Simpan daftar bahan acara yang boleh diguna semula
Bahan acara disimpan dalam kotak, tetapi tiada siapa tahu isinya atau siapa yang memegang kuncinya.
Jawapan ringkas
Daftar penggunaan semula ialah senarai item yang anda putuskan untuk disimpan, dengan kod, keadaan, tempat simpanan, penanggungjawab dan acara berikutnya yang menggunakannya. Ia menjadikan niat baik satu rekod yang boleh disemak dan dicari oleh pasukan.
Kira item sebagai digunakan semula hanya apabila daftar menunjukkan ia digunakan lagi. Sebelum itu, tandakan disimpan dan rekod hasilnya dalam penjejak bukti. Perancangan khusus papan tanda ada dalam pelan papan tanda boleh guna semula.
Tentukan apa yang masuk dalam daftar
Sertakan item yang mahal atau sukar diganti dan mungkin digunakan lagi: pemegang, bingkai, lanyard tanpa tarikh, unit paparan, penutup meja, papan tanda, kotak simpanan.
Tinggalkan barang guna habis dan apa-apa yang membawa penaja, tahun atau tema yang tidak akan digunakan lagi, kecuali ia boleh diubah.
Apa yang direkodkan dalam setiap baris
| Medan | Apa yang ditulis | Mengapa penting |
|---|---|---|
| Kod dan penerangan | Kod pendek dan penerangan ringkas | Membolehkan sesiapa mencari dan mengira item |
| Kuantiti dan keadaan | Bilangan disimpan dan keadaan ketika dibongkar | Mengelakkan item rosak dikira boleh digunakan |
| Tempat simpanan dan penanggungjawab | Bilik, kotak atau rak, dan orang yang dinamakan | Mengelakkan item hilang antara acara |
| Sesuai untuk | Jenis acara atau venue | Mengelakkan menyimpan item yang tiada siapa guna |
| Kegunaan seterusnya | Acara dan tarikh, atau tiada dirancang | Satu-satunya bukti bahawa penggunaan semula berlaku |
| Keputusan pelupusan | Keputusan dan tarikh jika tidak digunakan semula | Mengelakkan daftar menjadi almari yang sesak |
Pastikan daftar jujur
- Semak dua kali setahun: sahkan item masih di tempat yang daftar nyatakan.
- Tetapkan had untuk apa yang disimpan. Simpanan memerlukan ruang dan masa, dan item yang tiada siapa mahu tidak memberi manfaat.
- Rekodkan sebarang keputusan melupuskan item beserta sebabnya, supaya sejarahnya jelas.
- Nyatakan kos simpanan jika ada. Jangan dakwa penggunaan semula menjimatkan wang kecuali perbandingan kos direkodkan.
Urutan kerja
- Semasa membongkar, senaraikan setiap item yang berbaloi disimpan dan periksa keadaannya.
- Labelkan dan simpan, dan rekod tempat serta penanggungjawab pada hari yang sama.
- Masukkan daftar dalam nota serah tugas untuk pasukan acara berikutnya.
- Semasa merancang acara berikutnya, semak daftar sebelum memesan apa-apa yang baharu.
- Selepas acara, rekod apa yang sebenarnya digunakan semula.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Daftar selepas majlis makan malam tahunan dan seminar
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan profesional rekaan menyimpan 12 pemegang meja, 40 pemegang lanyard tanpa tarikh, dan lima sepanduk gulung selepas makan malam tahunannya. Urus setia merekodkan keadaan, menyimpannya dalam dua kotak berlabel di pejabat dan menamakan pengurus pejabat sebagai penanggungjawab.
Empat bulan kemudian seminarnya menggunakan pemegang meja dan pemegang lanyard. Daftar dikemas kini dengan kegunaan seterusnya untuk item itu. Sepanduk membawa tema tahun lepas, jadi ia ditandakan untuk semakan pelupusan, dan penjimatan ditandakan tidak diukur.
Gunakan sendiri
Daftar penggunaan semula bahan
Salin satu baris bagi setiap item atau kumpulan item. Kemas kini kegunaan seterusnya dan pelupusan selepas setiap acara.
| Kod | Item | Kuantiti disimpan | Keadaan | Tempat simpanan | Penanggungjawab | Kegunaan seterusnya (acara dan tarikh) | Keputusan pelupusan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| R01 | Pemegang meja | ||||||
| R02 | Pemegang lanyard tanpa tarikh | ||||||
| R03 | Sepanduk gulung (khusus tema) |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Stok item kecil, satu tempat simpanan dan penanggungjawab yang dinamakan.
- Pasukan yang sama mengendalikan acara dari tahun ke tahun.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Item bertaburan di beberapa pejabat, kawasan atau acara dan tiada siapa mempunyai senarai penuh.
- Kakitangan bertukar dan serah tugas acara lepas tiada.
- Anda mahu daftar dikaitkan dengan keperluan pembekal dan dokumen serah tugas acara.
Mahu daftar penggunaan semula disediakan bersama pek serah tugas?
Event Blueprint boleh menyediakan daftar, penanggungjawab simpanan, tarikh semakan dan nota serah tugas, serta meminta pembekal menyediakan kod dan senarai keadaan. Ia membezakan jelas antara disimpan dan digunakan semula. Hantar apa yang anda simpan sekarang dan acara asalnya; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah menyimpan item sama dengan menggunakannya semula?
Tidak. Disimpan bermaksud ada dalam simpanan. Digunakan semula bermaksud daftar menunjukkan ia digunakan lagi pada acara kemudian. Laporkan keduanya secara berasingan.
Berapa lama item patut disimpan?
Tetapkan tarikh semakan bagi setiap kumpulan dan rekod keputusan untuk simpan atau lupus. Item yang tiada siapa rancang untuk guna tidak patut kekal dalam simpanan secara lalai.
Bolehkah kami kata daftar ini menjimatkan wang?
Hanya jika kos simpanan dan kos membeli item baharu kedua-duanya direkodkan. Jika tidak, nyatakan penjimatan tidak diukur.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.