Borang logistik untuk menjejak setiap penceramah
Penceramah telah disahkan; kini jejaki bila mereka tiba, apa keperluan mereka dan siapa menjaga mereka.
Jawapan ringkas
Borang logistik penceramah hanya mengumpul apa yang akan diambil tindakan oleh pasukan: ketibaan dan pemergian, keperluan perjalanan dan penginapan yang telah dipersetujui penganjur untuk diatur, keperluan akses atau pemakanan, keperluan teknikal dan seorang penghubung pada hari acara.
Hantar sekali, dengan tarikh balasan, dan bawa jawapan ke dalam penjana taklimat penceramah supaya penceramah melihat satu pek yang konsisten.
Kumpul lebih sedikit, bertindak atas semuanya
Setiap ruangan dalam borang perlu mempunyai penanggungjawab yang akan berbuat sesuatu dengan jawapannya. Jika tiada, buang ruangan itu.
Semak apa yang benar-benar dipersetujui penganjur untuk disediakan sebelum bertanya. Bertanya tentang hotel apabila tiada yang ditawarkan mewujudkan jangkaan yang perlu anda uruskan kemudian.
Ruangan, dikumpulkan mengikut siapa yang menggunakannya
| Kumpulan | Ruangan | Siapa yang bertindak |
|---|---|---|
| Ketibaan | Waktu ketibaan dirancang, cara perjalanan, tarikh dan waktu pemergian | Pegawai perhubungan penceramah, penyelaras pengangkutan |
| Perjalanan dan penginapan | Sama ada perjalanan atau penginapan diatur penganjur, seperti dipersetujui dalam jemputan | Urus setia, kewangan |
| Akses dan pemakanan | Keperluan mobiliti, pendengaran, penglihatan atau pemakanan yang dipilih penceramah untuk dikongsi | Wakil venue, ketua katering |
| Teknikal | Komputer riba sendiri atau fail dibekalkan, penuding, video berbunyi, penyertaan jauh | Pembekal AV |
| Orang untuk dihubungi | Nombor telefon penceramah pada hari acara, pembantu atau wakil jika tidak dapat dihubungi | Pegawai perhubungan penceramah |
| Sesi | Tajuk, masa dan bilik sesi seperti disahkan | Ketua program |
Maklumat sensitif memerlukan sebab dan had
Keperluan kesihatan, pemakanan dan akses ialah maklumat peribadi. Nyatakan mengapa anda bertanya, siapa yang akan melihatnya dan bila ia dipadam, setakat yang telah diputuskan penganjur.
Tanya penanggungjawab perlindungan data anda bagaimana borang perlu ditulis dan disimpan. Kumpul butiran dokumen pengenalan hanya jika venue, syarikat penerbangan atau pihak berkuasa memerlukannya dan pihak yang berkaitan telah memaklumkan anda.
Urutan menghantar dan mengejar
- Sahkan apa yang akan disediakan penganjur bagi setiap penceramah sebelum menyediakan borang.
- Hantar borang bersama taklimat sesi, dengan tarikh balasan sebelum tarikh akhir tiket atau bilik.
- Kejar sekali melalui saluran yang berbeza daripada mesej pertama.
- Gabungkan balasan dalam satu helaian dan tandakan ruangan tidak berjawab sebagai terbuka, bukan andaian.
- Hantar ringkasan pendek kepada setiap penceramah untuk disahkan, kemudian kunci helaian dan catat siapa yang mengubahnya selepas itu.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Lapan penceramah, tiga ruangan terbuka
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah institut bertauliah rekaan mempunyai lapan penceramah untuk persidangan sehari. Lima mengembalikan borang tepat pada masanya. Dua terlupa waktu pemergian. Seorang belum menyatakan sama ada beliau memerlukan pelarasan makan tengah hari.
Pegawai perhubungan menelefon ketiga-tiganya, merekod jawapan beserta tarikh, dan membiarkan soalan makan tengah hari ditandakan terbuka sehingga penceramah membalas, supaya ketua katering tidak meneka.
Gunakan sendiri
Borang logistik penceramah
Tampal ke dalam alat borang atau dokumen. Buang mana-mana baris yang tidak akan diambil tindakan oleh penganjur.
- Nama seperti yang perlu muncul dalam bahan program (disahkan berasingan):
- Tajuk, tarikh, masa dan bilik sesi seperti yang anda fahami:
- Tarikh dan waktu ketibaan dirancang, dan cara anda akan bergerak:
- Tarikh dan waktu pemergian dirancang:
- Perjalanan atau penginapan: sahkan apa yang dinyatakan jemputan akan diatur penganjur, dan catat apa-apa yang anda atur sendiri:
- Keperluan akses yang anda ingin kami ketahui (pilihan):
- Keperluan pemakanan yang anda ingin kami ketahui (pilihan):
- Pembentangan: komputer riba sendiri / fail dibekalkan / video berbunyi / penyertaan jauh:
- Nombor telefon yang boleh kami gunakan pada hari acara, dan orang sandaran untuk dihubungi:
- Apa-apa lagi yang pasukan perlu tahu:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Penceramah sedikit dan seorang individu boleh membuat susulan.
- Kebanyakan penceramah tempatan dengan keperluan mudah.
- Urus setia pernah mengendalikan borang yang sama.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Penceramah tiba dari beberapa tempat dengan tempahan melalui pihak berbeza.
- Keperluan akses dan pemakanan tersebar antara venue, katering dan pembekal pengangkutan.
- Tiada ahli pasukan yang sempat mengejar balasan dan menggabungkan helaian.
Perlukan butiran penceramah dikumpul dan diserahkan?
Ketua projek persidangan boleh mengeluarkan borang, mengejar balasan, menyimpan satu helaian terkini dan menyerahkan petikan yang betul kepada venue, katering dan pembekal AV. Perjalanan atau penginapan yang disediakan ialah keputusan jawatankuasa anda. Kongsi taklimat anda melalui WhatsApp, dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai serta skop kerjanya.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bilakah borang perlu dihantar?
Tidak lama selepas penceramah mengesahkan, dengan tarikh balasan sebelum sebarang tarikh akhir tempahan. Permintaan lewat menjadikan perubahan kemudian lebih mahal.
Perlukah kami meminta butiran pasport?
Hanya jika pembekal atau pihak berkuasa memerlukannya dan pihak yang bertanggungjawab telah memaklumkan anda. Tanya penanggungjawab perlindungan data anda sebelum mengumpulnya.
Siapa yang patut menyimpan helaian yang lengkap?
Seorang yang dinamakan, biasanya pegawai perhubungan penceramah atau urus setia, dengan akses terhad kepada mereka yang perlu bertindak berdasarkan maklumat itu.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.