Cara memohon kelulusan pengurusan untuk sokongan acara luar
Anda tahu pasukan tidak dapat memikul persidangan ini seorang diri, tetapi pengurusan hanya melihat yuran dan bertanya sebabnya.
Jawapan ringkas
Memohonlah dalam bahasa yang digunakan pengurusan: masalah dari segi risiko dan beban kerja, pilihan yang dibandingkan, apa yang dimohon untuk diluluskan, dan bagaimana anda akan tahu ia berhasil. Jangan bermula dengan yuran atau betapa tertekannya pasukan.
Permohonan ringkas yang menunjukkan beberapa pilihan, termasuk tidak berbuat apa-apa, lebih mudah diluluskan daripada rayuan panjang untuk satu pilihan.
Apa yang sebenarnya diputuskan pengurusan
Pihak yang meluluskan memilih antara membelanjakan wang, membelanjakan masa kakitangan atau menerima risiko. Jika permohonan hanya bercakap tentang beban kerja, pengurusan mungkin mendengarnya sebagai aduan kakitangan, bukan keputusan perniagaan.
Susun permohonan berdasarkan apa yang perlu dicapai acara untuk organisasi, apa yang kini mengancamnya, dan kos setiap pilihan dari segi wang dan masa dalaman.
Struktur permohonan satu halaman
- Tujuan: acara itu untuk apa dan mengapa ia penting tahun ini, dalam dua ayat.
- Keadaan: tarikh, peringkat semasa, siapa yang mengusahakannya dan apa yang tiada penanggungjawab.
- Kekurangan: tugas tanpa orang yang cukup, dengan anggaran jam seminggu pada bulan-bulan yang berbaki.
- Pilihan: tidak berbuat apa-apa, tambah masa dalaman, atau lantik sokongan luar, masing-masing dengan kos, manfaat dan risiko.
- Cadangan dan permohonan: pilihan yang anda cadangkan, jumlah atau julat untuk kelulusan, dan tarikh keputusan.
- Kawalan: apa yang tetap di tangan penganjur, bagaimana kemajuan dilaporkan dan bagaimana skop dihadkan.
Bandingkan pilihan dengan syarat yang sama
| Pilihan | Kos wang | Masa dalaman | Risiko utama |
|---|---|---|---|
| Tidak berbuat apa-apa | Tiada buat masa ini | Berat, tidak dirancang, pada minggu akhir | Keputusan lewat, kerja semula, kesilapan yang dilihat ahli |
| Tambah masa dalaman | Kemungkinan perlu pengganti atau kerja lebih masa | Diambil daripada perkhidmatan ahli atau projek lain | Kerja lain tertangguh; tiada pengganti ketika bercuti |
| Lantik sokongan luar untuk kerja tertentu | Yuran mengikut skop, untuk disebut harga | Berkurangan kepada meluluskan dan menjawab | Skop berubah jika taklimat kabur |
| Acara lebih kecil atau tarikh lebih lewat | Perbelanjaan lebih rendah | Lebih rendah | Jangkaan ahli dan persetujuan jawatankuasa |
Soalan yang mungkin ditanya pengurusan
- Mengapa pasukan tidak boleh menanggungnya? Tunjukkan senarai tugas dan anggaran jam seminggu.
- Apa sebenarnya yang kita dapat untuk yuran itu? Tunjukkan skop, hasil dan siapa memutuskan apa.
- Bagaimana kita tahu ia berjaya? Tawarkan laporan status yang mudah dan tarikh semakan.
- Bagaimana jika skop bertambah? Terangkan laluan kelulusan perubahan.
- Adakah cara lebih murah? Tunjukkan jadual pilihan dan kos setiap satu.
Nada dan masa
Buat permohonan cukup awal supaya kelulusan itu sendiri tidak menjadi halangan. Permohonan dalam enam minggu terakhir cenderung menjadi permohonan kecemasan, yang lebih sukar dinilai dan diluluskan.
Bawa matriks tanggungjawab sebagai bukti. Ia menunjukkan kekurangan dalam bentuk yang sukar dipertikaikan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Ketua komunikasi memohon kepada CEO
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Ketua komunikasi sebuah persatuan pemaju hartanah rekaan menyediakan permohonan satu halaman kepada CEO. Matriks menunjukkan penyelarasan pembekal, logistik penceramah dan susulan pendaftaran tiada penanggungjawab, dianggarkan lebih kurang lapan jam seminggu pada tiga bulan terakhir. Tiga pilihan dibandingkan, dan permohonan mengesyorkan sokongan luar untuk tiga kerja itu sahaja.
CEO meminta julat sebut harga dan contoh laporan status, meluluskan prinsip tertakluk kepada persetujuan pengarah kewangan terhadap angka itu, dan menetapkan tarikh. Aturcara, bajet dan pilihan penceramah tetap di tangan jawatankuasa.
Gunakan sendiri
Permohonan satu halaman kepada pengurusan
Salin ke memo. Hadkan kepada satu halaman dan lampirkan matriks tanggungjawab.
- Acara, tarikh, dan apa yang perlu dicapainya untuk organisasi:
- Peringkat semasa dan siapa yang mengusahakannya:
- Tugas tanpa orang yang cukup, dan anggaran jam seminggu mengikut bulan:
- Pilihan A: tidak berbuat apa-apa (akibat):
- Pilihan B: tambah masa dalaman (siapa, daripada apa, kos, risiko):
- Pilihan C: lantik sokongan luar (skop, kos untuk disebut harga, risiko):
- Cadangan dan kelulusan yang dipohon (jumlah atau julat, tarikh keputusan):
- Apa yang tetap di tangan penganjur, dan siapa meluluskan perubahan:
- Bagaimana kemajuan dilaporkan, dan tarikh semakan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kekurangan cukup kecil untuk ditutup dengan masa khusus bagi seorang.
- Pengurusan telah meluluskan sokongan serupa sebelum ini.
- Anda boleh mengukur kekurangan daripada senarai tugas yang jelas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pengurusan menganggap sokongan luar sebagai kemewahan dan memerlukan kes berstruktur.
- Beberapa pasukan terlibat dan tiada sesiapa dapat menerangkan keseluruhan kekurangan.
- Permohonan memerlukan pandangan bebas tentang skop dan kos, yang boleh diberikan oleh semakan perancangan.
Perlukan kes dan skop disediakan?
Ketua projek persidangan atau Event Blueprint boleh membantu menukarkan kekurangan itu kepada skop yang jelas: apa yang akan dipikul sokongan luar, apa yang tetap di tangan jawatankuasa anda, dan hasil yang akan anda semak. Itu memberi pengurusan sesuatu yang khusus untuk diluluskan dan disebut harga. Hantar senarai tugas anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah saya menamakan pembekal dalam permohonan?
Biasanya tidak pada mulanya. Mohon kelulusan skop dan julat bajet, kemudian dapatkan sebut harga. Menamakan pembekal terlalu awal boleh merumitkan perolehan.
Bagaimana jika pengurusan menolak?
Tanya apa yang akan mengubah jawapan: skop lebih kecil, fasa kemudian, atau bukti risiko. Kemudian rekodkan keputusan dan akibat yang diterima.
Bolehkah saya memohon langkah pertama yang kecil?
Boleh. Semakan terhad atau pek perancangan boleh menunjukkan kekurangan dan pilihan dengan perbelanjaan terhad sebelum keputusan yang lebih besar.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.