Maklumkan penaja apabila manfaat tidak dapat disampaikan
Satu manfaat dalam pakej penaja tidak akan berlaku seperti ditulis, dan anda perlu memberitahu mereka dahulu.
Jawapan ringkas
Sahkan fakta, semak apa yang dinyatakan kontrak, kemudian maklumkan penaja awal dan terus terang dengan dua atau tiga pilihan yang realistik. Keputusan mengenai sebarang pemulihan terletak pada penanggungjawab hubungan penaja, dengan pihak kewangan dan penanggungjawab kontrak dimaklumkan.
Jangan menggantikan secara senyap, dan jangan menjanjikan ganti yang tidak dapat anda sahkan dengan venue atau pembekal. Rekodkan perubahan dalam penjejak serahan.
Tentukan apa yang sebenarnya berlaku
- Manfaat yang mana, mengikut kata-kata dalam kontrak, dan di mana ia sepatutnya berlaku.
- Sebab ia tidak dapat disampaikan: perubahan venue, penceramah menarik diri, masalah pembekal, aturan terlajak masa atau kelemahan dalaman.
- Sama ada sebahagian masih boleh disampaikan, dan menjelang bila.
- Siapa lagi yang terjejas, misalnya penaja lain yang berkongsi slot atau ruang yang sama.
- Apa yang kontrak katakan tentang penggantian atau perubahan. Jika ayat kontrak tidak jelas, minta pihak yang bertanggungjawab atas kontrak, atau peguam, membacanya.
Pilihan untuk dipertimbangkan
| Pilihan | Sesuai apabila | Semak dahulu |
|---|---|---|
| Sampaikan sebahagian | Kebanyakan manfaat masih boleh berlaku | Penaja bersetuju ia boleh diterima |
| Pindah ke slot atau venue lain | Ada slot atau tempat yang setara | Tiada konflik dengan penaja lain atau venue |
| Gantikan dengan manfaat lain | Penaja menghargai alternatif itu | Penanggungjawab meluluskan secara bertulis; venue atau pembekal mengesahkan |
| Sampaikan selepas acara | Manfaat bersifat digital atau boleh diulang | Komitmen bertarikh yang boleh anda tunaikan |
| Laraskan pakej | Jurang jelas dan ketara | Penanggungjawab dan kewangan memutuskan; penanggungjawab kontrak merekodkan perubahan |
Memaklumkan penaja
- Hubungi wakil penaja melalui telefon dahulu, kemudian sahkan secara bertulis pada hari yang sama.
- Nyatakan apa yang dipersetujui, apa yang kini tidak mungkin dan sebabnya, tanpa menyalahkan atau memberi butiran yang tidak diperlukan.
- Tawarkan pilihan dan tarikh anda akan mengesahkan pilihan yang dibuat.
- Tanya apa yang paling penting kepada mereka tentang manfaat itu, dan dengar sebelum mencadangkan.
- Sahkan hasil yang dipersetujui secara bertulis dan kemas kini penjejak.
Apa yang perlu dielakkan
- Menunggu laporan selepas acara untuk menyebutnya.
- Menawarkan pemulihan yang bukan hak anda, seperti slot penaja lain.
- Menyifatkan perubahan sebagai lebih baik daripada asal kecuali penaja bersetuju.
- Membiarkan ahli pasukan berbeza memberi jawapan berbeza kepada penaja.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Penaja dewan kehilangan sebutan di pentas
Organisasi dan angka rekaan, untuk menggambarkan langkah.
Di sebuah kongres akauntan rekaan, plenari petang dibatalkan kerana penceramah utama menarik diri, dan sebutan pentas penaja dewan telah ditulis dalam sesi itu.
Pegawai perhubungan mengesahkan fakta, membaca ayat manfaat dalam kontrak, dan menelefon penaja pada petang yang sama. Beliau menawarkan dua pilihan: sebutan dalam sesi penutup, atau satu baris khusus dalam e-mel selepas acara. Penaja memilih sebutan penutup. Pegawai merekodkan perubahan, kelulusan penanggungjawab dan pelan pengumpulan bukti dalam penjejak.
Gunakan sendiri
Helaian keputusan manfaat tidak dapat disampaikan
Lengkapkan sebelum anda menelefon penaja, dan simpan bersama entri penjejak.
- Penaja dan pakej:
- Manfaat seperti ditulis dalam kontrak:
- Apa yang tidak dapat berlaku, dan sejak bila:
- Sebab (fakta sahaja):
- Bahagian yang masih boleh disampaikan:
- Pihak lain yang terjejas (penaja, penceramah, venue):
- Pilihan dipertimbangkan, dengan apa yang perlu disahkan bagi setiap satu:
- Pembuat keputusan dan tarikh diputuskan:
- Kewangan dan penanggungjawab kontrak dimaklumkan (ya/tidak, tarikh):
- Penaja dimaklumkan oleh (nama) pada (tarikh), dan jawapan:
- Hasil dipersetujui, secara bertulis (tarikh):
- Pelan pengumpulan bukti bagi hasil yang dipersetujui:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Perubahan kecil dan penanggungjawab hubungan penaja ada.
- Alternatif setara jelas wujud dan tidak perlu pengesahan luar.
- Ayat kontrak jelas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa penaja atau pembekal terjejas serentak.
- Ayat kontrak tidak jelas atau pertikaian mungkin berlaku, yang memerlukan semakan pihak berkelayakan.
- Pasukan sibuk sepenuhnya di tapak dan tiada masa mengendalikan perbualan dengan baik.
Perlukan bantuan mengendalikan perbualan dan perubahan?
Event Blueprint boleh menetapkan lebih awal siapa memutuskan perubahan manfaat penaja, laluan merujuk dan peraturan penjejak untuk merekodnya. Ketua projek boleh menyelaras fakta, pengesahan pembekal dan venue serta komunikasi penaja bersama urus setia anda. Tafsiran kontrak tetap di tangan peguam anda. Penajaan dan pengkomersialan acara boleh membantu mencari penaja dan membentuk pakej, tetapi keputusan akhir tetap di tangan jawatankuasa anda. Hantar butiran manfaat yang bermasalah dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah kami menawarkan bayaran balik?
Itu keputusan komersial dan kontrak untuk penanggungjawab dan kewangan, berdasarkan kontrak. Jangan menawarkannya pada panggilan pertama. Kumpulkan fakta dan pilihan dahulu.
Bila kami patut memberitahu penaja?
Sebaik sahaja fakta disahkan. Panggilan awal dengan pilihan lebih mudah diurus daripada kejutan yang datang lewat.
Bolehkah kami menggantikan manfaat serupa tanpa bertanya?
Tidak. Sepakati pengganti dengan penaja dan rekodkan secara bertulis.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.