Rekod manfaat yang diterima penaja semasa acara
Tiga minggu lagi penaja akan bertanya apa yang diterima, dan jawapannya bergantung pada catatan hari ini.
Jawapan ringkas
Bagi setiap manfaat dalam kontrak, tentukan sebelum acara bukti apa yang menunjukkan ia berlaku, siapa merekodkan dan di mana disimpan. Semasa acara, seorang individu menyimpan log berjalan dengan masa, tempat serta foto, nota atau tangkapan skrin.
Bukti menunjukkan penyampaian manfaat. Ia tidak menunjukkan hasil khalayak. Asingkan keduanya, seperti diterangkan dalam melaporkan jangkauan penaja dengan jujur.
Apa yang dikira bukti bagi setiap jenis manfaat
| Jenis manfaat | Bukti berguna | Bukti lemah |
|---|---|---|
| Logo pada papan tanda atau latar | Foto bertarikh menunjukkan item di tempatnya | Invois pembekal sahaja |
| Slot ucapan atau sesi | Lembaran aturan dengan masa mula dan tamat sebenar, serta foto | Program seperti yang dirancang |
| Ruang pameran atau meja | Foto pemasangan dengan nombor ruang, dan nota bila ia dibuka | Pelan lantai |
| Sebutan oleh hos atau pengerusi | Masa dicatat dalam log, dengan nama pencatat | Ingatan selepas acara |
| Item digital (laman web, aplikasi, e-mel) | Tangkapan skrin bertarikh dengan alamat kelihatan | Mesej bahawa ia telah dijadualkan |
| Beg perwakilan atau sisipan meja | Foto item dalam beg atau di atas meja | Pesanan pembelian item |
Siapa yang merekodkan
Namakan seorang penanggungjawab bukti bagi setiap sesi atau zon, bukan seorang untuk seluruh acara. Sukarelawan dengan telefon dan helaian log memadai jika mereka tahu apa yang perlu ditangkap.
Pegawai perhubungan penaja menyemak log pada waktu makan tengah hari dan penutup supaya jurang ditemui ketika masih boleh dibaiki.
Kebiasaan yang memastikan log jujur
- Rekodkan apa yang berlaku, termasuk kelewatan dan perubahan, bukan apa yang dirancang.
- Rakam gambar pasukan penaja sendiri jika mereka minta, tetapi jangan susun gambar supaya nampak lebih baik.
- Tandakan item sebagai tidak disampaikan atau disampaikan sebahagian sebaik anda tahu. Lihat mengurus manfaat yang tidak dapat disampaikan.
- Simpan fail dalam satu folder kongsi bernama mengikut tarikh dan manfaat, bukan dalam telefon peribadi.
- Patuhi apa yang dipersetujui penaja. Jika foto menunjukkan perwakilan, semak persetujuan dan dasar privasi dengan pihak yang berkelayakan dahulu.
Selepas acara
- Kumpulkan semua foto, nota dan lembaran aturan ke folder kongsi dalam dua hari bekerja.
- Padankan setiap baris log dengan baris dalam penjejak serahan dan tetapkan status bukti.
- Senaraikan apa-apa tanpa bukti sebagai tidak terbukti, bukan sebagai disampaikan.
- Gunakan log yang dipadankan sebagai asas laporan penaja.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Kongres sehari dengan penaja dewan dan penaja makan tengah hari
Organisasi dan angka rekaan, untuk menggambarkan log.
Sebuah persatuan profesional kejururawatan rekaan mempunyai penaja dewan dengan sepanduk dan penaja makan tengah hari dengan meja. Pegawai perhubungan memberi sukarelawan dewan helaian yang menyenaraikan sepanduk, ucapan terima kasih pengerusi dan satu slaid pentas.
Pada 9:05 sukarelawan merakam foto sepanduk di tempatnya. Pada 9:40 beliau mencatat pengerusi berterima kasih kepada penaja, dengan masa. Slaid tidak dipaparkan pada sebelah petang kerana sesi terlajak masa. Log menyatakannya, dan penjejak menandakan sebahagian disampaikan.
Gunakan sendiri
Log bukti penyampaian penaja
Cetak satu helaian bagi setiap zon atau sesi dan pulangkan kepada pegawai perhubungan pada waktu makan tengah hari dan penutup.
| Masa | Penaja | Manfaat | Apa yang berlaku | Bukti (foto, nota, tangkapan skrin) | Direkod oleh |
|---|---|---|---|---|---|
| Disampaikan / sebahagian / tidak | Nama fail atau lokasi | ||||
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Sedikit penaja dan manfaat yang mudah difoto.
- Sukarelawan ada dan boleh diberi taklimat sepuluh minit.
- Penjejak sudah menyenaraikan setiap manfaat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai penaja di beberapa bilik dan aturan acara yang sibuk.
- Kakitangan sepenuhnya terikat di tapak dan tiada yang boleh diperuntukkan untuk log.
- Kontrak kabur tentang maksud penyampaian, maka peraturan bukti perlu dipersetujui dahulu.
Mahu pelan pengumpulan bukti ditetapkan sebelum hari acara?
Event Blueprint boleh merangkumi peraturan bukti bagi setiap manfaat, helaian log, siapa merekodkan dalam setiap zon dan di mana fail disimpan. Ketua projek boleh menyelaras log bersama sukarelawan dan lembaran aturan anda pada hari itu. Produksi teknikal tetap di tangan pembekal anda. Penajaan dan pengkomersialan acara boleh membantu mencari penaja dan membentuk pakej, tetapi keputusan akhir tetap di tangan jawatankuasa anda. Hantar senarai manfaat penaja anda dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah kami perlukan foto bagi setiap manfaat?
Tidak selalu. Nota bermasa dalam log aturan boleh memadai bagi sebutan lisan. Pilih jenis bukti bagi setiap manfaat sebelum acara dan tulis dalam penjejak.
Bolehkah kami kongsi bukti dengan penaja?
Boleh, sebagai sebahagian laporan, selepas anda menyemak bahawa foto individu yang boleh dikenali digunakan selaras dengan persetujuan dan dasar privasi anda.
Bagaimana jika tiada bukti bagi sesuatu manfaat?
Rekodkan sebagai tidak terbukti dan beritahu penaja dengan jelas. Jangan bina semula bukti selepas acara.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.