Apabila pelanggan meminta kajian kes menggunakan bahan sulit majikan
Pelanggan anda mahu contoh bertulis untuk ceramah persidangan menggunakan kertas bajet dan data peserta majikannya.
Jawapan ringkas
Berhenti sebelum apa-apa disalin. Asingkan apa yang awam, apa yang milik majikan dan apa yang milik anda atau pembekal, dan tanya siapa di majikan yang berkuasa meluluskan penggunaannya.
Sama ada sebarang bahan boleh digunakan, dan dalam bentuk apa, ialah soalan untuk pihak komunikasi, undang-undang atau privasi majikan. Tugas anda ialah membantu pelanggan mengemukakan soalan yang betul secara bertulis dan menawarkan versi yang tidak memerlukan bahan sulit.
Apa yang diketahui dan belum diketahui
Senaraikan bahan sebelum sebarang keputusan. Apa-apa yang ditandakan sulit kekal di luar sehingga orang yang betul menyatakan ya secara bertulis.
| Diketahui | Belum diketahui | Siapa boleh menjawab |
|---|---|---|
| Dokumen yang pelanggan mahu gunakan, seperti kertas bajet, slaid dan senarai peserta | Yang mana membawa tanda kerahsiaan atau diliputi perjanjian | Pelanggan, bersama penanggungjawab dokumen majikan |
| Sama ada bahan mengandungi data peribadi peserta atau kakitangan | Sama ada ia boleh digunakan semula untuk tujuan ini | Pegawai perlindungan data atau undang-undang majikan |
| Apa yang dinyatakan oleh peranan dan terma pekerjaan pelanggan tentang penggunaan luar | Sama ada pelanggan boleh membentang bagi pihak majikan | Pegawai komunikasi atau undang-undang majikan |
| Apa yang disumbangkan oleh pembekal atau ketua projek, dan di bawah terma apa | Sama ada sebahagiannya sulit kepada pembekal | Penandatangan perjanjian pembekal |
| Apa yang sudah awam, seperti liputan akhbar dan laman web acara | Sama ada sumber itu mencukupi untuk ceramah | Pelanggan; ketua komunikasi penganjur |
Siapa yang berhak memutuskan
Majikan memutuskan bahan mana yang boleh dikongsi, dan dalam bentuk apa. Pelanggan tidak boleh memutuskannya bersendirian, walaupun acara itu milik pelanggan. Ketua projek tidak mempunyai kuasa atas bahan majikan.
Sama ada penggunaan dibenarkan, dan apa maksud terma kerahsiaan atau perlindungan data, ialah soalan untuk pihak undang-undang, komunikasi dan privasi majikan. Ketua projek boleh membantu menyediakan permintaan dan versi yang mengelakkan masalah.
- Penggunaan dokumen atau angka majikan: pihak komunikasi dan undang-undang majikan.
- Penggunaan data peribadi peserta atau kakitangan: pegawai perlindungan data majikan.
- Penggunaan bahan pembekal: pembekal, di bawah perjanjiannya.
- Teks akhir kajian kes: pelanggan, selepas majikan meluluskan.
Pilihan yang realistik
Pilihan bermula daripada yang paling berhati-hati hingga paling terbuka. Ceramah yang dibina daripada maklumat awam sahaja ialah pilihan sebenar.
| Pilihan | Apa yang terlibat | Akibat yang perlu ditimbang |
|---|---|---|
| Guna maklumat awam sahaja | Bina ceramah daripada laman web acara, program dan laporan awam. | Kurang butiran. Tidak perlu kelulusan majikan bagi sumber itu. |
| Minta kelulusan bertulis bagi item yang dinamakan | Senaraikan setiap item dan minta majikan meluluskan atau menolak. | Mengambil masa. Kelulusan mungkin separa. |
| Nyahnamakan atau samarkan | Buang nama, jumlah dan tarikh, jika majikan bersetuju ia mencukupi. | Majikan, bukan pelanggan, memutuskan sama ada ia mencukupi. |
| Tulis gabungan rekaan yang ditandakan jelas | Huraikan situasi biasa dengan angka rekaan, ditandakan sebagai rekaan. | Selamat untuk kerahsiaan, kurang khusus. |
| Jangan tulis | Ceramah merangkumi topik lain. | Kehilangan contoh. Tiada apa didedahkan. |
Siapa berkata apa kepada siapa
Kemukakan permintaan kepada majikan secara bertulis, dan namakan setiap dokumen. Ketua projek tidak patut memajukan bahan itu kepada sesiapa.
Templat ringkas daripada pelanggan kepada wakil majikan:
- Saya diminta membentang tentang [acara] di [persidangan] pada [tarikh]. Saya ingin menggunakan item berikut: [senarai].
- Bolehkah anda mengesahkan, secara bertulis, item mana yang boleh saya gunakan, dalam bentuk apa, dan sama ada sesiapa perlu menyemak teks akhir.
- Saya hanya akan menggunakan maklumat awam melainkan saya mendapat kelulusan bertulis anda.
Tindakan susulan dan mencegah pengulangan
- Simpan senarai apa yang diluluskan, oleh siapa dan pada tarikh apa dalam log keputusan.
- Serahkan dokumen projek kepada pelanggan melalui pek serah tugas yang terkawal supaya jelas siapa bertanggungjawab atas setiap satu.
- Rekodkan manfaat dan hasil yang boleh dibuktikan secara terbuka dalam penjejak bukti manfaat acara.
- Tambah dalam terma pelantikan siapa yang boleh menerangkan projek dan bahan apa yang boleh dikongsi selepas itu.
- Sepakati lebih awal apa yang pembekal boleh katakan tentang kerja itu, dan hadkan kenyataan itu kepada yang diluluskan oleh pelanggan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Pelanggan rekaan dan slaid bajet dalaman
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Pengarah kawasan rekaan sebuah kumpulan pembuatan mahu membentangkan contoh forum dalaman 300 peserta di persidangan industri. Bahan termasuk slaid bajet dengan harga pembekal dan senarai peserta bertanda dalaman.
Ketua projek meminta pelanggan membawa permintaan kepada pihak komunikasi dan undang-undang kumpulan, dan menawarkan bantuan merangka. Sementara menunggu, pelanggan menyediakan versi daripada program awam, dengan angka diganti julat hanya jika kumpulan meluluskan. Jika kelulusan ditolak, pelanggan menggunakan gabungan rekaan yang ditandakan.
Gunakan sendiri
Pek soalan untuk pihak komunikasi dan undang-undang majikan
Pelanggan menghantar ini bersama senarai dokumen yang dilampirkan. Ketua projek tidak memajukan sebarang bahan.
- Dokumen mana dalam senarai, jika ada, boleh digunakan, dan dalam bentuk apa?
- Bolehkah majikan dinamakan, atau contoh mesti dinyahnamakan?
- Bolehkah sebarang angka digunakan, dan jika ya, sebagai angka tepat, julat atau tidak langsung?
- Adakah sebarang item mengandungi data peribadi peserta atau kakitangan, dan bolehkah ia digunakan semula di sini?
- Adakah pelanggan memerlukan kelulusan untuk bercakap bagi pihak majikan?
- Siapa menyemak teks atau slaid akhir, dan menjelang bila?
- Bagaimana kajian kes patut merujuk pembekal atau ketua projek?
- Apa yang patut direkodkan untuk menunjukkan kelulusan diberi?
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Ceramah boleh dibina daripada maklumat awam sahaja.
- Laluan kelulusan majikan jelas dan pantas.
- Bahan tidak mengandungi data peribadi.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pelanggan memerlukan butiran yang hanya ada dalam dokumen majikan.
- Beberapa pihak mempunyai hak terhadap bahagian bahan, termasuk pembekal dan penaja.
- Pelanggan tidak pasti siapa yang boleh meluluskan.
Mahu bahan disusun sebelum apa-apa dikongsi?
Jika pelanggan masih mahu meneruskan, hantarkan taklimat acara anda melalui WhatsApp. Kami akan membalas dengan menjelaskan sama ada ketua projek atau diagnostik perancangan lebih sesuai. Ketua projek menyusun dokumen kepada awam, milik majikan dan milik pembekal, membantu pelanggan merangka permintaan bertulis dan pek soalan untuk majikan, dan menyediakan versi daripada bahan awam atau yang diluluskan. Diagnostik menyemak apa yang dinyatakan oleh terma pelantikan tentang penggunaan semula bahan projek.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami buang nama syarikat dan gunakan selebihnya?
Bukan atas pertimbangan sendiri. Majikan memutuskan sama ada tanpa nama mencukupi. Tanya secara bertulis sebelum menggunakan sebarang angka atau senarai dalaman.
Bagaimana jika pelanggan berkata acara itu milik mereka juga?
Menganjurkan acara tidak memberi pelanggan hak terhadap dokumen atau data peserta. Kemukakan soalan kepada wakil majikan.
Bolehkah ketua projek menerbitkan kajian kesnya sendiri?
Hanya dengan kelulusan bertulis pelanggan dan semakan yang sama. Sebelum pembekal menerbitkan bahan tentang pelanggan, semak perjanjian dan tanya pelanggan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.