Sokongan perancangan untuk pengerusi persidangan kali pertama
Anda diminta mempengerusikan persidangan, anda belum pernah menjalankannya, dan jawatankuasa menantikan arahan daripada anda.
Jawapan ringkas
Pengerusi kali pertama tidak perlu tahu cara menjalankan persidangan. Mereka perlu tahu keputusan mana dibuat oleh mereka, siapa memegang pelan, dan bila jawatankuasa mesti memutuskan. Pengerusi memutuskan tujuan, hala tuju aturcara, penceramah utama dan kelulusan akhir; orang lain patut memegang jadual, pembekal dan dokumen.
Mulakan dengan menyepakati peranan pengerusi secara bertulis dan mengenal pasti siapa ketua projek, sama ada kakitangan atau sokongan luar.
Apa yang diputuskan pengerusi, dan apa yang tidak perlu dipikul
| Urusan pengerusi | Pengerusi patut mewakilkan |
|---|---|
| Mengapa persidangan wujud dan apa yang dikira berjaya | Mengejar pembekal dan penjadualan |
| Hala tuju aturcara dan pilihan penceramah utama | Lembaran aturcara, papan tanda dan butiran logistik |
| Keselarasan jawatankuasa dan menyelesaikan perselisihan | Pendaftaran dan pertanyaan perwakilan |
| Meluluskan bajet dan perubahan besar | Kawalan dokumen dan minit |
| Mesej awam dan kepada ahli yang membawa nama persatuan | Hubungan harian dengan venue dan pembekal |
Keputusan yang akan jatuh kepada pengerusi
- Mengesahkan tujuan dan peserta yang dipersetujui jawatankuasa.
- Memilih antara kehendak yang bercanggah tentang format, tarikh atau venue.
- Meluluskan penceramah apabila ahli jawatankuasa tidak sependapat.
- Memutuskan sama ada meneruskan, mengubah skop atau mengalihkan tarikh jika risiko timbul.
- Bercakap bagi pihak persidangan kepada ahli, rakan dan media jika perlu.
90 hari pertama
- Minggu 1: tulis taklimat satu halaman bersama jawatankuasa. Sahkan tujuan, peserta, julat tarikh dan status bajet.
- Minggu 2: sepakati siapa ketua projek dan apa yang diputuskannya. Letakkan peranan dalam matriks tanggungjawab.
- Minggu 3 hingga 4: tetapkan tarikh keputusan bagi format, tarikh, senarai pendek venue dan tema aturcara dalam log keputusan.
- Minggu 5 hingga 8: semak pilihan yang dibentangkan ketua, putuskan, dan maklumkan kepada jawatankuasa.
- Minggu 9 hingga 12: sepakati format laporan status dan jadual mesyuarat jawatankuasa dari sini hingga acara.
Bekerja dengan jawatankuasa
Pengerusi kali pertama sering memikul politik jawatankuasa di samping persidangan. Sepakati awal-awal bagaimana perselisihan diselesaikan: undian, keputusan pengerusi, atau dirujuk kepada lembaga.
Minta setiap ahli menyumbang sesuatu yang khusus dengan tarikh. Semangat yang kabur tidak dapat memikul persidangan.
Di mana pengerusi kali pertama terbeban
- Menjadi pengurus projek kerana tiada orang lain dinamakan.
- Bersetuju dengan idea yang dibangkitkan secara tidak rasmi dan tiada dalam pelan.
- Membuat komitmen kepada pembekal atau penceramah tanpa merekodkannya.
- Tidak meminta bantuan sehingga minggu akhir.
- Menganggap setiap keputusan mendesak, sehingga menyembunyikan yang benar-benar mendesak.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Pengerusi baharu membuat persediaan dalam bulan pertama
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Pengerusi baharu sebuah persatuan veterinar rekaan belum pernah menjalankan persidangan. Pada minggu pertama, beliau menulis taklimat satu halaman bersama jawatankuasa dan menamakan ketua urus setia sebagai ketua projek. Beliau bersetuju bahawa hala tuju aturcara dan penceramah utama diputuskannya, perubahan bajet diputuskan bendahari, dan logistik diurus ketua projek.
Menjelang minggu keempat, log keputusan menunjukkan format dan julat tarikh dipersetujui, senarai pendek venue perlu siap dalam dua minggu, dan tema aturcara pada agenda jawatankuasa seterusnya. Pengerusi menggunakan masa mesyuarat untuk keputusan, bukan mengejar pembekal.
Gunakan sendiri
Taklimat pengerusi untuk pengerusi persidangan kali pertama
Lengkapkan dalam dua minggu pertama dan kongsi dengan jawatankuasa dan ketua projek.
- Mengapa persidangan ini wujud dan apa yang patut berubah selepas itu:
- Peserta dan saiz anggaran:
- Julat tarikh dan status bajet:
- Apa yang diputuskan pengerusi:
- Apa yang diundi jawatankuasa:
- Apa yang diputuskan ketua projek, dengan had:
- Siapa meluluskan perubahan bajet antara mesyuarat:
- Bagaimana perselisihan diselesaikan:
- Lima tarikh keputusan pertama:
- Format laporan status dan jadual mesyuarat hingga acara:
- Sokongan diperlukan: kakitangan, sukarelawan, bantuan luar:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Urus setia boleh menyediakan ketua projek yang ada masa dan kuasa.
- Jawatankuasa bersetuju tentang tujuan dan format.
- Pengerusi mempunyai pengalaman jawatankuasa sebelum ini dan pasukan yang menyokong.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pengerusi juga mempunyai pekerjaan harian yang mencabar dan tidak dapat memegang pelan.
- Jawatankuasa berbelah bahagi tentang format, tarikh atau bajet.
- Tiada kakitangan pernah menjalankan persidangan jenis ini.
Mahu ketua projek menyokong persidangan pertama anda?
Ketua projek persidangan boleh memegang pelan, menyediakan pilihan bagi setiap keputusan, menjalankan log keputusan dan melapor kepada anda dalam format ringkas yang tetap, supaya anda menggunakan masa untuk hala tuju, penceramah dan memastikan jawatankuasa sehaluan. Anda mengekalkan setiap keputusan yang dikhaskan untuk pengerusi dan jawatankuasa. Hantar taklimat awal anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa banyak masa perlu diberikan pengerusi?
Ia berbeza mengikut acara dan sejauh mana ketua projek memegang kerja. Anggar daripada keputusan dan mesyuarat dalam pelan, dan semak selepas bulan pertama.
Perlukah pengerusi juga menjadi pengurus projek?
Lebih baik memisahkan peranan. Pengerusi memutuskan dan menyelaraskan jawatankuasa. Ketua projek memegang pelan dan penyelarasan.
Bagaimana jika jawatankuasa tidak bersetuju dengan pengerusi?
Sepakati proses pada awalnya: undian, keputusan pengerusi atau dirujuk kepada lembaga. Rekodkan hasil dalam log keputusan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.