Apa yang perlu ada dalam panduan menyertai acara maya
Pendaftaran telah ditutup, dan pasukan kini perlu memberitahu beberapa ratus orang cara memasuki sesi.
Jawapan ringkas
Panduan menyertai menjawab enam perkara: bila dan bagaimana menyertai, apa yang perlu disemak lebih awal, cara menghidupkan sari kata atau menukar bahasa jika ditawarkan, apa yang dibuat jika penyertaan gagal, siapa untuk dihubungi, dan apa yang akan dirakam atau dikongsi sesi.
Pastikan arahan khusus platform ringkas dan ambil daripada halaman bantuan terkini pembekal, kerana skrin dan tetapan berubah.
Apa yang dimasukkan, mengikut urutan
- Tarikh, masa mula mengikut waktu Malaysia dan masa peserta boleh masuk awal. Jika peserta di luar negara, tulis zon waktu dengan jelas.
- Pautan menyertai atau cara mendapatkannya, dan apa yang dibuat jika setiap peserta mempunyai pautan individu. Jangan minta orang memajukannya.
- Semakan awal ringkas: uji pautan pada peranti yang akan digunakan, semak bunyi, dan pasang aplikasi yang diminta pembekal. Ambil langkah daripada halaman bantuan pembekal.
- Apa yang boleh dibuat peserta dalam sesi: bertanya, menggunakan sembang, mengundi, dan di mana setiap satu.
- Sokongan sari kata dan pilihan bahasa, seperti dalam penyediaan sari kata.
- Cara mendapatkan bantuan, dengan cara menghubungi meja sokongan, waktu operasi dan apa yang perlu disebut.
Bila menghantarnya
| Mesej | Bila | Tujuan |
|---|---|---|
| Pengesahan pendaftaran | Semasa pendaftaran | Tarikh, masa, apa seterusnya |
| Panduan menyertai | Beberapa hari sebelum | Arahan, semakan awal, laluan sokongan |
| Peringatan | Sehari sebelum | Pautan, masa mula, cara menghubungi sokongan |
| Bermula tidak lama lagi | Sejurus sebelum mula | Pautan sahaja, ringkas |
Tulis untuk peserta yang paling kurang yakin
Ramai peserta akan menyertai daripada komputer riba pejabat dengan tetapan keselamatan atau dari telefon. Nyatakan apa yang dicuba jika pautan tidak terbuka dan di mana sesi boleh ditonton jika percubaan pertama gagal, tanpa mencadangkan apa-apa yang melemahkan keselamatan.
Gunakan bahasa mudah dan langkah pendek. Tambah satu baris untuk peserta yang memerlukan format atau sokongan lain, dengan cara memberitahu anda sebelum hari acara.
Uji panduan sebelum dihantar
- Minta seorang di luar pasukan projek mengikuti panduan pada peranti yang tidak biasa.
- Betulkan mana-mana langkah yang membuatnya teragak-agak atau perlu bertanya.
- Semak pautan dalam mesej betul dan tidak dikongsi dengan kumpulan yang salah. Lihat keselamatan pautan akses.
- Serahkan panduan kepada meja sokongan supaya jawapan mereka sepadan, seperti dalam meja bantuan masalah peserta.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Bengkel dalam talian separuh hari untuk sebuah persatuan profesional
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Juruukur Bahan Fiktif menjemput kira-kira 150 peserta berdaftar ke bengkel dalam talian. Ramai akan menyertai dari pejabat tapak.
Urus setia menghantar panduan lima hari lebih awal, meminta peserta menguji pautan pada peranti yang akan digunakan, dan membuka bilik 20 minit lebih awal. Seorang sukarelawan yang belum melihat draf mengikutinya dan menunjukkan arahan sari kata tiada. Pasukan menambahnya dan memberi salinan kepada meja sokongan.
Gunakan sendiri
Templat mesej panduan menyertai
Salin, gantikan kurungan dan semak langkah pembekal dengan halaman bantuan terkini platform. Penyemak kelengkapan RFP boleh membantu mengesahkan permintaan pembekal anda merangkumi sokongan peserta.
- Subjek: Cara menyertai [nama acara] pada [tarikh]
- Bila: [tarikh], bermula [masa] waktu Malaysia. Anda boleh masuk dari [masa].
- Pautan anda: [pautan atau cara menerimanya]. Mohon jangan majukan.
- Sebelum hari acara: buka pautan pada peranti yang akan anda gunakan, semak bunyi, dan [langkah diambil daripada halaman bantuan pembekal].
- Dalam sesi: [di mana bertanya, menggunakan sembang, mengundi].
- Sari kata dan bahasa: [apa yang ditawarkan dan cara menghidupkannya].
- Jika berlaku masalah: [apa untuk dicuba dahulu], kemudian hubungi [nama dan cara menghubungi meja sokongan] dan beritahu [nama, e-mel pendaftaran, apa yang anda lihat].
- Rakaman dan privasi: [apa yang akan dirakam, bagaimana digunakan, notis diluluskan pegawai perlindungan data].
- Keperluan akses: jika anda memerlukan format atau sokongan lain, beritahu kami sebelum [tarikh] melalui [cara menghubungi kami].
- Kami berharap dapat bertemu anda dalam talian.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Peserta anda pernah menggunakan platform.
- Seorang individu boleh menulis, menghantar dan menjawab balasan.
- Sesi pendek dan tidak formal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Peserta menyertai daripada organisasi berbeza dengan tetapan keselamatan berbeza.
- Beberapa mesej, bahasa dan laluan sokongan mesti kekal konsisten.
- Anda memerlukan panduan, meja sokongan dan raptai disemak bersama.
Mahu panduan menyertai dan laluan sokongan disediakan?
Ketua projek persidangan boleh merangka urutan menyertai, menyemak panduan dengan arahan penyedia platform, dan memberi taklimat kepada meja sokongan supaya jawapan sepadan. Platform dan sokongan teknikalnya tetap di tangan pembekal anda. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa awal peserta boleh masuk?
Tanya penyedia platform dan tetapkan tempoh, selalunya 15 hingga 30 minit, supaya masalah muncul sebelum mula. Tulis dalam panduan.
Patutkah panduan dihantar dalam lebih daripada satu bahasa?
Jika peserta anda membaca bahasa Inggeris, Melayu atau Cina, hantar panduan dalam bahasa yang mereka gunakan. Minta setiap versi disemak oleh penutur yang fasih.
Adakah kami perlu memasukkan notis rakaman?
Tanya pegawai perlindungan data apa notis yang diperlukan, dan letakkan ayat yang diluluskan dalam borang pendaftaran dan panduan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.