Soalan kos tersembunyi sebelum memilih pembekal acara
Dua sebut harga jauh berbeza jumlahnya, dan tiada siapa pasti sama ada yang lebih murah meninggalkan sesuatu.
Jawapan ringkas
Tanya setiap pembekal set soalan kos yang sama secara bertulis, dan rekodkan setiap jawapan sebagai termasuk, tidak termasuk atau tidak dinyatakan. Jumlah hanya boleh dibandingkan apabila setiap baris mempunyai salah satu label itu.
Masukkan jawapan ke dalam penyeragam sebut harga pembekal supaya item yang tiada muncul sebagai amaran, bukan sifar yang senyap.
Mengapa jumlah boleh mengelirukan
Sebut harga hanya menyenaraikan apa yang pembekal pilih untuk dimasukkan dalam harga. Ia jarang menyenaraikan apa yang pembekal andaikan anda uruskan sendiri, atau apa yang akan dicaj kemudian.
Sebut harga yang lebih murah selalunya yang memasukkan lebih sedikit perkara dalam harga, bukan yang meletakkan harga lebih rendah untuk perkara yang sama.
Di mana kos tersembunyi biasanya terletak
Semak bahagian ini bersama setiap pembekal. Lajur kanan ialah soalan untuk ditanya, bukan kenyataan tentang caj pembekal.
| Bahagian | Apa yang perlu ditanya secara bertulis |
|---|---|
| Masa | Berapa jam dimasukkan dalam harga untuk pemasangan, acara dan pembongkaran? Apakah kadar atau peraturan selepas itu, dan siapa meluluskan? |
| Tenaga kerja | Berapa orang kru dimasukkan dalam harga, untuk syif mana, dan adakah makan, pengangkutan atau penginapan mereka termasuk? |
| Peralatan | Adakah setiap item dalam senarai teknikal diberi harga, termasuk kabel, alat ganti dan unit sandaran, atau hanya item utama? |
| Penghantaran dan akses venue | Adakah pemunggahan, penggunaan lif, pas keselamatan dan caj yang dikenakan venue termasuk? Minta venue mengesahkan caj sendiri secara berasingan. |
| Cukai dan caj perkhidmatan | Adakah angka sebelum atau selepas cukai dan caj perkhidmatan? Minta pembekal menyatakan dengan jelas cara angka itu dikira dan rujuk penasihat kewangan anda tentang cara ia direkodkan dalam akaun. |
| Kuantiti | Harga seunit berdasarkan kuantiti apa, seperti hidangan, lencana, bahan cetak atau skrin? Apa yang berlaku jika bilangan berubah? |
| Perubahan | Berapakah kos menambah atau mengurangkan item selepas pengesahan, dan bagaimana perubahan disebut harga? |
| Terma bayaran | Apakah tarikh deposit dan ansuran, dan apa yang boleh atau tidak boleh dikembalikan jika tarikh berubah? Serahkan teks kontrak kepada penasihat undang-undang anda. |
Langkah ringkas
- Senaraikan bahagian di atas yang penting bagi jenis pembekal ini.
- Hantar senarai soalan yang sama kepada setiap pembekal tersenarai pendek pada hari yang sama.
- Tetapkan satu tarikh balasan dan nyatakan soalan yang tidak dijawab akan direkodkan sebagai tidak dinyatakan.
- Masukkan setiap jawapan sebagai termasuk, tidak termasuk atau tidak dinyatakan di sebelah baris sebut harga.
- Minta pembekal membetulkan sebut harga itu sendiri jika jawapan mengubah harga, supaya tawaran bertulis sepadan dengan balasan.
Soalan yang menjadikan jawapan pembekal berguna
- Minta jawapan sebagai baris dalam sebut harga, bukan hanya e-mel balasan.
- Minta had maksimum atau kadar apabila kos belum dapat ditetapkan.
- Minta item mana yang sementara dan keputusan apa yang memuktamadkannya.
- Minta apa yang pembekal andaikan akan disediakan oleh penganjur.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Dua sebut harga AV untuk forum ahli sehari
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pengurus Fasiliti menerima dua sebut harga audio-visual untuk forum sehari bagi kira-kira 180 ahli. Pembekal A berjumlah RM 14,200 dan Pembekal B berjumlah RM 11,800.
Selepas senarai soalan dihantar, Pembekal A mengesahkan dua operator sepanjang hari dan kerja lebih masa seperti dinyatakan. Pembekal B mengesahkan satu operator, menyatakan liputan waktu rehat dan makan tengah hari tidak dinyatakan, dan mikrofon sandaran ialah tambahan RM 600. Dengan operator kedua dan item sandaran dimasukkan, angka setara Pembekal B menghampiri Pembekal A, dan jawatankuasa membandingkan keduanya atas asas itu.
Gunakan sendiri
Pek soalan kos tersembunyi untuk pembekal acara
Salin ke e-mel atau borang dan hantar teks yang sama kepada setiap pembekal. Rekod setiap jawapan sebagai termasuk, tidak termasuk atau tidak dinyatakan.
- Berapa jam termasuk dalam harga untuk pemasangan, acara dan pembongkaran? Apa dicaj di luar jam itu, dan siapa meluluskan?
- Berapa kakitangan dimasukkan dalam harga dan untuk syif mana? Adakah makan dan pengangkutan mereka termasuk?
- Adakah setiap item dalam senarai teknikal kami diberi harga, termasuk kabel, alat ganti dan unit sandaran?
- Adakah pemunggahan, penghantaran, pas akses venue dan sebarang caj venue termasuk? Jika tidak, siapa bayar dan bila?
- Adakah harga sebelum atau selepas cukai dan caj perkhidmatan? Nyatakan dengan jelas dalam sebut harga.
- Harga seunit berdasarkan kuantiti apa? Apa yang berlaku jika bilangan naik atau turun?
- Apakah proses dan asas harga untuk menambah atau mengurangkan item selepas pengesahan?
- Apakah tarikh deposit dan ansuran? Apa yang berlaku kepada bayaran jika tarikh berubah?
- Item mana yang sementara dan keputusan apa yang memuktamadkannya?
- Apa yang anda andaikan akan kami sediakan sendiri?
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda ada dua atau tiga sebut harga jenis sama dan seorang untuk mengumpul jawapan.
- Skop sudah ditulis dan setiap pembekal memberi harga untuk senarai yang sama.
- Kewangan boleh menyemak soalan cukai dan bayaran secara berasingan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Sebut harga merangkumi skop bercampur dan tiada siapa tahu apa yang ditinggalkan setiap satu.
- Venue, pembekal dan penganjur masing-masing menganggap pihak lain akan membayar item tertentu.
- Jawatankuasa memerlukan perbandingan yang telah diselaraskan sebelum meluluskan deposit.
Perlukan sebut harga diselaraskan sebelum anda meluluskan?
Ketua projek persidangan boleh menghantar pek soalan, mengejar jawapan, dan menukar balasan kepada perbandingan setara untuk jawatankuasa anda. Keputusan memilih pembekal terletak pada pihak yang meluluskan. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah soalan ini ditanya sebelum atau selepas senarai pendek?
Tanya selepas anda ada senarai pendek tetapi sebelum membandingkan jumlah. Menghantar senarai sama kepada setiap pembekal memastikan jawapan boleh dibandingkan.
Bagaimana jika pembekal enggan menjawab sesuatu soalan?
Rekodkan sebagai tidak dinyatakan dan anggap ia risiko tanpa harga. Anda boleh bertanya semula, atau memutuskan sama ada mahu teruskan dengan jurang itu.
Adakah ini menggantikan semakan kontrak?
Tidak. Ini soalan komersial. Syarat tentang bayaran, liabiliti dan pembatalan ialah urusan penasihat undang-undang anda.
Siapa patut menyimpan jawapan?
Seorang yang dinamakan, biasanya urus setia atau ketua projek, supaya jawapan berada bersama sebut harga dan rekod keputusan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.