Susunan kesinambungan dan sokongan gantian untuk acara anda
Anda bergantung pada seorang untuk memegang pelan. Inilah yang berlaku jika orang itu tiada.
Jawapan ringkas
Kesinambungan ialah sesuatu yang dipersetujui secara bertulis. Oleh sebab ketua projek bekerja secara bebas, soalan yang berguna ialah susunan apa yang membolehkan pasukan anda meneruskan kerja jika ketua tidak dapat hadir beberapa hari.
Pengganti bernama menjadi sebahagian daripada kerjasama anda apabila dipersetujui dan ditulis dalam skop.
Apa yang boleh dipersetujui
| Susunan | Keperluan daripada kedua-dua pihak |
|---|---|
| Fail kerja kongsi | Pelan, garis masa, log keputusan dan fail pembekal disimpan di tempat yang boleh dibuka pasukan anda, dengan penanggungjawab bernama. |
| Pek serah tugas | Ringkasan terkini status, keputusan terbuka, nama untuk dihubungi di pihak pembekal dan tarikh akhir. Lihat pembina pek serah tugas. |
| Rentak semakan yang dipersetujui | Nota status berkala, supaya masalah disedari awal. |
| Pengganti bernama | Apabila dipersetujui: orang bernama, apa yang boleh diputuskannya, apa yang menunggu keputusan anda serta siapa yang memberi taklimat kepadanya. |
| Timbalan di pihak klien | Seorang dalam pasukan anda yang tahu di mana semuanya berada dan boleh meluluskan keputusan rutin. |
Apa yang diberikan oleh pek serah tugas
Pek serah tugas membolehkan seseorang mengambil alih pelan dan sejarah keputusannya. Hubungan pembekal memerlukan masa untuk dibina, jadi nyatakan apa yang boleh diputuskan pengganti dan apa yang menunggu pembuat keputusan anda.
Kelulusan, bajet dan hubungan dengan pembekal tetap di tangan anda. Itu juga yang menjadikan kesinambungan mudah diurus.
Soalan untuk ditanya sebelum meluluskan skop
- Siapa ketua, dan adakah orang lain dinamakan dalam skop?
- Jika ketua tidak dapat hadir, apakah tempoh notis dan siapa yang memaklumkan anda?
- Di mana fail disimpan, dan siapa dalam pasukan anda boleh membukanya?
- Berapa kerap pek serah tugas dikemas kini?
- Apa yang berlaku kepada yuran dan jadual tarikh penting jika ketua tidak dapat hadir untuk tempoh lama?
Susunan minggu acara
Hari sebelum dan semasa acara ialah masa yang paling sukar tanpa ketua. Minta senarai nama untuk dihubungi pada minggu acara, lembaran aturcara dan urutan panggilan pembekal diserahkan kepada anda beberapa hari lebih awal, supaya timbalan anda boleh menggunakannya tanpa ketua.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Perjanjian kesinambungan rekaan
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Sebuah pasukan pembelajaran profesional rekaan melantik ketua projek untuk seminar dua hari. Dalam skop bertulis, fail berada di folder kongsi pasukan, pek serah tugas dikemas kini setiap dua minggu dan penyelaras pasukan dinamakan sebagai timbalan.
Skop mencatatkan bahawa tiada ketua pengganti dinamakan. Pasukan dan ketua bersetuju bahawa jika ketua tidak dapat hadir, penyelaras meneruskan kerja berdasarkan pek dan log keputusan sehingga ketua kembali.
Gunakan sendiri
Senarai semak perjanjian kesinambungan
Setujui setiap baris secara bertulis dan simpan bersama skop.
- Ketua bernama:
- Pengganti bernama (tulis Tiada jika tidak dipersetujui):
- Apa yang boleh dilakukan pengganti, dan apa yang menunggu keputusan klien:
- Lokasi fail kongsi dan siapa dalam pasukan klien mempunyai akses:
- Pek serah tugas: selang kemas kini dan penanggungjawab:
- Nota status: kekerapan dan penerima:
- Timbalan di pihak klien dan keputusan yang boleh diluluskannya:
- Senarai nama untuk dihubungi pada minggu acara dan lembaran aturcara: tarikh diserahkan kepada klien:
- Notis dan komunikasi jika ketua tidak dapat hadir:
- Kesan kepada jadual tarikh penting dan yuran jika ketiadaan berpanjangan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan anda sendiri memegang pelan induk dan ketua projek hanya memberi nasihat.
- Acara singkat dan ketiadaan beberapa hari tidak menjejaskan sebarang tarikh akhir.
- Anda sudah mempunyai timbalan yang mengenali fail pembekal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Seorang sahaja memegang pelan dan tiada orang lain boleh membukanya.
- Acara mempunyai tarikh akhir pembekal tetap yang jatuh dalam tempoh berisiko.
- Jawatankuasa anda memerlukan terma kesinambungan secara bertulis sebelum meluluskan skop.
Mahu kesinambungan ditulis dalam skop anda?
Ketua projek boleh menyediakan fail kongsi, log keputusan dan pek serah tugas sejak minggu pertama, dan menulis terma kesinambungan dalam skop: siapa ketua, apa yang boleh dilakukan pengganti jika dipersetujui dan apa yang dipegang timbalan anda. Semuanya dinyatakan secara bertulis sebelum kerja bermula. Hantarkan butiran acara anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah terdapat pasukan gantian?
Hanya jika dipersetujui. Jika anda mahu pengganti bernama, minta ia ditulis dalam skop. Tanpanya, pelan, log keputusan dan senarai nama untuk dihubungi itulah yang membolehkan pasukan anda meneruskan kerja.
Siapa memegang fail?
Pasukan anda sepatutnya boleh membuka pelan, log keputusan dan fail pembekal pada bila-bila masa. Lokasinya dipersetujui secara bertulis.
Bagaimana jika ketua tidak dapat hadir semasa acara?
Setujui lebih awal: lembaran aturcara, senarai nama untuk dihubungi dan siapa memutuskan apa, supaya timbalan anda boleh bertindak tanpa menunggu.
Adakah ini kos tambahan?
Sebarang susunan tambahan dinyatakan harganya dalam sebut harga bertulis. Lihat cara perubahan skop dan yuran dikendalikan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.