Apabila perkhidmatan interpretasi yang dijanjikan belum sedia untuk raptai
Raptai sedang berjalan, jurubahasa dan peralatan yang dijanjikan untuk dua bahasa belum disediakan, dan program bergantung padanya.
Jawapan ringkas
Ketahui dengan tepat apa yang tiada: jurubahasa, bilik jurubahasa, penerima, suapan mikrofon atau juruteknik pembekal sendiri. Minta pembekal menyatakan secara bertulis apa yang akan sedia, bila, dan apa yang mereka perlukan daripada venue dan pasukan AV.
Kemudian putuskan bersama penanggungjawab program bagaimana sesi akan berjalan jika perkhidmatan lewat atau separa. Kualiti interpretasi dan pilihan peralatan ditentukan oleh pembekal dan jurubahasa, bukan penganjur.
Apa yang diketahui dan apa yang belum
Tulis apa yang dijanjikan dan apa yang ada. Lajur terakhir menunjukkan siapa yang boleh menyelesaikan setiap perkara.
| Diketahui | Belum diketahui | Siapa boleh menjawab |
|---|---|---|
| Apa yang dijanjikan dalam sebut harga dan taklimat interpretasi: bahasa, sesi, peralatan dan kakitangan | Item mana dalam senarai itu ada di lokasi, dan mana yang tiada | Rekod penganjur; pembekal interpretasi |
| Apa yang tiada semasa raptai, diperhatikan dan dicatat masanya | Sama ada pembekal lewat, tersalah jadual atau menukar pelan | Pembekal interpretasi, secara bertulis |
| Sesi mana bergantung pada interpretasi dan berapa ramai peserta yang memerlukannya | Sama ada mana-mana sesi boleh berjalan tanpanya atau dengan perkhidmatan dikurangkan | Penanggungjawab program; rekod peserta |
| Persediaan AV yang diperlukan jurubahasa daripada bilik: suapan, bekalan elektrik, kedudukan | Sama ada pembekal AV dan venue tahu keperluan itu | Pembekal AV dan venue; pembekal interpretasi |
Siapa yang berhak memutuskan
Penanggungjawab program memutuskan sesi mana yang memerlukan interpretasi dan apa yang boleh diterima jika dikurangkan. Pembekal interpretasi memutuskan bagaimana ia menyediakan kakitangan dan peralatan, dan apa yang jurubahasa perlukan untuk bekerja dengan selamat dan baik. Pembekal AV dan venue memutuskan apa yang bilik boleh sediakan.
Jika pembekal tidak memenuhi perjanjian, itu soal kontrak untuk penandatangan atau penasihat undang-undang. Simpan rekod bertarikh apa yang dijanjikan dan apa yang tiba.
- Sesi mana yang memerlukan interpretasi: penanggungjawab program.
- Kakitangan, peralatan dan keperluan jurubahasa: pembekal interpretasi.
- Apa yang dibekalkan bilik: pembekal AV dan venue.
- Status kontrak: penandatangan, dengan nasihat undang-undang jika perlu.
Pilihan yang realistik, termasuk menghentikan atau mengecilkan skala
Bandingkan pilihan dari segi akses peserta, masa dan kos. Masukkan pilihan perkhidmatan dikurangkan atau bertulis sahaja.
| Pilihan | Apa yang terlibat | Akibat untuk dipertimbangkan |
|---|---|---|
| Jadual semula raptai | Minta pembekal memberi masa pasti dan pastikan AV dan venue tersedia pada masa itu. | Ujian penuh; bergantung pada slot lain. |
| Uji sesi utama sahaja | Utamakan sesi pembukaan dan mana-mana plenari dan uji selebihnya pada hari acara jika boleh. | Keyakinan separa; masalah kemudian mungkin timbul secara langsung. |
| Kurangkan bahasa atau sesi | Tawarkan interpretasi untuk lebih sedikit sesi, dipersetujui penanggungjawab program. | Lebih boleh dipercayai; sebahagian peserta mendapat akses lebih kurang. |
| Tawarkan alternatif bertulis | Sediakan slaid atau ringkasan dalam bahasa kedua untuk sebahagian sesi. | Kos lebih rendah; bukan pengganti langsung. |
| Lewatkan satu sesi | Alihkan atau mulakan lebih lewat supaya pembekal dapat melengkapkan persediaan. | Memberi masa; melewatkan sesi lain. |
Komunikasi: siapa memberitahu apa kepada siapa
Bercakap dengan pembekal dahulu, kemudian sahkan dalam satu e-mel. Beritahu penanggungjawab program apa yang disahkan dan apa yang tidak. Beritahu peserta hanya jika perkhidmatan berubah, dan nyatakan dengan jelas apa yang tersedia.
Laraskan draf mengikut fakta anda.
- Kepada pembekal: semasa raptai [item] tidak ditemui. Sila sahkan secara bertulis apa yang akan sedia, menjelang bila, dan apa yang anda perlukan daripada venue atau pasukan AV. Kami akan merancang sesi berdasarkan jawapan anda.
- Kepada penanggungjawab program: perkhidmatan interpretasi belum sedia semasa raptai. Pilihan ialah [A, B, C] dengan kesan di bawah. Sila sahkan sesi mana yang menjadi keutamaan dan siapa yang memutuskan.
- Kepada peserta, jika terjejas: interpretasi akan tersedia untuk [sesi]. Bagi sesi lain, [alternatif]. Butiran menjelang [tarikh].
Susulan dan pencegahan berulang
- Rekodkan janji asal, apa yang diperhatikan dan keputusan dalam log keputusan.
- Catat setiap pemerhatian raptai dalam log bukti dan biarkan item belum disahkan sehingga dilihat berfungsi.
- Sertakan keperluan AV dan bilik untuk jurubahasa dalam pek serahan bagi pembekal AV dan venue.
- Minta pembekal menamakan seorang di lokasi dan masa persediaan sebelum raptai, bukan selepas.
- Lihat apabila raptai mendedahkan serahan yang belum selesai dan apabila pembentangan diluluskan tidak boleh dimainkan untuk kes berkaitan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Dua bahasa, tiada bilik jurubahasa
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah institut profesional rekaan mengadakan persidangan sehari dengan interpretasi langsung antara dua bahasa untuk kira-kira 200 peserta. Semasa raptai petang, juruteknik pembekal interpretasi belum tiba dan tiada bilik jurubahasa disediakan.
Ketua projek bertanya pembekal secara bertulis apa yang tiada dan bila ia boleh sedia. Penanggungjawab program mengesahkan plenari pembukaan dan penutup ialah keutamaan. Pembekal berjanji menghantar juruteknik pada pukul 7 pagi esok, dan ujian ringkas ditempah sebelum pintu dibuka.
Gunakan sendiri
Senarai semak kesediaan interpretasi
Semak bersama pembekal, pembekal AV dan venue. Apa-apa yang tidak dilihat berfungsi kekal terbuka.
- Bahasa dan sesi yang dijanjikan, dan di mana ia ditulis:
- Jurubahasa yang dinamakan dan disahkan bagi setiap sesi (pengesahan pembekal):
- Bilik jurubahasa atau kedudukan dan di mana pembekal menjangkakannya:
- Suapan audio yang diperlukan jurubahasa daripada bilik, dan siapa yang membekalkannya:
- Penerima atau peralatan peserta lain, dan pelan pengedaran:
- Juruteknik pembekal di lokasi: nama dan masa:
- Slot raptai: tarikh, masa, siapa hadir:
- Pelan sandaran jika peralatan atau kakitangan lewat: penanggungjawab dan masa keputusan:
- Apa yang diberitahu kepada setiap peserta, dan oleh siapa:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jurang kecil dan pembekal mengesahkan pembaikan pasti secara bertulis.
- Ada slot raptai lain.
- Penanggungjawab program boleh mengurangkan sesi yang dijurubahasakan jika perlu.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pembekal mesti sejajar dan tiada sesiapa yang bertanggungjawab atas titik temu antara mereka.
- Perkhidmatan ini teras kepada akses peserta atau komitmen kontrak.
- Program bergantung pada interpretasi dalam banyak sesi.
Mahu seseorang menyelaraskan persediaan interpretasi?
Jika beberapa pembekal mesti sejajar dan tiada sesiapa yang menguruskan titik temu antara mereka, kongsi sebut harga interpretasi dan susunan acara anda. Kami akan balas dengan menerangkan tahap sokongan yang sesuai dan skopnya: ketua projek persidangan menyelaraskan pembekal interpretasi, pasukan AV dan venue, membina senarai keperluan, menjadualkan raptai dan menyimpan semakan kesediaan sehingga setiap item dilihat berfungsi. Diagnostik perancangan boleh menyemak pelan serahan teknikal sebelum acara akan datang. Pilihan peralatan dan keperluan jurubahasa ditentukan oleh pembekal, dan soal kontrak oleh penandatangan dan penasihat anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah kami memberitahu peserta interpretasi mungkin lewat?
Hanya setelah anda tahu apa yang akan berubah. Beri kenyataan jelas tentang sesi mana yang diliputi dan bila anda akan mengesahkan.
Bolehkah kami menggunakan pembekal lain pada saat akhir?
Mungkin boleh, tetapi ia menambah serahan, kos dan risiko baharu. Tanya penanggungjawab program dan penandatangan sebelum menghubungi sesiapa.
Siapa memberitahu pasukan AV apa yang jurubahasa perlukan?
Pembekal interpretasi memberi keperluan, dan penganjur atau ketua projek menyampaikannya kepada pembekal AV dan venue dalam satu dokumen.
Bagaimana jika pembekal tidak dapat membaikinya tepat pada masanya?
Kurangkan sesi yang dijurubahasakan atau tawarkan alternatif bertulis seperti yang dipersetujui oleh penanggungjawab program, dan rekodkan keputusan. Sebarang implikasi kontrak diserahkan kepada penandatangan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.