Menyelaraskan keputusan anugerah pekerja dengan kerahsiaan HR
Pasukan acara perlukan nama untuk slaid dan trofi, tetapi HR mahu keputusan kekal rahsia.
Jawapan ringkas
Setujui jadual penyerahan maklumat sebelum penilaian tamat: siapa memegang keputusan, pembekal mana perlukan butiran apa, dan sebelum bila. Beri setiap orang hanya apa yang diperlukan, selewat yang dibenarkan oleh kerja itu.
HR dan penanggungjawab maklumat memutuskan apa yang sulit dan cara mengendalikannya, mengikut dasar organisasi sendiri. Jika anda tidak pasti sama ada sesuatu perlu semakan undang-undang atau privasi, minta HR menanganinya. Penanggungjawab acara menyimpan jadual. Untuk bahagian program yang lain, lihat panduan perancangan majlis anugerah.
Putuskan siapa memegang senarai induk
Namakan seorang pemegang, biasanya dalam HR, dan seorang timbalan. Semua perubahan melalui mereka, dan orang lain bekerja daripada petikan, bukan fail penuh.
Tanya HR bagaimana senarai perlu disimpan, siapa boleh membukanya dan berapa lama ia disimpan selepas acara.
Padankan setiap tugas dengan butiran yang diperlukan
| Tugas | Butiran yang diperlukan | Tarikh terakhir menerima | Siapa mengesahkan |
|---|---|---|---|
| Trofi atau sijil | Nama, jawatan dan ayat | Masa pembuatan dipersetujui dengan pembuat | HR |
| Slaid dan skrin | Nama, gambar, sitasi | Tarikh akhir fail pembekal AV | HR dan penaja |
| Taklimat penyampai | Anugerah yang mereka sampaikan | Sebelum taklimat | Penaja |
| Turutan acara | Bilangan dan susunan anugerah, bukan pemenang | Awal | Penanggungjawab acara |
| Susunan penerima | Tempat duduk, perjalanan dan isyarat penerima | Cukup lewat untuk melindungi keputusan | HR dan penanggungjawab acara |
| Mesej selepas acara | Nama akhir dan ayat | Hari acara | HR dan komunikasi |
Kurangkan bilangan orang yang melihat keputusan
- Gunakan kod atau petikan dengan hanya medan yang diperlukan pembekal.
- Minta setiap penerima petikan mengesahkan secara bertulis bahawa mereka tidak akan berkongsinya.
- Jangan kongsi senarai melalui sembang terbuka atau dalam folder kongsi dengan khalayak luas.
- Tanya HR sama ada pembekal perlu menandatangani terma kerahsiaan organisasi sendiri.
Rancang untuk perubahan dan kebocoran saat akhir
Putuskan lebih awal apa yang berlaku jika pemenang menarik diri, nama tersalah eja atau senarai bocor. Namakan siapa memutuskan, siapa memberitahu penyampai dan bagaimana jadual dikemas kini.
Rekodkan setiap perubahan dan siapa meluluskannya dalam log keputusan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Firma fiktif memperketat pengendalian keputusan
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Di sebuah syarikat insurans fiktif, pemenang tahun lalu kelihatan pada slaid draf yang dikongsi dalam sembang kumpulan. Tahun ini HR memegang senarai induk dan menghantar petikan satu lajur kepada pembekal AV lima hari sebelum acara, dengan pengesahan kerahsiaan bertulis.
Trofi diukir daripada petikan berasingan. Ketua acara hanya melihat bilangan anugerah dan turutan acara. Pemenang yang menarik diri dua hari sebelum acara dikendalikan oleh HR, yang memberitahu penyampai dan pembekal AV melalui telefon, dan perubahan itu dicatat.
Gunakan sendiri
Jadual penyerahan maklumat keputusan
Lengkapkan bersama HR sebelum penilaian tamat. Tambah satu baris bagi setiap pembekal atau orang yang akan melihat sebarang butiran.
| Orang atau pembekal | Butiran yang diterima | Format | Tarikh | Pengesahan tidak akan berkongsi maklumat | Diluluskan oleh |
|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Sedikit anugerah, sedikit pembekal dan pasukan kecil yang dipercayai.
- HR sudah memegang keputusan dan pernah melakukannya.
- Keputusan diketahui jauh lebih awal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Keputusan tiba lewat dan banyak pembekal perlukan nama.
- Kebocoran pernah berlaku atau pemimpin bimbang tentangnya.
- HR tidak mempunyai tenaga untuk menjalankan jadual.
Mahu jadual penyerahan maklumat dijalankan sehingga hari acara?
Jika HR tidak sempat menjalankan jadual ini, kongsi taklimat anda. Kami akan balas dengan menerangkan tahap sokongan yang sesuai dan skopnya: ketua projek persidangan membina jadual bersama HR, mengumpul tarikh akhir pembekal, menghantar kepada setiap pembekal hanya petikan yang diluluskan HR dan menyimpan log perubahan. Apa yang sulit dan cara menyimpannya ialah keputusan HR dan syarikat anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa memutuskan apa yang sulit?
HR dan penanggungjawab maklumat, mengikut dasar organisasi sendiri. Minta mereka mengesahkan secara bertulis butiran mana yang perlu dirahsiakan.
Bolehkah pasukan acara melihat pemenang?
Hanya jika HR bersetuju dan ia diperlukan untuk sesuatu tugas. Banyak pasukan boleh merancang tanpa mengetahui nama.
Bagaimana jika keputusan bocor?
Setujui lebih awal siapa memutuskan tindak balas dan siapa bercakap kepada kakitangan. Jangan menunggu sehingga saat itu untuk membuat keputusan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.