Rancang meja dan kerusi untuk setiap bilik
Bilik telah diperuntukkan; kini seseorang perlu menyatakan bilangan meja dan kerusi di setiap bilik serta pembekalnya.
Jawapan ringkas
Peruntukan perabot ialah satu jadual yang menyenaraikan, bagi setiap bilik dan kawasan, barang yang diperlukan, sumber setiap barang (venue, pembekal sewaan atau penganjur) dan siapa yang mengalihkannya. Bina daripada pelan lantai dan peruntukan sesi, kemudian sepakati jumlahnya dengan venue secara bertulis.
Anggap perabot yang berpindah antara sesi sebagai baris berasingan, kerana setiap pemindahan memerlukan orang, masa dan tempat simpanan.
Mulakan daripada pelan lantai dan senarai sesi
Ambil pelan lantai yang telah disahkan dan peruntukan sesi. Bagi setiap bilik dan susun atur, kira meja, kerusi dan barang lain yang diperlukan, menggunakan susun atur yang disahkan venue sebagai rujukan.
Tambah kawasan di luar bilik: pendaftaran, bilik penceramah, pejabat penganjur, katering, ruang pameran dan rangkaian.
Tentukan sumber bagi setiap barang
| Sumber | Apa yang diliputi | Apa yang perlu disahkan |
|---|---|---|
| Stok venue | Meja dan kerusi standard yang disediakan untuk bilik yang ditempah | Apa yang termasuk, kuantiti tersedia, sama ada terdapat caj |
| Pembekal sewaan | Barang tambahan atau khas, seperti perabot ruang rehat atau meja tinggi | Waktu penghantaran, kuantiti, masa kutipan, siapa menandatangani penerimaan |
| Penganjur | Barang yang anda bawa sendiri | Simpanan, pelabelan, pengendalian, dan siapa mengalihkannya |
| Penaja atau peserta pameran | Barang yang mereka bawa untuk kawasan sendiri | Siapa meluluskan, di mana ia diletakkan, cara ia masuk dan keluar |
Jejaki pergerakan antara sesi
Bagi setiap perubahan susun atur, rekod apa yang berpindah, dari mana ke mana dan siapa melakukannya. Gunakan pelan pertukaran susunan bilik untuk masa dan orang, dan pelan bilik simpanan untuk tempat barang lebihan menunggu.
Jika bilik berubah susun atur beberapa kali dalam sehari, semak sama ada pasukan venue dan bilangan pemindahan realistik.
Masalah biasa
- Kiraan perabot menganggap semua bilik menggunakan susun atur penuh serentak.
- Pembekal sewaan menghantar di luar waktu akses.
- Barang dibawa masuk tetapi tiada siapa dinamakan untuk mengalihkannya.
- Kerusi standard venue dikira dua kali, sekali sebagai stok venue dan sekali sebagai sewaan.
- Susun atur diubah pada hari acara dan jadual tidak dikemas kini.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persidangan dengan tiga susun atur di dua bilik
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan tahap butiran yang berguna.
Sebuah persatuan profesional rekaan menggunakan bilik utamanya dalam gaya teater untuk sesi plenari pagi dan gaya kabaret untuk bengkel petang, dan bilik kedua untuk sesi selari. Ia menyenaraikan setiap susun atur, kiraan bagi setiap satu, dan menambah meja rangkaian di foyer.
Venue mengesahkan apa yang dibekalkan untuk bilik yang ditempah. Pasukan memesan meja tinggi tambahan daripada pembekal sewaan untuk foyer, dengan penghantaran dalam waktu akses venue, dan menamakan seorang ketua pembekal untuk mengalihkannya pada akhir acara.
Gunakan sendiri
Jadual peruntukan perabot
Salin jadual ini dan tambah satu baris bagi setiap bilik atau kawasan dan susun atur. Gunakan kiraan yang sepadan dengan pelan lantai yang disahkan, dan simpan pengesahan bertulis venue bersamanya.
| Bilik atau kawasan | Susun atur dan sesi | Barang | Kuantiti | Sumber (venue, sewaan, penganjur) | Dihantar atau dialihkan oleh | Masa dan waktu | Dialihkan keluar oleh |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu atau dua bilik dan susun atur standard.
- Venue membekal semua perabot yang anda perlukan.
- Seorang individu boleh menyemak bilik selepas persediaan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa susun atur, bilik dan barang sewaan mesti sepadan dengan pelan lantai.
- Perabot berpindah beberapa kali dalam sehari dan setiap pemindahan memerlukan pasukan dan masa.
- Penaja, peserta pameran dan pembekal sewaan semuanya membawa atau mengalihkan barang sendiri.
Perlukan seseorang untuk menyusun perabot di seluruh bilik?
Ketua projek persidangan boleh membina peruntukan daripada pelan lantai anda, mengesahkan kuantiti dan sumber dengan venue dan pembekal sewaan, dan memadankan setiap pemindahan dengan pelan pertukaran. Susun atur muktamad tertakluk kepada keperluan venue sendiri. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bagaimana saya tahu berapa banyak kerusi yang boleh dimuatkan oleh sesebuah bilik?
Minta had bertulis venue bagi setiap susun atur. Jangan mengiranya sendiri, kerana ia bergantung pada bilik, susun atur dan peraturan venue sendiri.
Patutkah kami guna perabot venue atau sewa?
Gunakan apa yang termasuk dalam venue jika sesuai dengan susun atur anda, dan sewa hanya yang kurang. Tanya apa yang termasuk, kuantitinya dan sama ada terdapat caj.
Siapa patut mengalihkan barang sewaan pada akhir acara?
Namakan seorang di pihak anda dan sahkan masa kutipan dengan pembekal sewaan. Masukkan dalam senarai semak serahan semula.
Bagaimana jika susun atur berubah pada hari acara?
Kemas kini jadual dan maklumkan venue serta-merta supaya pasukannya boleh menyesuaikan. Rekodkan perubahan dalam log keputusan anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.