治理与利益相关方职责

制定活动筹委会职责说明

筹委会开会、讨论、散会，下个月却没人确定它到底有权决定什么。

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简要回答

职责说明写明活动筹委会为何存在、能决定什么、由谁组成、如何开会和决策，以及向谁汇报。一到两页就够了。

它必须在章程、理事会授权或公司制度的范围内。有冲突时，以更高层级的文件为准，职责说明随之修改。

需要涵盖的十个标题

标题	写什么
目的	筹委会负责的活动和成果。
权限	可独自决定的事项、需经理事会或委员会批准的事项，以及该机构认可的支出额度。
成员	筹委会的角色、成员如何委任及任期。
主席与秘书	谁主持会议，谁负责会议记录和决策记录。
法定人数与表决	多少人出席会议才有效，票数相等时如何处理。
会议	频率、通知，会议资料提前几天发出。
利益冲突	成员如何申报与供应商、讲者或场地的关联。
汇报	向上级机构汇报什么、多久一次、由谁汇报。
小组	哪些工作线有负责人，可决定什么。
复核与结束日期	何时复核职责说明，筹委会何时解散。

对照贵机构的治理规定核对

采用前，请对照章程或公司审批制度逐项阅读。法定人数、表决和签署权限，请秘书、法律或公司秘书联系人确认。

具体要求以贵机构自己的规定为准，请把下面的标题和问题带给知情的人。

让它好用

用角色名称书写，人员更换后仍然适用。
额度要用上级机构批准的数字，不要自己选。
与如何制作活动RACI职责矩阵和活动决策权限矩阵互相对应，不必重复。

通过并定期更新

与主席和秘书一起起草。
送上级机构批准。
首次会议上宣读并记录通过。
新成员加入时，在活动筹委会成员交接中提供一份。
在活动周期的中点复核。

实例演示 · 虚构示例

一个虚构年会筹委会的职责说明

虚构机构和数字。数字仅作示意。

一家虚构教师协会的理事会，委任九人组成年会筹委会，任期八个月。职责说明规定，筹委会可在理事会批准的预算内批准节目和供应商，超出部分须回到理事会。

法定人数为五人，须包括主席或副主席。会议每两周一次，资料在会议前五个工作日发出。成员在讨论相关议题前申报与供应商或讲者的关联，并写入会议记录。年会负责人每月向理事会汇报。

可直接使用

筹委会职责说明模板

复制并填写，采用前请与有关人员对照章程或制度核对。

筹委会名称及上级机构：
目的与活动：
权限：可独自决定／需___批准／支出额度由___设定：
成员（角色）、委任方式、任期：
主席、副主席、秘书：
法定人数与表决（对照治理规定确认）：
会议频率、通知、资料提前___个工作日发出：
利益冲突申报流程：
向上级机构汇报（内容、时间、负责人）：
小组及其负责人：
复核日期与结束日期：
由___于___通过：

免费使用工具: 活动职责分工矩阵生成器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

上级机构有标准模板，也有秘书能填写。
筹委会已运作多年，角色稳定。
活动规模小，决定不多。

以下情况，外部策划协助更有价值

筹委会新成立或为联合主办，权限不清。
以往活动都以谁同意了什么的争议收场。
没有时间把治理规定整理成一页可用的文件。

需要筹委会真正会用的职责说明？

项目负责人可以与主席和秘书一起起草职责说明，让权限和汇报部分与 RACI 及决策权限表对应，并维护决策记录。章程要求方面的问题，请向贵机构的秘书或法律联系人确认。请把筹委会的名单和现有的章程发给我们，回复会说明工作范围。

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主办方常见问题

职责说明应该多长？

一到两页。更长的往往没人读。

由谁批准？

通常是上级机构，如理事会或委员会，具体以贵机构的治理规定为准。

小型筹委会需要吗？

简短的版本也有帮助。把权限和汇报写下来，可避免日后的争论。