Menggabungkan AGM dengan persidangan profesional
Jawatankuasa anda mahu mengadakan AGM semasa persidangan tahunan supaya ahli hanya perlu membuat satu perjalanan.
Jawapan ringkas
Menggabungkan kedua-duanya boleh meningkatkan kehadiran AGM dan menjimatkan perjalanan ahli. Ia juga meletakkan mesyuarat rasmi tertutup dalam acara awam dan komersial, dan kedua-duanya mempunyai peraturan, khalayak dan masa berbeza.
Tentukan urutan, bilik dan peraturan akses dahulu. Kemudian sahkan dengan setiausaha bahawa keperluan AGM, seperti notis dan siapa boleh hadir, tidak terjejas kerana menjadi sebahagian program lebih besar.
Pilihan untuk menggabungkan
| Pilihan | Cara berfungsi | Pertukaran |
|---|---|---|
| Sebelum persidangan | AGM dahulu, kemudian persidangan dibuka | Kuorum tidak bergantung pada ketibaan perwakilan; permulaan awal untuk yang bermusafir |
| Dalam program | AGM sebagai slot tetap antara sesi | Mudah untuk hadirin; bilik mesti ditutup untuk ahli sahaja, dan masa rehat ketat |
| Selepas persidangan | AGM menutup hari itu | Ahli mungkin pulang awal; kuorum boleh tidak pasti |
Apa yang berubah apabila berkongsi program
- Khalayak: perwakilan persidangan termasuk bukan ahli, tetamu dan penaja. AGM mungkin untuk ahli sahaja; tanya setiausaha siapa boleh hadir.
- Bilik: AGM mungkin memerlukan bilik berasingan atau yang boleh ditutup. Lihat akses ahli sahaja.
- Notis: notis AGM ialah dokumen persatuan sendiri. Program persidangan tidak menggantikannya.
- Dokumen: kertas AGM dan bahan persidangan awam perlu dikendalikan berasingan. Lihat memisahkan dokumen mesyuarat.
- Masa: mesyuarat rasmi boleh berlarutan. Sediakan ruang masa tambahan dan tanya pengerusi cara menanganinya.
Langkah membuat keputusan
- Tanya setiausaha apa yang dinyatakan perlembagaan tentang masa, notis dan kehadiran AGM, dan catat sebarang kekangan tarikh.
- Pilih slot bersama pengerusi: sebelum, dalam atau selepas.
- Tentukan bilik dan akses: bilik berasingan, atau dewan utama dengan bukan ahli keluar sementara.
- Sediakan pendaftaran supaya kehadiran AGM direkodkan berasingan daripada pendaftaran persidangan.
- Sepakati aturcara hari itu: permulaan, ruang masa tambahan dan penutup AGM ditetapkan oleh pengerusi, dan sesi persidangan menyesuaikan diri.
- Senaraikan apa yang penaja dan pempamer akan buat semasa AGM, dan beri taklimat kepada mereka.
Kesilapan yang perlu dielakkan
- Memberitahu perwakilan AGM sebahagian persidangan tanpa memberitahu ahli bahawa ia mempunyai notis sendiri.
- Tiada ruang masa tambahan selepas AGM, jadi ucaptama seterusnya bermula lewat atau AGM dipendekkan.
- Papan tanda atau sesi penaja diletakkan dalam bilik mesyuarat rasmi.
- Menganggap pendaftaran persidangan sebagai kehadiran AGM.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Institut rekaan menetapkan slotnya
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Institut Fiktif Penilai Hartanah menjangka 260 perwakilan, dan kira-kira 170 ialah ahli. Ia meletakkan AGM pada 8.30 hingga 10.00, sebelum ucaptama pembukaan, di bilik sisi untuk ahli sahaja.
Persidangan dibuka pada 10.30, meninggalkan ruang masa 30 minit. Pendaftaran persidangan dibuka pada 7.30 dengan meja AGM berasingan. Pengerusi berhak melanjutkan AGM ke dalam ruang masa itu, dan ucaptama pembukaan menyesuaikan diri.
Gunakan sendiri
Garis hari gabungan AGM dan persidangan
Salin dan isi masa serta bilik bersama pengerusi dan setiausaha anda.
- Slot AGM (sebelum / dalam / selepas), mula dan tamat dirancang:
- Ruang masa tambahan selepas AGM, dan siapa memutuskan untuk menggunakannya:
- Bilik AGM dan keperluan kapasiti (ahli sahaja: ya atau tidak):
- Cara bukan ahli diminta keluar atau menunggu:
- Meja pendaftaran AGM berasingan dan penanggungjawabnya:
- Notis AGM dihantar oleh dan pada tarikh apa (mengikut perlembagaan):
- Kertas AGM: siapa menyediakan, siapa mengedar, di mana disimpan:
- Sesi persidangan yang terjejas oleh masa:
- Pengaturan penaja dan pempamer semasa AGM:
- Keputusan pengerusi tentang lebih masa:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- AGM ringkas dan rutin, dan bilik sisi tersedia.
- Kebanyakan perwakilan ialah ahli dan menghadiri kedua-duanya.
- Setiausaha dan pengerusi bersetuju tentang slot dan masa.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Perwakilan awam, penaja dan ahli berkongsi ruang yang sama.
- Mesyuarat rasmi dan program berbilang trek mesti diatur masanya bersama.
- Beberapa jawatankuasa tidak bersetuju tentang slot.
Perlukan AGM dan persidangan dirancang sebagai satu program?
Ketua projek persidangan boleh melukis kedua-dua agenda pada satu garis masa, menyelaras bilik dan akses dengan venue, memberi taklimat kepada penaja dan pendaftaran, serta memastikan keputusan masa pengerusi kelihatan kepada pasukan. Tadbir urus AGM terletak pada setiausaha anda. Hantarkan tarikh AGM dan persidangan anda, dan kami membalas dengan cadangan skop. Anda boleh bermula dengan matriks tanggungjawab.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah AGM didahulukan atau diakhirkan?
Tiada jawapan tunggal. Mengadakannya sebelum persidangan lebih stabil untuk kuorum; selepas persidangan berisiko orang pulang awal. Tanya setiausaha sama ada perlembagaan menetapkan sebarang kekangan.
Bolehkah bukan ahli kekal dalam bilik?
Itu bergantung pada peraturan persatuan. Tanya setiausaha. Rancang untuk kedua-dua kemungkinan dalam reka bentuk bilik dan pendaftaran.
Adakah yuran pendaftaran persidangan meliputi AGM?
Persatuan memutuskan bagaimana kehadiran dan yuran AGM berkaitan. Anggap pendaftaran AGM sebagai rekod tersendiri, walaupun yurannya digabungkan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.