Cara merancang pertukaran susunan bilik acara antara sesi
Bengkel tamat tengah hari, bilik perlu disusun untuk makan tengah hari, tetapi siapa yang mengalihkan meja belum dinyatakan.
Jawapan ringkas
Pelan pertukaran susunan bilik menyatakan, bagi setiap perubahan susun atur, apa yang mesti berubah, siapa melakukannya, bila mereka boleh mula dan bila bilik mesti sedia. Masa pertukaran ialah angka yang anda tetapkan daripada kenyataan venue dan kru sendiri, bukan angka untuk disalin dari tempat lain.
Tulis setiap pertukaran sebagai urutan pendek dengan penanggungjawab yang dinamakan, kemudian semak berbanding program supaya tiada sesi bermula dalam bilik yang masih disusun semula.
Apa yang dikira pertukaran
Pertukaran ialah sebarang perubahan antara dua penggunaan bilik: teater ke bilik darjah, bilik darjah ke jamuan, jamuan ke plenari, atau pembersihan pada akhir hari. Malah menetapkan semula air, kad nama dan mikrofon ialah pertukaran.
Senaraikannya daripada program dahulu. Setiap satu ialah titik di mana permulaan sesi atau hidangan boleh tergelincir.
Soalan yang menetapkan masa pertukaran
- Siapa mengalihkan perabot: kru venue, pembekal anda atau kedua-duanya?
- Berapa orang dalam kru, dan apa yang diperlukannya daripada anda lebih awal?
- Adakah bilik sebelah tersedia sebagai kawasan menyimpan perabot sementara?
- Adakah susunan venue perlu diperiksa sebelum tetamu masuk, dan oleh siapa?
- Adakah aktiviti lain di dalam atau berhampiran bilik semasa pertukaran yang menghadkan akses?
Menulis setiap pertukaran
| Medan | Apa yang direkodkan |
|---|---|
| Dari dan ke | Dua susun atur dan sesi di kedua-dua belah |
| Waktu | Mula paling awal dan waktu bilik mesti sedia |
| Penanggungjawab dan kru | Siapa mengetuai, siapa membantu dan berapa orang yang disahkan venue |
| Urutan | Apa yang bergerak dahulu, seperti item pentas, kemudian kerusi, kemudian meja |
| Kawasan simpanan sementara | Ke mana perabot yang dialihkan pergi (lihat peruntukan perabot) |
| Semakan akhir | Siapa yang mengesahkan bilik sudah sedia, menggunakan senarai semak yang mana |
| Risiko | Sesi berlarutan, makan tengah hari dihidang dalam bilik, akses dikongsi |
Semak berbanding program
- Tandakan setiap pertukaran pada program dan catat masa antara sesi.
- Bandingkan waktu dengan masa yang dinyatakan kru dan masa lebihan anda. Jika tidak muat, ubah program, susun atur atau bilangan kru.
- Jalankan senarai bilik dan sesi melalui pemeriksa peruntukan berbilang bilik untuk melihat pertembungan antara bilik dan susun atur.
- Sepakati pelan dengan venue dan kru dan letakkan pada helaian operasi.
- Beri taklimat kepada pengerusi sesi tentang keperluan menamatkan sesi tepat pada masanya.
Pada hari acara
Lantik seorang untuk memanggil permulaan setiap pertukaran dan melaporkan apabila ia siap. Orang itu memerlukan butiran hubungan wakil venue untuk kru.
Jika sesi berlarutan, putuskan lebih awal siapa yang boleh melewatkan permulaan seterusnya dan siapa yang memaklumkan perwakilan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Pelan pertukaran untuk bilik bengkel kepada makan tengah hari
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan kaedah.
Sebuah persatuan amalan guaman rekaan mempunyai bengkel dalam susun atur bilik darjah yang tamat tengah hari, diikuti makan tengah hari di bilik yang sama. Venue mengesahkan bahawa krunya menyusun semula bilik ke susun atur jamuan. Venue juga mengesahkan bahawa pembekal anda hanya mengalihkan item paparannya sendiri.
Penyelaras menulis urutan: kosongkan bahan bengkel, susun kerusi di kawasan simpanan bersebelahan, atur meja, kemudian semakan akhir. Beliau menetapkan waktu pertukaran daripada kenyataan kru ditambah masa lebihan, dan memberitahu pengerusi bahawa bengkel mesti tamat tepat pada masanya. Makan tengah hari dialihkan ke foyer sebagai pilihan sandaran jika bengkel berlarutan.
Gunakan sendiri
Helaian kerja pelan pertukaran susunan bilik
Salin dan isi satu baris bagi setiap pertukaran pada program.
| Pertukaran (dari ke) | Sesi sebelum dan selepas | Waktu (mula, sedia menjelang) | Penanggungjawab dan kru | Urutan | Kawasan simpanan | Semakan akhir oleh | Sandaran jika lewat |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bilik darjah ke jamuan | Bengkel A ke makan tengah hari | Daripada kenyataan kru, tambah masa lebihan | Ketua kru venue dan ketua tapak kami | Kosongkan, susun kerusi, atur meja | Bilik bersebelahan jika disahkan | Ketua tapak | Hidang makan tengah hari di foyer |
| Jamuan ke teater | Makan tengah hari ke plenari petang | Akan dipersetujui | Akan dipersetujui | Akan dipersetujui | Akan dipersetujui | Ketua tapak | Akan dipersetujui |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Sedikit pertukaran, susun atur ringkas dan kru venue yang anda kenali.
- Seorang pegawai boleh menyimpan jadual dan memberi taklimat kepada kru.
- Sesi mempunyai ruang longgar semula jadi.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Banyak bilik menukar susun atur dalam waktu singkat semasa program berbilang trek.
- Kru venue, pembekal dan sesi bersaing untuk masa yang sama.
- Anda memerlukan seseorang di tapak untuk memanggil setiap pertukaran dan mengurus kelewatan.
Mahu pertukaran bilik dirancang dan dijalankan untuk anda?
Ketua projek persidangan boleh menyenaraikan setiap pertukaran daripada program, mengesahkan kapasiti dan masa kru dengan venue, menulis setiap urutan dan menjadi orang yang memanggil setiap perubahan pada hari acara, selaras dengan skop yang dipersetujui. Hantar program dan senarai bilik anda. Kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa lama pertukaran patut mengambil masa?
Tiada jawapan piawai. Tanya kru venue dan pembekal anda berapa lama bagi susun atur yang terlibat dan tambah masa lebihan sendiri.
Bolehkah pemeriksa mengira masa pertukaran?
Tidak. Ia menggunakan masa pertukaran yang anda masukkan dan menandakan pertembungan. Sahkan masa dengan venue dahulu.
Bagaimana jika sesi berlarutan?
Sepakati lebih awal siapa yang memutuskan antara melewatkan permulaan seterusnya dan menggunakan sandaran, dan cara perwakilan dimaklumkan.
Siapa yang memeriksa bilik selepas disusun semula?
Namakan seorang pada helaian operasi. Jika venue memerlukan pemeriksaan sendiri, tanya apa yang diperiksanya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.