Tulis spesifikasi venue supaya jawapan boleh dibandingkan
Tiga venue telah menghantar brosur, dan tiada satu pun menjawab soalan yang sama.
Jawapan ringkas
Spesifikasi skop venue menyenaraikan apa yang anda perlukan daripada venue untuk disediakan dan disahkan: ruang, tarikh dan masa, perkhidmatan yang termasuk, perkhidmatan yang dikecualikan, peraturan, dan kebergantungan kepada pembekal anda yang lain.
Sama ada sesebuah bilik selamat atau sah untuk bilangan orang tertentu disahkan oleh venue dan pihak berkuasa berkaitan. Tugas anda ialah bertanya dan mendapatkan jawapan secara bertulis.
Nyatakan keperluan, bukan pakej venue
Brosur menerangkan apa yang dijual venue. Spesifikasi menerangkan apa yang acara anda perlukan, supaya setiap venue menjawab senarai yang sama dan perkara yang tertinggal kelihatan.
Mulakan daripada taklimat projek anda: bilangan perwakilan yang dijangka dalam julat, bentuk program, dan sesi mana memerlukan jenis ruang apa.
Langkah-langkahnya
- Senaraikan setiap ruang yang diperlukan program: plenari, sesi selari, pendaftaran, katering, bilik penceramah, stor, dan sebarang kawasan penaja atau pameran.
- Bagi setiap ruang, tulis tarikh dan waktu penggunaan, termasuk pemasangan, raptai dan pembersihan, dan bukan hanya waktu acara.
- Putuskan perkhidmatan yang anda mahu daripada venue dan yang daripada pembekal sendiri: audiovisual, katering, pentas, internet, papan tanda.
- Tulis soalan yang mesti dijawab venue secara bertulis: apa yang termasuk dalam harga yang disebut, apa yang dikenakan tambahan, dan peraturan yang terpakai.
- Minta dokumen venue sendiri tentang susun atur, kapasiti mengikut susunan dan akses, dan biarkan venue menyatakan angkanya. Jangan membuat andaian.
- Sepakati seorang wakil tunggal di venue dan seorang di pihak anda, serta cara perubahan disahkan.
- Semak spesifikasi yang siap dengan pemeriksa kelengkapan RFP sebelum menghantarnya.
Apa yang dinyatakan, mengikut bidang
| Bidang | Apa yang dinyatakan penganjur | Apa yang diminta venue sahkan secara bertulis |
|---|---|---|
| Ruang dan susun atur | Bilik diperlukan, jenis sesi, susunan tempat duduk yang dikehendaki | Kapasiti bagi setiap susunan seperti dinyatakan venue, dan sebarang sekatan |
| Tarikh dan waktu | Tempoh pemasangan, raptai, acara dan pembersihan | Waktu akses, peraturan lebih masa dan siapa meluluskan lanjutan |
| Perkhidmatan termasuk | Perabot, pembersihan, petugas di tapak, peralatan yang dijangka | Apa yang tepat diliputi harga dan apa yang dikenakan bayaran |
| Katering dan pembekal luar | Sama ada katering dalaman atau pengusaha sendiri | Polisi venue, dan sebarang yuran bagi pembekal luar |
| Audiovisual dan internet | Bilik yang memerlukan sokongan audiovisual, bilangan peranti bersambung yang dijangka | Sama ada venue membekalkannya, siapa yang membekal, serta had dan yuran |
| Akses dan kebolehcapaian | Keperluan perwakilan dan penceramah yang anda ketahui | Kemudahan kebolehcapaian seperti diterangkan venue, untuk disemak penasihat kebolehcapaian anda |
| Keselamatan dan permit | Jangan buat andaian | Peraturan keselamatan dan permit serta siapa bertanggungjawab, untuk disahkan venue dan pihak berkuasa |
| Pemunggahan dan stor | Apa yang tiba, bagaimana dan bila | Akses pemunggahan, lif, ruang stor dan peraturan |
| Papan tanda, penjenamaan dan hiasan | Apa yang dirancang untuk dipamerkan | Peraturan tentang pemasangan, sepanduk dan bahan penaja |
| Terma kontrak | Laluan kelulusan dan had bayaran anda | Jadual deposit, terma pembatalan dan pertukaran tarikh, peraturan penyusutan |
Kebergantungan yang perlu ditulis
- Pembekal audiovisual anda memerlukan akses bilik, maklumat bekalan elektrik dan rigging daripada venue, jadi minta seorang wakil teknikal venue yang dinamakan.
- Pengusaha katering anda memerlukan akses dapur, kawasan hidangan dan stor. Lihat spesifikasi katering.
- Siaran atau rakaman memerlukan lebar jalur dan kedudukan kamera. Lihat taklimat siaran langsung.
- Apa-apa yang anda rancang untuk dipasang pada dinding atau siling memerlukan kelulusan venue sebelum reka bentuk dimuktamadkan.
Kesilapan biasa
- Membandingkan venue hanya berdasarkan sewa yang disebut, sedangkan satu termasuk perabot dan juruteknik dan yang lain tidak.
- Terlupa waktu pemasangan dan pembersihan, lalu membayar untuk sehari tambahan.
- Menerima angka kapasiti lisan untuk susun atur bilik yang sebenarnya anda perlukan.
- Menandatangani jadual deposit dan penyusutan tanpa menyemaknya dengan had kelulusan anda.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Spesifikasi venue untuk forum sehari
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan industri hartanah rekaan merancang forum sehari untuk 200 hingga 280 perwakilan dan mahukan bilik plenari, dua bilik sesi selari, foyer pendaftaran dan kawasan makan tengah hari. Draf pertama hanya menyenaraikan plenari dan sesi selari.
Semakan mengikut jadual menambah bilik persediaan penceramah, stor untuk bahan bercetak petang sebelumnya, pemasangan mulai 3 petang hari sebelumnya, dan soalan tentang siapa membekalkan internet untuk pengimbas pendaftaran. Dua daripada tiga venue telah membuat sebut harga tanpa mana-mana perkara ini, maka jawatankuasa meminta ketiga-tiganya membuat sebut harga semula berdasarkan spesifikasi penuh.
Gunakan sendiri
Templat spesifikasi skop venue
Salin ke dokumen dan hantar kepada setiap venue dengan tarikh akhir yang sama.
- Nama acara, tarikh dan julat perwakilan (julat jangkaan, bukan angka pasti):
- Bentuk program: plenari, sesi selari, pameran, hidangan:
- Ruang diperlukan: tujuan, waktu penggunaan dan susunan tempat duduk yang dikehendaki bagi setiap satu:
- Tempoh pemasangan, raptai dan pembersihan:
- Perkhidmatan yang dijangka daripada venue, dan perkhidmatan yang kami bekalkan sendiri:
- Pendekatan katering: dalaman venue atau pengusaha sendiri, serta polisi dan yuran venue:
- Audiovisual, internet dan bekalan elektrik: keperluan kami, apa yang dibekalkan venue, had dan caj:
- Keperluan akses dan kebolehcapaian yang kami ketahui:
- Laluan pemunggahan, stor dan peraturan penghantaran:
- Peraturan papan tanda, penjenamaan dan pemasangan:
- Sila sahkan secara bertulis: kapasiti bagi setiap susunan, tanggungjawab keselamatan dan permit, apa yang termasuk dan dikecualikan dalam harga:
- Terma kontrak: deposit, pembatalan, pertukaran tarikh, penyusutan:
- Wakil tunggal di venue dan di pihak kami, serta cara perubahan disahkan:
- Tarikh akhir cadangan, tarikh akhir soalan dan tarikh keputusan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Tempahan hotel atau pusat persidangan biasa dengan beberapa bilik dan format yang dikenali.
- Pasukan anda pernah mengadakan acara di sana dan tahu peraturannya.
- Seorang individu boleh membaca kontrak dan membandingkan cadangan baris demi baris.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa bilik, pembekal luar dan pemunggahan yang ketat perlu diselaraskan dengan venue.
- Cadangan menggabungkan perkhidmatan secara berbeza dan sukar dibandingkan.
- Terma kontrak seperti penyusutan dan pembatalan perlu disemak dengan had kelulusan sebelum menandatangani.
Mahu spesifikasi venue ditulis bersama anda?
Event Blueprint boleh menyusun jadual bilik, keperluan venue dan kebergantungan kepada pembekal lain anda dalam satu pek, supaya venue menjawab soalan yang sama. Kapasiti, keselamatan dan permit tetap perlu disahkan venue dan pihak berkuasa berkaitan, dan jawatankuasa anda menandatangani kontrak. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah saya perlukan spesifikasi venue sebelum lawatan tapak?
Versi ringkas membantu. Ia memfokuskan lawatan kepada keperluan anda. Hantar spesifikasi penuh selepas itu supaya cadangan boleh dibandingkan.
Patutkah spesifikasi menyertakan bajet?
Sertakan bajet anda jika polisi membenarkan, atau sekurang-kurangnya nyatakan sama ada angka itu patut termasuk cukai dan caj perkhidmatan. Minta setiap venue menyatakan apa yang diliputi harganya.
Siapa mengesahkan bilik boleh memuatkan bilangan kami dengan selamat?
Venue dan pihak berkuasa berkaitan. Minta venue menyatakan kapasiti bagi setiap susunan tempat duduk secara bertulis, dan jangan bergantung pada angka brosur sahaja.
Bolehkah kami menggunakan pengusaha katering dan pembekal audiovisual sendiri?
Sesetengah venue menyekat pembekal luar atau mengenakan yuran. Letakkan soalan itu dalam spesifikasi dan bandingkan jawapan, kerana ia boleh mengubah jumlah kos.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.