Rancang masa apungan dan penampan dalam jadual acara
Setiap tugas ada anggaran yang selesa, namun acara tetap berakhir dengan kelam-kabut pada minggu terakhir.
Jawapan ringkas
Apungan ialah masa lebihan yang sedia ada pada sesuatu tugas kerana tiada apa bergantung padanya serta-merta. Masa lebihan ialah masa yang anda tambah dengan sengaja untuk melindungi tarikh. Kedua-duanya berguna; tiada yang patut disembunyikan dalam anggaran setiap tugas.
Simpan masa lebihan di beberapa tempat yang kelihatan: sebelum tarikh penting yang bergantung pada pihak luar dan sebelum tarikh acara. Namakan penanggungjawab yang boleh menggunakannya.
Apungan dan masa lebihan ialah dua perkara berbeza
| Istilah | Maksud | Siapa mengawal | Contoh |
|---|---|---|---|
| Apungan | Masa lebihan yang ada pada tugas tanpa menggerakkan tarikh akhir, dikira daripada pelan. | Tiada sesiapa. Ia wujud atau tidak. | Penentuan skop AV boleh lewat sehingga 21 hari tanpa menggerakkan lembaran aturan. |
| Masa lebihan | Masa yang ditambah dengan sengaja sebagai blok dilindungi. | Penanggungjawab bernama, dengan peraturan penggunaan. | Lapan hari disimpan sebelum lembaran aturan akhir. |
| Pelapik | Masa tambahan yang tersembunyi dalam anggaran tugas. | Penganggar, secara tidak kelihatan. | Tugas 10 hari dinyatakan sebagai 15. |
Mengapa pelapik gagal
Apabila setiap penanggungjawab tugas menambah kusyen peribadi, pelan nampak selamat tetapi tiada siapa dapat melihat atau mengurus masa lebihan. Kerja mengembang mengisi anggaran, dan kusyen itu habis apabila diperlukan.
Keluarkan pelapik daripada anggaran, dan simpan masa lebihan di satu tempat yang dikongsi dan kelihatan.
Di mana meletakkan masa lebihan
- Sebelum tarikh penting yang bergantung pada pihak luar, seperti slaid penceramah, kelulusan venue atau bukti cetakan.
- Di hujung laluan kritikal, sebelum tarikh acara atau lembaran aturan.
- Di tempat rangkaian bukan kritikal bertemu rangkaian kritikal, supaya tugas sampingan yang lewat tidak menolak laluan utama. Ini masa lebihan penyalur.
- Bukan di permulaan pelan. Masa lebihan awal digunakan secara lalai.
Peraturan menggunakan masa lebihan
- Rekodkan masa lebihan sebagai satu baris dalam jadual dengan saiz, kedudukan dan penanggungjawab.
- Benarkan ia digunakan hanya apabila tugas pada rangkaian di atasnya lewat, dan catat setiap penggunaan.
- Semak baki masa lebihan pada setiap tarikh penting. Jika lebih separuh habis sebelum separuh jalan, bawa kepada penaung.
- Gunakan keputusan pemendekan jadual apabila masa lebihan telah habis.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Masa lebihan untuk pelan 58 hari
Organisasi dan angka rekaan. Tempoh ialah hari bekerja andaian; saiz masa lebihan ialah ilustrasi, bukan peratusan yang disyorkan.
Sebuah persatuan logistik rekaan mempunyai laluan kritikal 58 hari daripada latihan laluan kritikal mereka. Daripada melapik setiap tugas, urus setia menambah satu masa lebihan 8 hari antara ketibaan slaid penceramah dan lembaran aturan akhir, kerana bahan penceramah datang dari luar organisasi dan paling mungkin lewat.
Ia tidak menambah masa lebihan pada rangkaian AV, yang sudah mempunyai 21 hari apungan, sebaliknya mencatat apungan itu dalam jadual. Majlis dimaklumkan pelan ialah 66 hari dengan masa lebihan, dan masa lebihan itu di bawah tanggungjawab pengerusi persidangan.
| Masa lebihan | Kedudukan | Saiz (hari bekerja) | Melindungi | Penanggungjawab |
|---|---|---|---|---|
| Masa lebihan kandungan penceramah | Antara slaid perlu siap dan lembaran aturan | 8 | Tarikh lembaran aturan acara | Pengerusi persidangan |
| Masa lebihan penyalur untuk AV | Tidak ditambah: 21 hari apungan sudah ada | 0 | Tarikh lembaran aturan | Ketua urus setia |
Gunakan sendiri
Daftar masa lebihan
Simpan di sebelah jadual. Tambah satu baris setiap kali anda menambah atau menggunakan masa, supaya jawatankuasa dapat melihat apa yang tinggal.
- Kedudukan masa lebihan dalam jadual
- Saiz dalam hari bekerja dan sebab bagi saiz itu
- Tarikh atau tarikh penting yang dilindungi
- Penanggungjawab yang boleh membenarkan penggunaan
- Peraturan: apa yang dikira penggunaan sah
- Log setiap penggunaan dengan tarikh, sebab dan masa yang tinggal
| Masa lebihan | Kedudukan | Saiz | Melindungi | Penanggungjawab | Telah digunakan | Baki |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda boleh mengira apungan pada pelan sendiri dan seorang individu bertanggungjawab atas tarikh.
- Jawatankuasa menerima baris masa lebihan yang kelihatan dalam jadual.
- Hanya sedikit pihak luar menyumbang input kepada pelan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai pembekal dan orang yang meluluskan menyumbang kepada pelan dan tiada siapa tahu berapa banyak masa yang tinggal.
- Tarikh sudah tetap dan lembaga mengharapkan jadual yang boleh dipertahankan.
- Acara lalu lewat dan pasukan tidak dapat menentukan anggaran mana yang dilapik.
Perlu masa lebihan dibina dengan betul dalam pelan?
Jadual Event Blueprint menunjukkan apungan, meletakkan masa lebihan di tempat input luar tiba dan merekodkan siapa boleh menggunakannya. Ketua projek akan menyemak masa lebihan bersama jawatankuasa anda pada setiap tarikh penting dan membangkitkan keputusan lebih awal apabila ia menipis. Hantarkan jadual anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa besar masa lebihan patut dibuat?
Tiada angka piawai. Tentukan saiz mengikut tahap ketidakpastian input dan kos jika terlepas, kemudian sepakati dengan penanggungjawab tarikh. Mulakan dengan input luar yang paling tidak pasti.
Bolehkah saya menggunakan perancang undur untuk ini?
Perancang undur tarikh penting menunjukkan bila tarikh penting jatuh dan menandakan tarikh yang terlalu lewat. Rekodkan masa lebihan sebagai baris tarikh penting tersendiri supaya ia kekal kelihatan.
Bagaimana jika jawatankuasa mahu masa lebihan dibuang?
Tunjukkan tarikh yang dilindunginya dan apa yang berlaku jika tarikh itu bergerak. Jika jawatankuasa tetap membuangnya, rekodkan keputusan dan risiko yang diterima.
Adakah apungan sama dengan kelonggaran?
Dalam penjadualan, ya. Kedua-duanya bermaksud masa yang boleh dilewatkan tugas tanpa menggerakkan tarikh akhir.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.