Bukti kehadiran apa yang boleh diberikan acara maya
Ahli meminta bukti bahawa mereka menghadiri webinar, dan urus setia tidak pasti apa yang boleh diberikan.
Jawapan ringkas
Bukti kehadiran bermula dengan satu soalan: siapa akan bergantung padanya dan apa yang mereka terima? Majikan ahli, badan profesional dan pasukan rekod dalaman mungkin mahukan perkara berbeza.
Laporan platform biasanya menunjukkan bahawa sesuatu peranti menyertai dan berapa lama. Sama ada itu mencukupi ditentukan oleh pihak yang bergantung padanya, jadi tanya mereka secara bertulis sebelum acara.
Menyertai, menonton dan hadir ialah perkara berbeza
Rekod menyertai menunjukkan seseorang membuka sesi. Ia tidak menunjukkan orang itu kekal, mendengar atau ialah peserta berdaftar, kerana satu peranti boleh dikongsi atau dibiarkan hidup.
Putuskan yang mana boleh anda sokong: berdaftar, menyertai, kekal untuk tempoh yang dinyatakan, menjawab gesaan, atau melengkapkan borang ringkas selepas sesi.
Tanya pihak yang bergantung dahulu
- Badan profesional atau badan akreditasi: apa yang diterima sebagai bukti kehadiran untuk tujuannya sendiri, dan dalam format apa? Jangan nyatakan nilai mata atau keperluan sendiri.
- Majikan atau penaja: adakah mereka perlukan sijil, senarai atau hanya e-mel pengesahan?
- Jawatankuasa anda: adakah rekod untuk laporan penglibatan ahli atau untuk perkara yang ada akibat rasmi?
Cara mengumpul bukti, dan had masing-masing
| Kaedah | Apa yang ditunjukkan | Had untuk disemak |
|---|---|---|
| Laporan menyertai dan keluar platform | Peranti menyertai dan keluar pada masa tertentu | Peranti dikongsi, ramai di satu skrin, nama tidak sepadan dengan pendaftaran. Sahkan apa yang dilaporkan pelan anda. |
| Gesaan atau kod dalam sesi | Seseorang hadir pada satu detik semasa sesi | Perlukan orang untuk menjalankannya. Peserta lewat mungkin terlepas. |
| Borang ringkas selepas sesi | Peserta berdaftar mengesahkan kehadiran dan, jika mahu, jawapan ringkas | Bergantung pada orang melengkapkannya. Pastikan borang pendek. |
| Rekod pendaftaran sahaja | Niat untuk hadir | Bukan bukti kehadiran. |
Data peribadi dan penyimpanan rekod
- Senaraikan data peserta yang dihasilkan setiap kaedah: nama, e-mel, masa menyertai, maklumat peranti.
- Tanya pegawai perlindungan data apa yang boleh dikumpul, untuk tujuan apa, siapa boleh melihat dan berapa lama disimpan, serta apa yang perlu dimaklumkan kepada peserta semasa pendaftaran.
- Tanya penyedia platform bagaimana laporan dihasilkan, siapa boleh mengeksport dan sama ada ia boleh dipercayai untuk pelan anda.
- Putuskan siapa menyediakan senarai kehadiran selepas acara dan siapa menyemak nama dengan pendaftaran.
- Tetapkan tarikh menghantar pengesahan dan memadam salinan kerja, dipersetujui dengan pegawai perlindungan data.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Seminar dalam talian suku tahunan untuk sebuah institut profesional
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Institut Pengurus Fasiliti Fiktif mengendalikan seminar dalam talian 3 jam untuk 400 peserta berdaftar. Sebahagian ahli mahukan rekod kehadiran.
Urus setia bertanya jawatankuasa pendidikan institut apa yang diterima, dan jawatankuasa menjawab senarai nama dengan tempoh kekal minimum mencukupi untuk rekod sendiri. Urus setia kemudian bertanya penyedia platform apa yang ditunjukkan laporan, bertanya pegawai perlindungan data tentang notis dan penyimpanan, dan menambah borang tiga soalan selepas sesi. Borang dan laporan dipadankan oleh urus setia dalam masa lima hari bekerja.
Gunakan sendiri
Pelan pengumpulan bukti kehadiran
Isi bersama urus setia dan pihak yang akan bergantung pada rekod. Gunakan penyemak kelengkapan RFP untuk menyemak bahawa permintaan pembekal merangkumi pelaporan.
- Siapa bergantung pada rekod kehadiran, dan apa yang mereka kata diterima (secara bertulis)?
- Bukti yang kami tawarkan: berdaftar / menyertai / kekal tempoh minimum ___ / menjawab gesaan / borang dilengkapkan.
- Laporan platform yang diperlukan, dan apa yang sebenarnya dilaporkan pelan kami (disahkan pembekal):
- Siapa menjalankan gesaan dalam sesi dan bila:
- Soalan borang selepas sesi dan tarikh akhir:
- Ayat notis semasa pendaftaran (diluluskan pegawai perlindungan data):
- Siapa memadankan laporan dengan pendaftaran, dan sebelum bila:
- Siapa menghantar pengesahan kepada peserta:
- Tempoh simpanan laporan mentah dan senarai kerja:
- Ayat untuk peserta yang penyertaannya tidak direkodkan (laluan rayuan):
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Hanya senarai pengesahan diperlukan untuk laporan dalaman.
- Laporan platform anda sudah biasa dan peserta sedikit.
- Tiada pihak luar organisasi bergantung pada rekod.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Badan profesional, majikan atau penaja mempunyai keperluan rasmi yang perlu anda tafsirkan.
- Sesi hibrid bermakna anda mesti menggabungkan rekod dewan dan dalam talian.
- Anda memerlukan soalan privasi, platform dan jawatankuasa dihalakan dan dijawab sebelum pendaftaran dibuka.
Perlukan proses kehadiran diatur?
Ketua projek persidangan boleh membawa soalan kepada badan atau jawatankuasa yang bergantung pada rekod, mengemukakan soalan pelaporan kepada penyedia platform anda, dan menetapkan siapa menyediakan serta menyemak senarai kehadiran selepas acara. Pelaporan platform dan nasihat privasi tetap di tangan pembekal dan pakar yang anda lantik. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami mengeluarkan sijil berdasarkan laporan platform sahaja?
Ia bergantung pada apa yang diterima pihak yang bergantung pada sijil itu. Tanya mereka dahulu, dan nyatakan dalam notis pendaftaran bagaimana kehadiran akan direkodkan.
Bagaimana jika seseorang menyertai lewat atau keluar awal?
Tetapkan peraturan sebelum acara, contohnya tempoh kekal minimum, dan maklumkan kepada peserta. Sediakan laluan mudah untuk mereka yang sambungannya terputus.
Adakah kami perlu memberitahu peserta bahawa kehadiran direkodkan?
Tanya pegawai perlindungan data apa notis yang diperlukan. Letakkan ayat yang dipersetujui dalam pendaftaran dan panduan menyertai.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.