Cara merancang bilik simpanan untuk bahan acara
Kotak tali lencana nama, sepanduk dan program akan tiba, dan belum ada yang bertanya venue tempat menyimpannya.
Jawapan ringkas
Pelan bilik simpanan menyenaraikan apa yang mesti disimpan di venue, untuk berapa lama, di mana, siapa boleh masuk dan cara item dicatat masuk dan keluar. Ruang, susunan akses dan keselamatan perlu disahkan oleh venue, jadi minta secara bertulis sebelum apa-apa dihantar.
Penganjur kemudian menulis inventori dan peraturan akses yang ringkas, supaya tiada apa-apa yang hilang, menghalang koridor atau tertinggal pada akhir acara.
Apa yang biasanya perlu disimpan
- Bahan pendaftaran: tali lencana nama, lencana, beg, program bercetak.
- Item berjenama: sepanduk, papan tanda, bahan penaja yang disimpan untuk penganjur.
- Kotak AV dan produksi yang menunggu antara persediaan dan penggunaan.
- Tambahan katering dan bekalan tahan lama yang dibekalkan penganjur.
- Perabot ganti atau item yang dikeluarkan daripada bilik semasa pertukaran susunan bilik.
- Barang hilang dan item yang dikumpul daripada perwakilan.
Soalan untuk ditanya kepada venue
| Soalan | Mengapa penting | Bukti |
|---|---|---|
| Adakah ada bilik simpanan untuk tarikh anda, dan di mana? | Ruang perlu disahkan secara bertulis | Pengesahan bertulis bilik dan tarikh |
| Siapa yang mempunyai akses, dan bolehkah ia dikunci? | Mengawal kehilangan dan kemasukan tanpa kebenaran | Susunan akses bertulis dan pemegang kunci dinamakan |
| Seawal mana item boleh tiba dan selewat mana ia boleh kekal? | Penghantaran dan serahan semula mengikut masa ini | Tarikh dan masa yang dinyatakan venue |
| Adakah ada sekatan pada apa yang boleh disimpan? | Sesetengah item mungkin dihadkan venue | Senarai pengecualian bertulis venue |
| Adakah ada caj, dan adakah ia berbeza mengikut tempoh? | Kos perlu masuk dalam bajet | Terma bertulis |
| Adakah venue bertanggungjawab atas item, atau penganjur? | Menjejaskan keputusan insurans dan keselamatan | Kenyataan venue; rujuk soalan perlindungan kepada penasihat anda |
Satu urutan
- Senaraikan apa yang anda perlu simpan dan tarikh setiap item tiba dan keluar.
- Minta bilik simpanan dan termanya daripada venue secara bertulis.
- Sediakan draf inventori dengan item, kuantiti, label kotak dan orang yang bertanggungjawab.
- Sepakati akses: siapa yang memegang kunci, dan siapa yang boleh mengeluarkan item.
- Beri taklimat kepada pembekal tentang tempat menghantar, menggunakan jadual pemunggahan supaya penghantaran sampai di tempat yang betul.
Inventori dan log akses
Labelkan setiap kotak dengan acara, kandungan dan penanggungjawab. Simpan log masuk-keluar yang ditandatangani oleh sesiapa yang mengeluarkan atau memulangkan item.
Pada akhir, gunakan inventori untuk mengesahkan semua telah diambil kira sebelum bilik diserahkan semula (lihat senarai semak serahan semula venue).
Masalah biasa
- Item dihantar sebelum venue bersetuju untuk menyimpannya.
- Kotak ditinggalkan di koridor atau kawasan pemunggahan kerana tiada bilik diperuntukkan.
- Tiada siapa memegang kunci pada masa item diperlukan.
- Tiada rekod tentang apa yang keluar dari bilik, jadi kiraan akhir tidak dapat disemak.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Pelan simpanan untuk persidangan persatuan dua hari
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan kaedah.
Sebuah persatuan pengilang rekaan mempunyai program bercetak, stok lencana dan dua sepanduk yang tiba sehari sebelum acara. Penyelaras meminta venue menyediakan bilik simpanan berkunci untuk tarikh itu dan nama pemegang kunci.
Venue mengesahkan bilik dan pemegang kunci secara bertulis. Penyelaras menulis inventori mengikut kotak, melantik seorang untuk menandatangani item masuk dan keluar, dan memberitahu pencetak supaya menghantar ke titik pemunggahan yang dinyatakan venue bersama label kotak.
Gunakan sendiri
Inventori bilik simpanan dan log akses
Salin ke dalam hamparan. Tambah satu baris bagi setiap kotak atau kumpulan item, dan satu baris log setiap kali apa-apa keluar atau dipulangkan.
| Item atau kotak | Kuantiti | Penanggungjawab | Tarikh tiba | Log keluar/masuk (siapa, bila) | Tarikh pulang atau penyingkiran | Keadaan atau nota |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Program bercetak | Seperti ditempah | Ketua pendaftaran | Sehari sebelum acara | Diisi pada hari acara | Akhir acara | Kira semasa serahan semula |
| Stok lencana dan tali lencana nama | Seperti ditempah | Ketua pendaftaran | Sehari sebelum acara | Diisi pada hari acara | Akhir acara | Kira semasa serahan semula |
| Sepanduk | Seperti ditempah | Penyelaras produksi | Sehari sebelum acara | Diisi pada hari acara | Akhir acara | Semak semasa penyingkiran |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Sedikit item, satu penghantaran dan venue yang menawarkan bilik berkunci.
- Seorang pegawai boleh menyimpan inventori dan kunci.
- Serahan semula mudah.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai pembekal menghantar bahan selama beberapa hari dan setiap satu memerlukan tempat.
- Item bergerak antara bilik semasa program dan perlu dijejak.
- Anda memerlukan seseorang untuk mengurus inventori, akses dan serahan semula semasa acara berlangsung.
Perlu simpanan dan serahan diuruskan bersama acara?
Ketua projek persidangan boleh meminta terma simpanan daripada venue, membina inventori, memberi taklimat kepada pembekal tentang tempat menghantar dan menyimpan log akses sepanjang acara, kemudian menyelaraskannya semasa serahan semula, selaras dengan skop yang dipersetujui. Hantar senarai bahan dan tarikh penghantaran anda. Kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah saya menganggap venue akan menyimpan bahan saya?
Tidak. Minta bilik, tarikh dan terma secara bertulis sebelum apa-apa dihantar.
Siapa bertanggungjawab atas item dalam simpanan?
Minta venue menyatakan pendiriannya secara bertulis. Soalan tentang perlindungan insurans dirujuk kepada penasihat anda.
Bagaimana dengan item bernilai atau sensitif?
Tanya venue tentang pilihan selamat dan simpan sebilangan kecil item bernilai tinggi bersama orang yang dinamakan.
Perlukah saya inventori untuk acara kecil?
Senarai ringkas dan helaian tandatangan sudah memadai, dan ia mempercepatkan serahan semula.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.