Rancang satu taklimat korporat di beberapa bandar
Ibu pejabat mahu satu taklimat di beberapa lokasi tempatan, dan tarikhnya sudah bersaing untuk orang yang sama.
Jawapan ringkas
Taklimat berbilang lokasi ialah satu program yang disampaikan di beberapa tempat, bukan beberapa acara berasingan. Tetapkan kandungan, barisan penceramah dan pembuat keputusan dahulu. Kemudian tambah venue, khalayak tempatan dan masa persediaan setiap lokasi, dan semak setiap peralihan antara lokasi untuk masa perjalanan sebenar.
Lembaran kerja ini ditulis berdasarkan perhentian di Kuala Lumpur, Selangor dan kawasan Seremban, termasuk Nilai. Kaedahnya juga boleh digunakan untuk perhentian di negeri lain; semak sendiri masa perjalanan bagi setiap perjalanan.
Tentukan apa yang sama di semua lokasi dan apa yang tempatan
| Ditetapkan secara pusat | Ditetapkan bagi setiap lokasi |
|---|---|
| Mesej utama, slaid dan nota taklimat penceramah | Venue, susun atur bilik dan urusan akses tempatan |
| Borang pendaftaran dan peraturan data | Kapasiti, berdasarkan apa yang venue sahkan secara bertulis |
| Laluan kelulusan untuk perubahan kandungan | Hos tempatan atau wakil cawangan |
| Soalan penilaian dan format laporan | Contoh tempatan dan masa soalan |
Siapa memutuskan apa
- Pemilik pusat meluluskan kandungan dan mengendalikan perubahan yang menjejaskan semua lokasi.
- Seorang pegawai tempatan bagi setiap lokasi mengesahkan venue, khalayak dan akses.
- Seorang individu memegang jadual induk dan mendapatkan kelulusan penanggungjawab untuk setiap perubahan.
- Penceramah diberi taklimat sekali, dengan jadual lokasi demi lokasi.
Semak laluan sebelum tarikh diumumkan
Senaraikan setiap lokasi dengan masa persediaan sebelum taklimat dan masa pembungkusan selepasnya. Kemudian tambah perjalanan antara lokasi, menggunakan julat yang telah disemak dengan orang yang akan membuatnya, bukan angka andaian.
Jika penceramah atau krew bergerak antara lokasi pada hari yang sama, tempoh perjalanan yang tidak dimasukkan bermakna jadual belum disahkan. Perancang siri taklimat menunjukkan peralihan mustahil dan tugas mana boleh digunakan semula dan mana yang tempatan.
Langkah daripada idea pertama hingga jadual akhir
- Tulis tujuan taklimat, kumpulan khalayak dan lokasi mana setiap kumpulan patut hadir.
- Pilih lokasi calon dan minta fakta venue secara bertulis daripada setiap pegawai tempatan.
- Tetapkan kandungan utama dan barisan penceramah, kemudian senaraikan apa yang setiap lokasi mesti tambah.
- Bina laluan dengan julat persediaan, taklimat, pembungkusan dan perjalanan, kemudian buang sebarang peralihan mustahil.
- Sahkan tarikh, terbitkan satu laluan pendaftaran dan namakan pegawai setiap lokasi pada hari itu.
- Rancang satu laporan yang sama bagi semua lokasi, seperti dalam perancangan tempatan untuk taklimat ahli.
Masalah yang sering berlaku pada format ini
- Peralihan pada hari yang sama diandaikan tidak mengambil masa.
- Fakta venue satu lokasi disalin ke taklimat lokasi lain; lihat menggunakan semula taklimat tanpa membawa fakta venue yang salah.
- Ketua cawangan meluluskan perubahan kandungan yang tidak dilihat lokasi lain.
- Senarai pendaftaran yang berbeza antara lokasi.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Taklimat tiga lokasi untuk pejabat serantau rekaan
Organisasi dan angka rekaan, hanya sebagai contoh.
Syarikat Fiktif Insurans Serantau merancang taklimat kemas kini polisi untuk ejen di tiga lokasi: satu di Kuala Lumpur, satu di Selangor dan satu di kawasan Seremban. Ketua sokongan agensi bertanggungjawab atas kandungan, dan pengurus cawangan di setiap lokasi atas urusan tempatan.
Draf pertama meletakkan dua lokasi pada hari yang sama dengan waktu makan tengah hari di antaranya. Apabila perancang memasukkan persediaan, pembungkusan dan julat perjalanan yang disemak ke dalam perancang laluan, lokasi kedua tidak dapat bermula tepat masa, maka mereka memindahkannya ke pagi berikutnya.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja laluan taklimat berbilang lokasi
Salin satu baris bagi setiap lokasi dan isi angka yang telah disemak sahaja. Biarkan sel kosong jika belum diketahui.
- Penanggungjawab kandungan di pusat:
- Siapa meluluskan perubahan kandungan:
- Barisan penceramah dan tarikh taklimat:
- Apa yang sama di setiap lokasi:
- Soalan untuk setiap venue, secara bertulis:
- Di mana senarai pendaftaran disimpan:
| Lokasi dan kawasan | Tarikh | Persediaan sebelum (disemak) | Masa taklimat | Pembungkusan selepas (disemak) | Perjalanan ke lokasi seterusnya (julat disemak) | Pegawai tempatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kuala Lumpur | ||||||
| Selangor | ||||||
| Kawasan Seremban |
Guna alat percuma: Perancang siri taklimat KL-Selangor-Seremban
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Dua atau tiga lokasi, dikendalikan oleh orang yang mengenali venue.
- Seorang penceramah dan satu set slaid.
- Pemilik pusat ada masa untuk menyelaras.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pasukan berbeza menguruskan lokasi berbeza dan masing-masing mahu perubahan tempatan.
- Penceramah dan krew bergerak antara lokasi pada hari yang sama.
- Tarikh bersaing dengan acara lain untuk orang yang sama.
Mahu siri taklimat dan keputusan dipetakan sebelum tarikh diumumkan?
Pengurusan program berulang boleh membina siri taklimat bersama anda, mengumpul fakta venue secara bertulis daripada setiap lokasi, menyediakan pembuat keputusan pusat dan tempatan serta menjalankan jadual sepanjang musim. Kandungan taklimat dan kelulusan terletak pada organisasi anda. Apabila beberapa taklimat bertindih dalam satu kalendar, perancang kapasiti kalendar berulang membantu menunjukkan pertembungan. Hantarkan lokasi dan tarikh yang anda pertimbangkan, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah ini digunakan untuk perhentian di luar KL, Selangor dan Seremban?
Boleh. Langkahnya sama, tetapi semak sendiri setiap perjalanan dan setiap venue. Kami merancang secara jarak jauh untuk mana-mana lokasi di Malaysia. Sokongan di lokasi dan perjalanan ke mana-mana tempat di Malaysia boleh diatur seperti dipersetujui dan dikenakan caj apabila dalam skop, dengan Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban sebagai kawasan keutamaan kami.
Bagaimana mengendalikan lokasi yang memerlukan kandungan berbeza?
Tetapkan peraturan tentang apa yang boleh berubah secara tempatan, seperti contoh, dan apa yang memerlukan kelulusan pusat, seperti fakta dan dasar. Rekod setiap perubahan.
Patutkah setiap lokasi mempunyai halaman pendaftaran sendiri?
Biasanya satu laluan pendaftaran dengan pilihan lokasi lebih baik daripada senarai berasingan. Lihat mengurus konsistensi pendaftaran bagi program berbilang lokasi.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.