Bahagian taklimat yang mesti sama di setiap bandar
Taklimat yang sama akan disampaikan tiga kali di tiga tempat oleh orang yang berbeza.
Jawapan ringkas
Tetapkan sebagai tetap apa-apa yang boleh dijadikan tindakan atau dipetik oleh hadirin: mesej utama, angka, definisi, tarikh akhir dan jawapan kepada soalan yang dijangka. Logistik tempat, contoh setempat dan susunan acara boleh berbeza dalam had tertentu.
Tulis pembahagian ini sebelum persinggahan pertama, namakan siapa yang boleh meluluskan perubahan, dan rekodkan setiap perubahan supaya bandar kemudian tidak menerima versi yang lebih lama atau lebih baharu secara tidak sengaja.
Tiga kumpulan: tetap, fleksibel, tempatan
Tetap bermaksud kandungan sama di setiap bandar dan hanya seorang yang dinamakan boleh mengubahnya. Fleksibel bermaksud tujuannya tetap tetapi penyampaian boleh disesuaikan, contohnya contoh untuk menerangkan sesuatu perkara. Tempatan bermaksud pasukan tuan rumah yang memutuskan, seperti susunan tempat duduk, jamuan dan ucapan alu-aluan.
Kebanyakan pertikaian antara pasukan pusat dan tuan rumah tempatan sebenarnya tentang kumpulan mana sesuatu item tergolong. Menyelesaikannya awal menghilangkan pertikaian itu.
Pembahagian permulaan untuk taklimat korporat atau persatuan
| Elemen | Kumpulan | Siapa boleh mengubah |
|---|---|---|
| Mesej utama dan angka penting | Tetap | Penanggungjawab kandungan sahaja |
| Definisi dan istilah pada slaid | Tetap | Penanggungjawab kandungan sahaja |
| Tarikh akhir, langkah seterusnya, orang untuk dihubungi bagi pertanyaan | Tetap | Penanggungjawab kandungan, disahkan ketua program |
| Soalan dan jawapan (set yang diluluskan) | Tetap | Penanggungjawab kandungan; jawapan baharu ditambah untuk semua bandar |
| Contoh ilustrasi dan kisah kes | Fleksibel | Penceramah, dalam tema yang diluluskan |
| Susunan acara dan tempoh rehat | Fleksibel | Ketua program, jika jumlah masa kandungan kekal |
| Bahasa penyampaian dan terjemahan slaid | Fleksibel | Ketua program dengan semakan penanggungjawab kandungan |
| Susun atur bilik, jamuan, ucapan alu-aluan | Tempatan | Pasukan tuan rumah tempatan |
Kawalan versi yang tahan tiga persinggahan
- Bekukan kandungan tetap pada tarikh yang dinamakan dan letakkan label versi pada slaid pertama.
- Hantar pek yang sama kepada semua penceramah dan tuan rumah tempatan, dan minta mereka mengesahkan versi yang dipegang.
- Kumpulkan soalan di setiap persinggahan dalam satu senarai bersama, supaya jawapan di bandar pertama sampai kepada yang lain.
- Jika item tetap perlu diubah selepas persinggahan pertama, putuskan sama ada hadirin awal memerlukan nota susulan ringkas.
Di mana konsistensi paling penting
- Apa-apa yang kedengaran seperti dasar, tarikh akhir atau komitmen bagi pihak organisasi.
- Apa-apa yang akan dibandingkan oleh peserta dari bandar berbeza dalam kumpulan sembang selepas itu.
- Apa-apa yang boleh dipersoalkan kemudian oleh pengawal selia, juruaudit atau ahli. Rujuk pakar berkaitan dan jangan memutuskan sendiri.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Tiga persinggahan, satu taklimat tentang kemas kini pelaporan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan perdagangan rekaan, Persatuan Fiktif Pengilang Kecil, memberi taklimat kepada ahli tentang borang pelaporan yang disemak di tiga persinggahan dalam minggu yang sama: Kuala Lumpur, Shah Alam dan Seremban. Setiap persinggahan 90 minit untuk kira-kira 60 hingga 90 ahli.
Selepas persinggahan pertama, seorang penceramah menukar contoh daripada kilang makanan kepada firma percetakan kerana kebanyakan hadirin ialah pencetak. Ini dibenarkan kerana ia berada dalam kumpulan fleksibel. Penceramah lain membulatkan satu angka pada slaid, yang tidak dibenarkan, maka penanggungjawab kandungan menerbitkan semula versi 1.2 dan mencatat perbezaannya dalam senarai bersama.
Gunakan sendiri
Daftar konsistensi
Salin satu baris bagi setiap elemen taklimat anda dan lengkapkan sebelum persinggahan pertama.
- Elemen (slaid, angka, risalah, jawapan):
- Kumpulan: tetap / fleksibel / tempatan:
- Penanggungjawab yang boleh mengubahnya:
- Label versi semasa dan tarikh dibekukan:
- Persinggahan yang menggunakannya:
- Perubahan dibuat, oleh siapa, dan sama ada persinggahan terdahulu perlu susulan:
- Soalan yang dibangkitkan dan memerlukan jawapan tetap:
Guna alat percuma: Perancang siri taklimat KL-Selangor-Seremban
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang penanggungjawab kandungan ada, dan taklimat itu ringkas serta sudah dilatih.
- Penceramah yang sama menyampaikan di setiap persinggahan.
- Tuan rumah tempatan hanya menguruskan bilik dan jamuan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Penceramah dan pasukan tempatan berbeza menyesuaikan bahan di setiap persinggahan.
- Perubahan datang antara persinggahan dan tiada siapa menjejaki versi.
- Taklimat membawa komitmen atau angka yang akan dipertanggungjawabkan kepada pengurusan atasan.
Perlukan seorang yang memegang kawalan versi sepanjang siri?
Pengurusan program berulang boleh menetapkan pembahagian tetap, fleksibel dan tempatan bersama penanggungjawab kandungan anda, mengemas kini daftar antara persinggahan dan memberi taklimat kepada setiap tuan rumah tempatan. Ketua projek persidangan boleh melakukan penyelarasan yang sama jika sokongan berulang tidak tersedia untuk tarikh anda. Hantarkan tarikh persinggahan dan siapa menyampaikan di mana, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah penceramah menukar contoh?
Boleh, jika contoh diletakkan dalam kumpulan fleksibel dan terikat dengan tema yang diluluskan. Perkara yang diilustrasikan, dan sebarang angka, kekal seperti diluluskan.
Bagaimana jika tuan rumah tempatan mahu menambah kandungan?
Minta tuan rumah menghantar permintaan kepada penanggungjawab kandungan. Jika berguna, tambah untuk semua bandar dan bukan satu bandar sahaja.
Berapa kerap daftar perlu disemak?
Selepas setiap persinggahan dan sebelum yang seterusnya. Ia mengambil beberapa minit jika perubahan dicatat semasa berlaku.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.