggungjawab persidangan.
- Mengejar rekod yang hilang: ketua urus setia.
Pilihan yang realistik
Melapor dengan perkara terbuka ialah pilihan sebenar. Setiap pilihan di bawah ada kos dari segi masa atau butiran.
| Pilihan | Apa yang terlibat | Akibat yang perlu ditimbang |
|---|---|---|
| Lapor dengan perkara terbuka | Terbitkan angka yang selaras, dan senaraikan perbezaan yang tidak dijelaskan dengan penanggungjawab dan tarikh. | Ringkas dan cepat. Pembaca nampak ada perkara tertangguh. |
| Tangguhkan laporan | Tahan laporan sehingga perbezaan dijelaskan. | Lebih tepat, tetapi lewat. Tetapkan tarikh. |
| Lapor julat | Tunjukkan angka rendah dan tinggi di mana sumber berbeza, dengan sebab. | Jelas tentang ketidakpastian. Tidak sesuai untuk akaun rasmi. |
| Lapor mengikut sumber | Tunjukkan setiap sumber secara berasingan, bersebelahan, tanpa satu angka tajuk. | Telus, kurang nilai ringkasan. |
| Minta semakan bebas | Kewangan atau akauntan menyemak sumber. | Menambah kos dan masa. Memberi lebih keyakinan. |
Siapa berkata apa kepada siapa
Beritahu pembaca apa yang disahkan, apa yang terbuka dan bila ia akan diselesaikan. Elakkan menyatakan satu angka yang tidak boleh anda jejak kepada rekod.
Templat ringkas bagi nota laporan tentang perkara terbuka:
- Angka bagi [item] telah diselaraskan antara [sumber].
- Item berikut masih terbuka: [item, perbezaan, penanggungjawab, tarikh dijangka].
- Angka ini sementara dan akan dikemas kini pada [tarikh]. Soalan boleh dihantar kepada [nama].
Tindakan susulan dan mencegah pengulangan
- Rekodkan setiap perbezaan, penanggungjawab dan keputusan dalam log keputusan.
- Bandingkan sebut harga pembekal, variasi dan invois akhir dalam penormal sebut harga pembekal, supaya item yang hilang kelihatan.
- Gunakan pembina laporan status mingguan untuk melaporkan perkara penyelarasan terbuka sehingga setiap satu ditutup.
- Serahkan data yang diselaraskan dan perkara terbuka kepada pasukan seterusnya melalui pek serah tugas.
- Sepakati sebelum acara seterusnya sistem mana menjadi sumber bagi tiket, penaja dan kos pembekal, dan siapa mengemas kininya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum rekaan dengan tiga angka yang tidak sepadan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan rekaan melaporkan 410 pendaftaran, 398 tiket berbayar dan 372 hadir semasa daftar masuk. Penaja diinvois RM90,000 tetapi RM75,000 diterima, dan invois akhir pembekal AV ialah RM6,200 melebihi sebut harganya.
Ketua urus setia menyenaraikan sumber dan mendapati 12 pendaftaran percuma dan 26 tiket berbayar tidak hadir. Jurang penaja ialah satu invois dibayar selepas tempoh laporan. Variasi AV dipersetujui secara lisan tetapi tidak direkodkan. Laporan dikeluarkan dengan ketiga-tiga item ditandakan dijelaskan atau terbuka, dan bendahari mengesahkan layanan cukai.
Gunakan sendiri
Helaian penyelarasan
Satu baris bagi setiap angka yang muncul dalam lebih daripada satu sumber. Perbezaan dijelaskan hanya apabila rekod menunjukkan sebabnya.
| Angka | Sumber A dan jumlah | Sumber B dan jumlah | Perbezaan | Dijelaskan oleh rekod? Yang mana | Penanggungjawab dan tarikh |
|---|---|---|---|---|---|
| Berdaftar berbanding berbayar | |||||
| Berbayar berbanding hadir | |||||
| Penaja diinvois berbanding diterima | |||||
| Sebut harga pembekal berbanding invois akhir |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Sedikit angka berbeza dan setiap perbezaan ada rekod yang jelas.
- Seorang individu memegang semua sumber.
- Laporan boleh membawa perkara terbuka.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Banyak angka berbeza dan sumber disimpan di tempat berlainan.
- Beberapa pembekal, penaja atau penganjur bersama memegang sebahagian data.
- Laporan akan dihantar kepada lembaga, penaja atau juruaudit.
Perlukan sumber dan perkara terbuka disusun?
Jika angka laporan anda belum selari, hantarkan taklimat acara anda melalui WhatsApp. Kami akan membalas dengan menjelaskan sama ada ketua projek atau diagnostik perancangan lebih sesuai. Ketua projek mengumpul rekod pendaftaran, penaja dan pembekal, membina helaian penyelarasan bersama wakil kewangan anda dan menyediakan laporan dengan perkara terbuka ditandakan. Diagnostik menyemak rekod yang perlu disimpan untuk acara seterusnya. Keputusan perakaunan dan cukai ditentukan oleh pasukan kewangan anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami membulatkan angka supaya selari?
Tidak. Tunjukkan angka sebenar dan tanda perbezaan dengan jelas. Membulatkan untuk menyembunyikan perbezaan menjadikan laporan kurang boleh dipercayai.
Angka mana patut menjadi tajuk bagi kehadiran?
Pilih yang boleh anda jejak kepada rekod, seperti daftar masuk, dan nyatakan cara ia dikira. Laporkan angka berdaftar dan berbayar secara berasingan.
Siapa meluluskan angka akhir?
Bendahari atau ketua kewangan, dengan pengerusi jawatankuasa atau penanggungjawab persidangan meluluskan laporan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.