Tetapkan pegawai perhubungan untuk setiap penceramah
Lapan belas penceramah tiba dalam satu pagi, dan setiap orang akan bertanya ke mana hendak pergi dan siapa yang perlu dihubungi.
Jawapan ringkas
Beri setiap penceramah seorang pegawai perhubungan yang dinamakan sebagai satu-satunya orang untuk dihubungi dari pengesahan hingga berlepas, dengan seorang pengganti dinamakan untuk hari acara. Tulis apa yang diliputi peranan itu dan apa yang diserahkan kepada pihak lain.
Beri taklimat kepada pegawai perhubungan dengan pek yang sama seperti penceramah, menggunakan penjana taklimat penceramah, dan hantar nama pegawai perhubungan kepada setiap penceramah bersama borang logistik.
Apa yang dilakukan pegawai perhubungan
Pegawai perhubungan ialah satu-satunya orang yang dihubungi penceramah. Mereka menjawab soalan, mengejar bahan, menyambut dan membimbing penceramah pada hari acara dan menyampaikan masalah kepada penanggungjawab yang betul.
Keputusan program, bajet dan teknikal tetap di tangan ketua program, kewangan dan pembekal AV.
- Sebelum acara: sahkan butiran, kejar biografi, slaid dan borang logistik.
- Ketibaan: sambut atau tunjuk arah penceramah, menggunakan arahan ketibaan yang dipersetujui.
- Hari sesi: taklimat tentang bilik dan masa, bawa penceramah ke pintu masuk pentas, beritahu pengurus pentas apabila penceramah bersedia.
- Selepas sesi: ucap terima kasih dan sampaikan permintaan susulan.
Memilih orangnya
- Seseorang yang mempunyai masa pada hari itu, bukan orang yang sesinya sendiri berlangsung pada masa sama.
- Seseorang yang boleh menghubungi urus setia dan pasukan AV dengan cepat.
- Penceramah kanan boleh dipadankan dengan pegawai perhubungan yang lebih kanan atau berpengalaman, jika ada.
- Penceramah yang memerlukan sokongan bahasa atau akses perlu dipadankan dengan pegawai perhubungan yang boleh mengaturnya, selepas bertanya penceramah.
Berapa penceramah bagi setiap pegawai perhubungan
Tiada angka tetap. Bilangan yang betul bergantung pada betapa rapatnya sesi, betapa jauhnya bilik dan betapa banyaknya keperluan setiap penceramah.
Uji pelan di atas kertas: senaraikan penceramah setiap pegawai perhubungan mengikut masa dan bilik dan semak tiada pegawai perhubungan perlu berada di dua tempat serentak. Pertindihan ialah tanda untuk menambah orang, bukan untuk berharap. Pembina jadual raptai menunjukkan pertindihan seumpama itu bagi raptai.
Serah tugas pada hari acara
- Beri setiap pegawai perhubungan helaian satu muka surat dengan penceramah, masa sesi, bilik dan nombor untuk dihubungi.
- Sepakati satu saluran, seperti kumpulan sembang, untuk pegawai perhubungan kepada urus setia.
- Namakan pengganti bagi setiap pegawai perhubungan dan beritahu penceramah.
- Rekod siapa telah bertemu siapa supaya urus setia tahu bila semua penceramah telah tiba.
- Kumpul nota pegawai perhubungan selepas acara semasa ingatan masih segar.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Enam pegawai perhubungan untuk lapan belas penceramah
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan rekaan memadankan enam pegawai perhubungan dengan lapan belas penceramah di dua bilik. Apabila pasukan menyenaraikan sesi mengikut masa, seorang pegawai perhubungan mempunyai dua penceramah yang bermula berselang sepuluh minit di bilik berbeza.
Ketua program memindahkan seorang daripada penceramah itu kepada pegawai perhubungan pengganti, memberitahu kedua-dua penceramah, dan mengemas kini helaian satu muka surat sebelum dicetak.
Gunakan sendiri
Helaian pegawai perhubungan penceramah
Satu baris bagi setiap penceramah. Cetak satu helaian bagi setiap pegawai perhubungan untuk hari acara.
| Penceramah | Sesi, masa dan bilik | Pegawai perhubungan | Pegawai pengganti | Disambut semasa ketibaan (masa) | Di pintu pentas (masa) | Nota |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Penceramah sedikit dan beberapa ahli pasukan lapang pada hari itu.
- Sesi dalam satu bilik.
- Semua orang dalam pasukan mengenali venue.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai penceramah di beberapa bilik dan masa.
- Penceramah dengan keperluan sokongan berbeza, seperti bahasa atau akses.
- Urus setia sibuk dengan pendaftaran dan tidak dapat juga menguruskan ketibaan penceramah.
Mahu pelan pegawai perhubungan disediakan dan ditaklimatkan?
Ketua projek persidangan boleh memadankan pegawai perhubungan dengan penceramah, menguji pelan terhadap jadual waktu, memberi taklimat kepada mereka dan mengendalikan saluran pada hari acara. Siapa yang memikul peranan itu ialah keputusan anda. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah pegawai perhubungan terdiri daripada sukarelawan atau kakitangan?
Salah satu, jika mereka diberi taklimat dan ada pada hari acara. Semak sebarang pengaturan sukarelawan dengan penasihat anda.
Adakah semua penceramah memerlukan pegawai perhubungan?
Kebanyakan penceramah mendapat manfaat daripada seorang pegawai perhubungan. Acara kecil boleh menggunakan seorang pegawai perhubungan untuk beberapa penceramah jika sesi tidak bertindih.
Bagaimana jika pegawai perhubungan tidak dapat hadir?
Namakan pengganti bagi setiap pegawai perhubungan lebih awal dan beritahu penceramah kedua-dua nama.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.