Apabila pembentangan yang diluluskan tidak boleh dimainkan semasa raptai
Slaid diluluskan beberapa minggu lalu, dan semasa raptai sistem main balik venue tidak dapat memaparkannya dengan betul.
Jawapan ringkas
Rekodkan dengan tepat apa yang berlaku pada peralatan mana sebelum sesiapa mengubah fail. Catat versi fail, cara ia dihantar, mesin mana memainkannya dan apa yang gagal, dan minta pandangan pembekal AV serta penceramah tentang puncanya.
Kemudian pilih cara sesi akan dijalankan: baiki fail, guna peralatan penceramah sendiri, atau jalankan versi lebih ringkas. Perubahan kandungan memerlukan kelulusan penanggungjawab program. Diagnosis teknikal ialah tugas pembekal AV.
Apa yang diketahui dan apa yang belum
Tulis apa yang diperhatikan, berasingan daripada apa yang orang fikir menjadi puncanya. Lajur terakhir menunjukkan siapa yang boleh menyelesaikan setiap perkara.
| Diketahui | Belum diketahui | Siapa boleh menjawab |
|---|---|---|
| Versi yang diluluskan jawatankuasa, tarikh dan nama failnya | Sama ada fail yang dimainkan semasa raptai ialah versi yang sama | Penanggungjawab program; penceramah |
| Apa yang dipaparkan atau dilakukan skrin semasa raptai, dengan masa | Punca: format fail, media tertanam, fon, pautan atau tetapan peralatan | Pembekal AV, secara bertulis |
| Mesin main balik dan sambungan yang digunakan dalam bilik | Sama ada komputer riba penceramah atau fail yang ditukar akan dimainkan dengan betul | Pembekal AV bersama penceramah |
| Slot sesi, susunan acara dan masa yang tinggal sebelum sesi | Sama ada terdapat slot raptai lain | Penyelaras persembahan atau penanggungjawab program; venue |
Siapa yang berhak memutuskan
Penceramah menentukan kandungan slaidnya, dan penanggungjawab program mengawal apa yang diluluskan jawatankuasa. Perubahan pada isi, contohnya membuang video, memerlukan penanggungjawab program. Pembekal AV memutuskan apa yang boleh dimainkan dengan boleh dipercayai pada sistemnya.
Sama ada venue membenarkan peralatan luar disambungkan, atau fail dimuatkan dengan cara tertentu, ialah keputusan venue dan mungkin ada dalam syarat tempahan. Tanya secara bertulis.
- Perubahan kandungan pada slaid diluluskan: penanggungjawab program, bersama penceramah.
- Cara fail dimainkan: pembekal AV.
- Penggunaan peralatan luar dalam bilik: venue dan pembekal AV.
- Waktu sesi jika raptai berlanjutan: penyelaras persembahan atau penanggungjawab program.
Pilihan yang realistik, termasuk menghentikan atau mengecilkan skala
Setiap pilihan ada kos dari segi masa, risiko atau kandungan. Masukkan pilihan menjalankan sesi tanpa slaid.
| Pilihan | Apa yang terlibat | Akibat untuk dipertimbangkan |
|---|---|---|
| Baiki dan uji semula fail | Penceramah atau pembekal AV menukar slaid, dan ia diuji semula pada sistem bilik. | Kandungan yang diluluskan dikekalkan; memerlukan slot ujian lagi. |
| Penceramah guna komputer riba sendiri | Pembekal AV mengesahkan sambungan dan menguji sekali. | Biasa bagi penceramah; menambah satu titik kegagalan pada hari acara. |
| Versi diringkaskan | Penceramah membuang media tertanam atau fon khas, dengan kelulusan penanggungjawab program. | Boleh dipercayai; sebahagian kandungan hilang. |
| Membentang tanpa slaid | Penceramah berucap daripada nota dan risalah bercetak jika penanggungjawab program bersetuju. | Menghapuskan kebergantungan; kandungan berkurang. |
| Jadual semula sesi | Alih ke slot kemudian jika program membenarkan, memberi masa membaiki fail. | Penceramah lain dan waktu terjejas. |
Komunikasi: siapa memberitahu apa kepada siapa
Bercakap dengan penceramah dan pembekal AV bersama jika boleh, supaya kedua-duanya mendengar fakta yang sama. Beritahu penanggungjawab program sebelum sebarang kandungan dibuang. Peserta tidak perlu dimaklumkan kecuali program berubah.
Laraskan draf mengikut fakta anda.
- Kepada penceramah: semasa raptai slaid yang diluluskan tidak dapat dimainkan pada sistem bilik. Sila hantar fail asal dan sebarang media tertanam, dan beritahu versi mana anda mahu dipaparkan. Kami akan mengesahkan pelan menjelang [tarikh].
- Kepada pembekal AV: sila nyatakan secara bertulis apa yang gagal, kemungkinan puncanya, dan apa yang anda perlukan untuk menguji fail yang dibaiki atau peranti penceramah, serta bila.
- Kepada penanggungjawab program: slaid yang diluluskan tidak dapat dimainkan semasa raptai. Pilihan ialah [A, B, C]. Sila sahkan sama ada kandungan boleh dibuang dan siapa meluluskan.
Susulan dan pencegahan berulang
- Catat setiap ujian main balik dalam log bukti dengan versi fail, mesin, keputusan dan orang yang memerhati, dan biarkan belum disahkan sehingga ujian berjaya.
- Rekodkan keputusan tentang cara sesi dijalankan dalam log keputusan.
- Hantar fail akhir kepada pembekal AV menjelang tarikh yang dipersetujui dan minta pengesahan bertulis ia diterima.
- Tambah semakan fail pembentangan, dengan orang yang dinamakan, ke dalam taklimat penceramah akan datang menggunakan penjana taklimat penceramah.
- Jadikan slot raptai penuh kedua sebahagian pelan bagi mana-mana sesi yang mempunyai media tertanam.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Slaid ucaptama gagal sehari sebelum acara
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Perunding Kejuruteraan mempunyai ucaptama dengan slaid yang menyertakan dua video tertanam. Semasa raptai, mesin main balik venue memaparkan slaid tetapi video tidak bermula.
Penyelaras persembahan merekodkan mesin, nama fail dan masa. Pembekal AV berkata video mungkin dipautkan dan bukan tertanam, tetapi mahu mengesahkan. Penceramah menghantar fail asal, penanggungjawab program bersetuju bahawa satu video boleh digugurkan jika perlu, dan ujian kedua ditempah pada pagi esok sebelum pintu dibuka.
Gunakan sendiri
Log main balik raptai
Guna satu baris bagi setiap fail yang diuji. Biarkan terbuka sehingga seseorang melihat fail dimainkan dari awal hingga akhir pada sistem bilik.
| Fail dan versi | Dihantar oleh dan bila | Dimainkan pada (mesin dan sambungan) | Keputusan yang diperhatikan | Penanggungjawab langkah seterusnya | Tarikh ujian semula dan status |
|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Fail seorang penceramah yang terjejas dan ada slot ujian semula.
- Pembekal AV berada di lokasi dan boleh mendiagnosis dengan cepat.
- Kandungan boleh diringkaskan dengan persetujuan penanggungjawab program.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Fail beberapa penceramah gagal, atau masalah melibatkan penyelaras persembahan, venue dan pembekal AV serentak.
- Tiada slot raptai yang tinggal dan keputusan mesti dibuat pantas.
- Tiada sesiapa yang menjejak versi fail bagi semua penceramah.
Mahu seseorang menjalankan semakan fail?
Jika fail beberapa penceramah gagal dan tiada sesiapa menjejak versi fail, kongsi senarai sesi anda. Kami akan balas dengan menerangkan tahap sokongan yang sesuai dan skopnya: ketua projek persidangan menyediakan semakan fail pembentangan bagi semua penceramah, menjadualkan slot raptai, menyimpan log main balik, dan menyelaraskan penceramah, penyelaras persembahan serta pembekal AV sehingga setiap sesi mempunyai pelan yang telah diuji. Diagnostik perancangan juga boleh menyemak serahan teknikal yang selebihnya. Pembaikan teknikal ialah tugas pembekal AV.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah kami mengubah slaid yang diluluskan supaya ia boleh dimainkan?
Hanya dengan persetujuan penanggungjawab program jika kandungan berubah. Pembaikan format yang mengekalkan kandungan boleh dipersetujui dengan penceramah dan pembekal AV.
Adakah lebih selamat menggunakan komputer riba penceramah?
Ia boleh berfungsi, tetapi menambah peranti dan sambungan yang mesti diuji. Minta pembekal AV mengesahkan dan menguji bersama penceramah sebelum sesi.
Seawal mana fail pembentangan patut dikumpul?
Sepakati tarikh dengan setiap penceramah dan pembekal AV, cukup awal untuk meninggalkan masa ujian semula. Nyatakan dalam taklimat penceramah dan sahkan penerimaan.
Bagaimana jika tiada masa untuk membaikinya?
Pilih antara versi diringkaskan dan membentang tanpa slaid, dan minta penanggungjawab program memutuskan. Rekodkan pilihan supaya penyelaras persembahan tahu pelannya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.