Memastikan penghargaan pekerja boleh disertai pasukan luar lokasi
Pekerja terbaik anda berada di cawangan dan depoh, tetapi malam anugerah diadakan di ibu pejabat.
Jawapan ringkas
Beri setiap kumpulan luar lokasi cara sebenar untuk menyertai: hadir, menyertai secara langsung dari tapak mereka, menerima anugerah di tempat sendiri daripada pemimpin, atau diiktiraf dalam saat bersama yang tidak memerlukan perjalanan. Putuskan laluan bagi setiap kumpulan sebelum pemenang diumumkan.
HR dan operasi memutuskan kebenaran meninggalkan tugas, perjalanan dan masa berbayar di bawah peraturan organisasi sendiri. Penanggungjawab acara membina laluan berdasarkan keputusan itu. Majlis keseluruhan ada dalam panduan perancangan majlis anugerah.
Senaraikan kumpulan dan halangan
Tanya HR dan operasi kumpulan mana yang berada di luar lokasi atau pada syif dan apa yang menghalang mereka hadir: jarak, jadual, pengganti tugas, penjagaan anak, pengangkutan pulang. Catat halangan mana yang boleh dihapuskan dan mana yang tidak.
Pilih laluan bagi setiap kumpulan
| Laluan | Sesuai untuk | Perkara untuk diputuskan |
|---|---|---|
| Datang ke venue utama | Tapak berdekatan dan kumpulan syif yang boleh meninggalkan tugas | Kebenaran meninggalkan tugas, pengangkutan, soalan penginapan untuk HR dan kewangan |
| Pautan langsung ke perhimpunan tempatan | Cawangan dan depoh | Pengacara tempatan, semakan peralatan dengan IT, siapa memantau pautan |
| Penyampaian tempatan oleh pemimpin | Pasukan kecil atau terpencil | Pemimpin mana, bila, apa yang dikatakan, dan gambar atau rakaman yang dipersetujui |
| Ucapan penerimaan yang dirakam lebih awal | Sesiapa yang tidak dapat hadir secara langsung | Siapa merakam, siapa meluluskan, di mana dipaparkan |
| Saat bersama pada malam itu | Semua kumpulan | Panggilan nama atau slaid dengan format ringkas dan sama untuk setiap tapak |
Pastikan pengalaman sama rata
- Beri penerima luar lokasi ayat sitasi, trofi atau sijil dan gambar yang sama seperti penerima ibu pejabat.
- Semak masa supaya pautan langsung tidak membuat kumpulan jarak jauh menunggu atau berasa dilupakan.
- Beri taklimat kepada pengacara tempatan dengan seteliti yang diberikan kepada penyampai utama.
- Rancang bagaimana semua orang dalam bilik melihat penerima jarak jauh, seperti kamera pada bilik dan skrin untuk pentas.
Soalan untuk pembekal dan IT
- Tanya pembekal AV apa yang diperlukan pautan langsung di kedua-dua hujung dan siapa mengujinya sebelum malam itu.
- Tanya IT apa yang dibenarkan pada rangkaian dan peranti syarikat di tapak jarak jauh.
- Tanya venue tentang kedudukan skrin dan bunyi supaya tetamu jarak jauh boleh dilihat dan didengar.
- Tanya penghantar trofi bagaimana dan bila anugerah sampai ke setiap tapak.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Syarikat fiktif membawa pemenang depoh ke dalam malam itu
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah syarikat pengedaran fiktif mempunyai kira-kira 80 kakitangan ibu pejabat dan kira-kira 200 kakitangan di dua depoh. Dua pemenang dari depoh utara tidak dapat bertolak pada hari bekerja.
Pengurus depoh mengadakan perhimpunan ringkas, dan kedua-dua pemenang menerima trofi secara peribadi. Pautan langsung memaparkan saat itu pada skrin utama di ibu pejabat. Pautan diuji dua hari sebelumnya, dan teks sitasi serta gaya gambar yang sama digunakan untuk semua pemenang.
Gunakan sendiri
Pelan penghargaan luar lokasi
Satu baris bagi setiap kumpulan atau penerima luar lokasi. Lengkapkan sebelum pemenang diumumkan.
| Kumpulan atau penerima | Halangan | Laluan yang dipilih | Pengacara atau penyampai tempatan | Peralatan diuji oleh siapa dan bila | Penghantaran trofi atau sijil |
|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Sedikit pemenang luar lokasi dan pautan langsung atau persembahan tempatan yang mudah.
- Pengurus tempatan bersemangat dan sudah diberi taklimat.
- Pasukan IT boleh menguji pautan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Banyak tapak dan beberapa syif masing-masing memerlukan laluan.
- Kebenaran meninggalkan tugas, perjalanan dan masa dipertikaikan.
- Tiada siapa yang boleh menyelaraskan pengacara tempatan, pautan dan penghantaran.
Mahu laluan penyertaan luar lokasi diselaraskan?
Jika pasukan anda tidak sempat menyelaraskan pengacara tempatan, pautan dan penghantaran, kongsi taklimat anda. Kami akan balas dengan menerangkan tahap sokongan yang sesuai dan skopnya: ketua projek persidangan memetakan kumpulan dan halangan bersama HR dan operasi, memberi taklimat kepada pengacara tempatan, menulis keperluan pautan untuk pembekal AV dan menjejak jadual penghantaran. Kebenaran meninggalkan tugas, perjalanan dan masa berbayar diputuskan oleh syarikat anda sendiri.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah pemenang luar lokasi dijangka datang?
Hanya jika organisasi memutuskan ia munasabah dan mengatur masa serta pengangkutan. Tawarkan laluan yang tidak bergantung padanya.
Adakah rakaman sebaik kehadiran sebenar?
Ia pilihan sandaran. Penyampaian tempatan oleh pemimpin dan saat langsung pada malam itu biasanya terasa lebih peribadi.
Siapa menjadi pengacara di tapak jarak jauh?
Pengurus atau pemimpin tempatan yang dipilih bersama penaja, diberi taklimat seteliti penyampai utama.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.