Beri taklimat kepada penaja sebelum hari persidangan
Penaja akan datang bersama pasukan dan jangkaan masing-masing, dan anda mahu soalan dijawab sebelum pintu dibuka.
Jawapan ringkas
Taklimat penaja ialah sesi pendek yang dijadualkan, biasanya dalam talian, untuk mengesahkan apa yang diterima setiap penaja, siapa buat apa pada hari itu dan siapa untuk dihubungi. Adakan apabila program dan pelan lantai cukup stabil untuk ditunjukkan.
Tujuannya menghapuskan kejutan, bukan merunding semula. Bawa manfaat dalam kontrak daripada penjejak pemenuhan supaya perbincangan tertumpu pada apa yang dipersetujui.
Bila mengadakannya dan siapa hadir
Adakan taklimat utama satu hingga dua minggu sebelum acara, selepas program dan susun atur venue disahkan. Semakan ringkas kedua sehari sebelum meliputi perubahan terakhir.
Jemput wakil penaja yang dinamakan dan orang yang akan mengetuai pasukan mereka pada hari itu. Sertakan pegawai perhubungan penaja anda, wakil venue atau produksi untuk soalan akses dan, jika berkaitan, penanggungjawab slot program.
Apa yang mesti diselesaikan
- Setiap manfaat dalam kontrak, dalam bahasa mudah, dengan tarikh dan tempat ia berlaku.
- Pemasangan dan pengemasan: siapa boleh masuk bila, bagaimana barang sampai ke venue dan siapa menandatangani penerimaan. Minta venue mengesahkan peraturan akses secara bertulis.
- Nama dan nombor: pas pasukan penaja, nama kakitangan untuk tag dan orang untuk dihubungi pada hari acara di kedua-dua pihak.
- Slot ucapan atau sesi: masa, latihan, tarikh akhir slaid dan siapa memperkenalkan.
- Peraturan untuk semua pihak: fotografi, pengumpulan prospek, tingkah laku jualan dan sebarang sekatan venue yang diberikan kepada anda.
- Apa yang akan diterima penaja selepas acara, dan bila, supaya laporan bukan kejutan.
Mengendalikannya dalam tiga puluh minit
- Hantar pek taklimat sehari bekerja lebih awal supaya panggilan digunakan untuk soalan, bukan untuk membaca.
- Semak senarai manfaat baris demi baris dan minta penaja mengesahkan atau membetulkan setiap satu.
- Catat setiap permintaan perubahan sebagai keputusan untuk penanggungjawab, bukan janji yang dibuat dalam panggilan.
- Tutup dengan helaian hubungan dan tarikh seterusnya: tarikh akhir slaid, masa pemasangan, tarikh laporan.
- Hantar nota pada hari yang sama dan rekod pengesahan dalam penjejak.
Mengendalikan permintaan yang timbul dalam taklimat
Penaja sering meminta sesuatu tambahan. Katakan anda akan menyemak dan menjawab pada tarikh tertentu, kemudian tanya penanggungjawab dan venue. Jangan bersetuju dalam panggilan.
Jika permintaan menyentuh pakej penaja lain atau peraturan venue, jawapannya mungkin tidak. Nyatakan awal, dengan sebabnya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Taklimat untuk meja bulat dengan tiga penaja
Organisasi dan angka rekaan, untuk menggambarkan tahap perincian.
Sebuah persatuan kesihatan digital rekaan mengadakan meja bulat sehari dengan tiga penaja. Sepuluh hari sebelum itu, ia menghantar pek dua halaman dan mengadakan panggilan tiga puluh minit untuk setiap penaja.
Seorang penaja meminta untuk mengedarkan risalah bercetak di pintu. Pegawai perhubungan mencatatnya sebagai permintaan terbuka, menyemak pakej dan peraturan venue, dan membalas keesokan hari dengan jawapan bertulis. Penjejak merekodkan masa pemasangan dan nama orang yang mengambil barang penaja.
Gunakan sendiri
Agenda taklimat penaja dan senarai pek
Gunakan sebagai agenda setiap panggilan dan sebagai kandungan pek yang dihantar dahulu.
- Pek dihantar pada (tarikh) kepada (wakil dinamakan):
- Manfaat disahkan baris demi baris (tanda setiap satu, catat perubahan):
- Masa pemasangan, penghantaran dan pengemasan disahkan dengan venue (tarikh pengesahan bertulis):
- Nama pasukan penaja untuk pas dan tag (tarikh akhir):
- Slot sesi atau ucapan: masa, latihan, tarikh akhir slaid:
- Peraturan tingkah laku diliputi: fotografi, pengumpulan prospek, aktiviti jualan:
- Orang untuk dihubungi pada hari acara di kedua-dua pihak (nama, peranan, telefon bimbit):
- Permintaan tambahan dicatat dengan penanggungjawab dan tarikh jawapan:
- Laporan selepas acara dijanjikan pada (tarikh), dan kandungannya:
- Nota dihantar pada (tarikh) dan pengesahan direkodkan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda ada sedikit penaja dan susun atur mudah.
- Pegawai perhubungan tahu peraturan venue dan boleh menjawab soalan akses.
- Manfaat sudah disenaraikan dalam penjejak.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai penaja dengan pakej, pemasangan dan slot sesi berbeza.
- Venue, AV dan penaja memerlukan masa yang sejajar tetapi belum ada penanggungjawabnya.
- Pasukan anda akan berada di tapak mengendalikan acara dan tidak dapat menguruskan soalan penaja juga.
Mahu taklimat dijalankan mengikut pelan?
Event Blueprint boleh menyatakan tarikh taklimat, kandungan pek, siapa menjawab soalan apa dan helaian hubungan pada hari acara. Ketua projek boleh menyelaras taklimat bersama urus setia dan venue anda. Produksi teknikal tetap di tangan pembekal anda. Penajaan dan pengkomersialan acara boleh membantu mencari penaja dan membentuk pakej, tetapi keputusan akhir tetap di tangan jawatankuasa anda. Hantar senarai penaja dan manfaat anda dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah penaja diberi taklimat bersama atau seorang demi seorang?
Seorang demi seorang sesuai untuk pakej yang berbeza banyak. Sesi bersama pendek sesuai untuk peraturan umum seperti akses dan tingkah laku. Ramai penganjur melakukan kedua-duanya.
Bagaimana jika penaja tidak hadir taklimat?
Hantar pek dan nota serta minta pengesahan bertulis bagi perkara utama. Rekodkan dalam penjejak.
Bolehkah taklimat mengubah kontrak?
Tidak. Anggap sebarang perubahan sebagai permintaan untuk penanggungjawab kontrak memutuskan dan mengesahkan secara bertulis.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.