Apa yang perlu ada dalam taklimat pengacara acara
Anda sudah menyenarai pendek pengacara, dan penanggungjawab program kini perlu menentukan peranan pada hari acara.
Jawapan ringkas
Taklimat pengacara menetapkan enam perkara: segmen yang dikendalikan, campuran bahasa, dokumen yang diterima dan bila, siapa meluluskan pengenalan penceramah, siapa boleh menukar aturan acara, dan asas harga tempahan.
Tulis supaya pengacara boleh menjawab ya atau tidak bagi setiap baris. Sebut harga yang hanya menyatakan 'mengacara acara' akan menyembunyikan raptai, penulisan skrip dan kerja lebih masa. Pemeriksa kelengkapan RFP menunjukkan baris yang masih tertinggal.
Perkara yang mesti diselesaikan
Pengacara berada di antara penanggungjawab program, pengurus pentas dan hadirin. Taklimat perlu menamakan setiap pihak ini supaya tiada kekeliruan tentang siapa memberi isyarat.
| Perkara | Apa yang ditulis | Cara menyemak |
|---|---|---|
| Skop mengacara | Pembukaan, penghubung sesi, pengenalan penceramah, makluman am, penutup. Nyatakan yang tidak termasuk, seperti menjadi moderator panel. | Pengacara mengesahkan setiap segmen berdasarkan draf program. |
| Bahasa | Bahasa bagi setiap segmen dan sama ada makluman am boleh bercampur bahasa. | Minta contoh ringkas atau rujukan yang boleh dihubungi. |
| Dokumen dan masa | Aturan acara, biodata penceramah, nota sebutan, penghargaan penaja. Namakan tarikh serahan bagi setiap satu. | Penerimaan dicatat mengikut tarikh. |
| Kelulusan pengenalan | Siapa meluluskan teks setiap pengenalan dan penghargaan. | Teks yang diluluskan ada dalam lembaran isyarat sebelum raptai. |
| Kuasa mengubah aturan acara | Siapa boleh meminta pemendekan atau pemanjangan semasa acara dan bagaimana permintaan sampai ke pentas. | Seorang individu dan satu saluran, contohnya pengurus pentas melalui fon kepala. |
| Raptai dan masa tiba | Slot taklimat, ujian bunyi, masa tiba dan jam yang diliputi. | Masa tercatat dalam sebut harga dan jadual produksi. |
| Asas harga | Jam, raptai, penulisan skrip, kadar lebih masa, perjalanan dan terjemahan skrip. | Dua sebut harga boleh dibandingkan baris demi baris. |
Siapa menyemak apa
Penanggungjawab program meluluskan skop dan pengenalan. Pengurus pentas atau ketua produksi memegang isyarat dan masa. Pengerusi jawatankuasa atau organisasi penganjur meluluskan sebarang teks tentang tetamu kehormat dan susunan protokol, iaitu teks yang paling sensitif dalam skrip.
- Susunan protokol tetamu perlu datang daripada organisasi penganjur secara bertulis.
- Penghargaan penaja mengikut senarai penaja yang dipersetujui, bukan ingatan pengacara.
- Apa-apa makluman keselamatan perlu dibekalkan oleh venue atau pegawai keselamatan dan dibaca seperti yang ditulis.
Soalan kepada pengacara sebelum menempah
- Segmen mana dalam program seperti ini pernah anda kendalikan, dan apa yang anda lakukan apabila jadual lewat?
- Bagaimana anda mahu menerima isyarat, dan apa yang perlu ada di podium?
- Bagaimana anda mengendalikan nama dan istilah teknikal yang tidak biasa, dan bagaimana sebutan perlu dibekalkan?
- Apa yang termasuk dalam yuran: raptai, kerja skrip, jam di tapak, lebih masa dan perjalanan?
- Siapa menggantikan jika anda tidak dapat hadir, dan berapa awal anda akan memaklumkan?
Perkara yang sering tercicir
- Pengacara turut menjadi moderator panel tanpa persetujuan, lalu kedua-dua peranan tidak disediakan dengan baik.
- Biodata penceramah tiba malam sebelum acara dan pengenalan dibuat secara spontan.
- Dua orang memberi isyarat masa yang bercanggah dari kedudukan berbeza.
- Lebih masa tidak dinyatakan, jadi masa terlajak 30 minit menjadi perbincangan tentang bil.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum sehari sebuah persatuan fiktif
Organisasi dan angka fiktif, hanya untuk menunjukkan tahap perincian.
Persatuan Fiktif Jurutera Bangunan menganjurkan forum sehari untuk kira-kira 300 ahli. Ketua urus setia menulis taklimat pengacara selepas menerima dua sebut harga yang jauh berbeza.
Apabila dibandingkan, satu sebut harga merangkumi taklimat setengah jam dan penulisan pengenalan, manakala satu lagi hanya meliputi jam mengacara. Urus setia menambah baris yang tertinggal, menamakan setiausaha kehormat sebagai orang yang meluluskan pengenalan, dan menamakan pengurus pentas sebagai satu-satunya orang yang boleh menukar masa.
Gunakan sendiri
Templat taklimat pengacara
Salin ke dokumen dan hantar bersama draf program. Apa-apa yang belum diketahui perlu ditulis Belum diputuskan, bersama penanggungjawab dan tarikh.
- Nama acara, tarikh, venue dan dewan; hadirin dan anggaran bilangan:
- Jam diliputi, masa tiba, slot raptai atau taklimat:
- Segmen yang dikendalikan (pembukaan, penghubung, pengenalan, makluman am, penutup):
- Segmen yang tidak termasuk (contohnya moderator panel):
- Bahasa bagi setiap segmen:
- Dokumen yang dibekalkan dan tarikh hantar:
- Siapa meluluskan pengenalan dan penghargaan penaja:
- Sumber dan orang yang meluluskan susunan protokol:
- Siapa boleh menukar aturan acara, melalui saluran apa:
- Asas harga: jam, raptai, skrip, lebih masa, perjalanan:
- Pengganti jika pengacara tidak dapat hadir:
- Penerimaan: lembaran isyarat disemak semasa raptai, nama dan gelaran disemak, disahkan oleh:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang penanggungjawab program boleh menulis lembaran isyarat dan membekalkan biodata tepat pada masanya.
- Program berlangsung dalam satu bilik dengan seorang pengurus pentas.
- Anda pernah bekerja dengan pengacara yang sama.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Banyak kumpulan penceramah, bahasa atau tetamu kehormat menyukarkan lembaran isyarat kekal konsisten.
- Pengacara, pengurus pentas dan venue masing-masing memegang sebahagian jadual dan tiada siapa memegang semuanya.
- Anda membandingkan beberapa sebut harga dan perlu menyeragamkan asasnya.
Mahu taklimat pengacara dikaitkan dengan pek pembekal anda?
Event Blueprint boleh menghimpunkan taklimat pengacara bersama taklimat venue, audiovisual dan fotografi supaya setiap pembekal menerima aturan acara dan kelulusan yang sama. Hantar draf program dan sebut harga yang telah anda terima. Kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah pengacara menulis skrip sendiri?
Mereka boleh merangka pengenalan, tetapi penanggungjawab program meluluskan teksnya. Fakta tentang penceramah dan organisasi perlu datang daripada biodata dan senarai protokol penganjur.
Adakah pengacara orang yang sama dengan moderator panel?
Belum tentu. Nyatakan dalam taklimat sama ada moderator termasuk. Ia memerlukan persediaan berasingan bersama panel.
Bolehkah pengacara membuat makluman keselamatan?
Hanya teks yang dibekalkan oleh venue atau pegawai keselamatan, dibaca seperti yang diberi. Pengacara tidak mencipta kandungan keselamatan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.