Cara membandingkan cadangan acara untuk jurang skop
Tiga cadangan menerangkan acara yang sama dalam tiga cara, dan jawatankuasa tidak pasti yang mana meliputi paling banyak.
Jawapan ringkas
Tulis skop sekali sebagai senarai garis dasar serahan, kemudian petakan setiap cadangan kepadanya dan tandakan setiap baris sebagai diliputi, sebahagian diliputi, tidak termasuk atau tidak jelas. Jurang ialah item yang berbeza antara cadangan, dan itulah yang anda nilai atau tanya seterusnya.
Lakukan ini sebelum membandingkan harga. Perbandingan harga pada skop yang tidak sama akan menyusun pembekal mengikut apa yang mereka tinggalkan.
Mulakan daripada garis dasar anda, bukan daripada cadangan
Jika anda menyalin struktur cadangan pertama, perkara yang ditinggalkannya menjadi tidak kelihatan. Bina garis dasar daripada taklimat anda sendiri: serahan, kuantiti, tarikh, dan siapa menyediakan apa.
Penyeragam sebut harga pembekal boleh menyimpan garis dasar sebagai senarai rujukan, dan pemeriksa kelengkapan RFP boleh menguji sama ada garis dasar itu sendiri ada jurang.
Langkah pemetaan
- Senaraikan serahan dalam taklimat, satu baris setiap satu, dengan kuantiti atau piawaian yang dijangka.
- Buat satu lajur bagi setiap cadangan dan baca setiap cadangan baris demi baris.
- Tandakan setiap baris garis dasar sebagai diliputi, sebahagian diliputi, tidak termasuk atau tidak jelas, dan petik ayat cadangan yang menyokong tanda itu.
- Tambah item cadangan yang tiada dalam garis dasar anda, seperti tambahan yang ditawarkan pembekal. Putuskan sama ada ia diperlukan, pilihan atau tidak relevan.
- Tukar setiap baris sebahagian diliputi dan tidak jelas kepada soalan kepada pembekal, menggunakan soalan kos tersembunyi.
Empat jenis jurang untuk dicari
Kebanyakan jurang termasuk dalam salah satu jenis ini. Menamakan jenis memberitahu anda apa yang perlu dibuat seterusnya.
| Jenis jurang | Cirinya | Langkah seterusnya |
|---|---|---|
| Peninggalan | Serahan garis dasar tidak muncul langsung. | Minta tambahan yang disertakan harga atau putuskan untuk meliputinya di tempat lain. |
| Pengurangan | Baris ada tetapi pada kuantiti atau piawaian lebih rendah. | Minta kuantiti atau piawaian secara bertulis dan nilai bezanya. |
| Andaian | Cadangan bergantung pada sesuatu yang mesti disediakan penganjur. | Rekodkan sebagai kebergantungan dengan seorang penanggungjawab. |
| Kekaburan | Satu ayat boleh bermaksud lebih daripada satu perkara. | Minta pembekal menulis semula dalam satu ayat yang boleh anda semak. |
Kesilapan biasa
- Membandingkan ringkasan cadangan dan bukan butiran baris di bawahnya.
- Menganggap senyap sebagai diliputi. Jika tidak ditulis, tandakan tidak jelas.
- Mengira tambahan pilihan pembekal sebagai sebahagian skop asas.
- Membiarkan tanggungjawab venue, katering dan AV bertindih tanpa penanggungjawab.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Tiga cadangan pendaftaran dan kakitangan di tapak
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Juruaudit Dalaman meminta tiga syarikat mencadangkan kakitangan meja pendaftaran untuk persidangan dua hari bagi kira-kira 300 perwakilan. Garis dasar menyenaraikan cetakan lencana, enam kakitangan meja pada hari pertama, empat pada hari kedua, eksport senarai peserta, dan seorang ketua penyelesaian masalah.
Cadangan 1 meliputi semua baris. Cadangan 2 meninggalkan eksport senarai peserta dan menyatakan empat kakitangan pada hari pertama, yang ditandakan jawatankuasa sebagai pengurangan. Cadangan 3 senyap tentang cetakan lencana, jadi jawatankuasa menandakannya tidak jelas dan bertanya. Selepas balasan, jawatankuasa membandingkan harga pada skop yang dibetulkan dan mencatat bahawa Cadangan 3 menganggap persatuan membekalkan pencetak, yang direkodkan sebagai kebergantungan.
Gunakan sendiri
Helaian perbandingan jurang skop
Salin jadual ini ke hamparan. Satu baris bagi setiap serahan garis dasar, satu lajur status bagi setiap cadangan.
| Serahan garis dasar | Kuantiti atau piawaian | Cadangan A | Cadangan B | Cadangan C | Jenis jurang dan soalan |
|---|---|---|---|---|---|
| Contoh: cetakan lencana | 300 lencana, dua bahasa | Diliputi | Diliputi | Tidak jelas | Kekaburan: tanya C siapa membekalkan pencetak |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Garis dasar sudah ditulis dalam taklimat atau permintaan cadangan.
- Cadangan pendek dan daripada jenis pembekal yang sama.
- Seorang individu boleh membacanya baris demi baris.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Cadangan menggabungkan beberapa perkhidmatan dan menggunakan tajuk berbeza.
- Tiada siapa menulis garis dasar dan jawatankuasa tidak sependapat tentang apa yang dalam skop.
- Jurang terus muncul selepas setiap pusingan penjelasan.
Perlukan garis dasar skop dan perbandingan dibuat untuk anda?
Ketua projek persidangan boleh menulis garis dasar daripada taklimat anda, memetakan setiap cadangan kepadanya, dan membawa senarai jurang serta soalan pembekal kepada jawatankuasa. Pilihan pembekal ialah keputusan anda. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Apakah garis dasar skop?
Ia senarai anda sendiri tentang apa yang acara perlukan daripada pembekal, ditulis sebelum membaca cadangan. Ia rujukan yang dipetakan oleh setiap cadangan.
Apa bezanya dengan membandingkan sebut harga?
Perbandingan sebut harga melihat harga dan caj. Perbandingan jurang skop menyemak apa yang sebenarnya dikenakan harga. Buat skop dahulu, kemudian gunakan panduan penyeragaman sebut harga.
Bagaimana jika setiap cadangan ada jurang?
Itu biasanya bermakna garis dasar tidak jelas. Baiki garis dasar, keluarkan semula soalan, dan minta cadangan disemak semula.
Patutkah saya beritahu pembekal tentang jurang dalam cadangan lain?
Tidak. Kongsi garis dasar dan soalan anda, bukan kandungan atau harga pembekal lain.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.