Cara mengurus kalendar pembekal bersama
Tiga acara berkongsi venue dan pembekal AV, dan setiap penganjur ada e-mel tarikh yang berasingan.
Jawapan ringkas
Kalendar pembekal bersama ialah satu senarai setiap pembekal, setiap tarikh yang anda minta mereka tahan dan status setiap satu: pertanyaan, ditahan, disahkan atau dilepaskan. Ia menunjukkan permintaan daripada semua acara kepada seorang pembekal di satu tempat, jadi pertindihan dilihat apabila tempahan sementara kedua diminta, bukan semasa lawatan tapak.
Simpan fakta yang boleh disemak: tarikh, status, siapa mengesahkan dan bila. Penilaian tahunan tentang pembekal tempatnya di semakan tahunan pembekal acara.
Apa yang ada dalam setiap baris
- Pembekal dan orang yang dihubungi, contohnya jualan tempat acara, penyelaras projek AV, pengurus acara katerer.
- Acara, tarikh ditahan, termasuk hari persediaan dan pembersihan.
- Status: pertanyaan, ditahan, disahkan secara bertulis, dilepaskan. Tambah tarikh status berubah.
- Tarikh tamat tahan: tarikh pembekal boleh melepaskan tempahan sementara itu, seperti yang dinyatakan pembekal.
- Siapa di pihak anda menjadi penghubung pembekal bagi acara itu, dan siapa boleh mengesahkan.
Status dan maksud setiap satu
| Status | Maksud | Tindakan diperlukan |
|---|---|---|
| Pertanyaan | Ketersediaan ditanya, tiada janji. | Kejar jawapan pada tarikh yang ditetapkan. |
| Ditahan | Pembekal berkata akan menahan tarikh sehingga tamat tempoh. | Rekodkan tarikh tamat. Putuskan sebelum ia berlalu. |
| Disahkan | Pengesahan bertulis atau perjanjian bertandatangan diterima. | Simpan rujukan dokumen. Tambah peringkat penting kontrak. |
| Dilepaskan | Anda tidak lagi memerlukan tarikh itu. | Maklumkan pembekal segera supaya mereka boleh menawarkannya kepada orang lain. |
Cara menyediakannya dalam seminggu
- Senaraikan pembekal yang digunakan dua atau lebih acara, atau mungkin akan menggunakannya. Mulakan dengan tempat acara, audio visual, teknologi pendaftaran dan katerer.
- Tambah setiap tarikh yang kini ditahan atau dibincangkan, dengan status seperti yang terakhir dinyatakan pembekal.
- Minta setiap pembekal mengesahkan secara bertulis tarikh dan status yang anda rekodkan.
- Setujui siapa boleh mengemas kini kalendar dan bila. Seorang penanggungjawab bagi setiap pembekal mengelak dua orang melepaskan dan mengesahkan tarikh yang sama.
- Semak pada masa yang sama setiap minggu selagi ada tempahan sementara yang terbuka.
Di mana kalendar bersama gagal
- Tempahan sementara yang tamat tanpa disedari kerana tiada siapa menulis tarikh tamatnya.
- Melepaskan tarikh dalam kalendar tetapi tidak memberitahu pembekal.
- Kalendar disimpan oleh seorang pada peranti peribadi, jadi orang lain tidak dapat melihatnya.
- Merekodkan tarikh pilihan seolah-olah ia tempahan sementara. Hanya tarikh yang pembekal setuju tahan dikira.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Dua acara meminta satu tempat untuk minggu yang sama
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pengurus Kemudahan menganjurkan forum ahli dan malam anugerah. Setiap penganjur meminta hotel yang sama secara berasingan untuk hari Khamis dalam minggu yang sama pada akhir November.
Kalendar bersama menunjukkan kedua-dua pertanyaan dan tarikh tamat tempahan sementara yang dinyatakan hotel untuk forum. Urus setia memutuskan forum diutamakan, melepaskan tarikh malam anugerah dan memberitahu hotel pada hari yang sama, dan mengalih malam anugerah ke tarikh yang hotel sahkan secara bertulis.
| Pembekal | Acara | Tarikh | Status | Tarikh tamat tahan | Penanggungjawab |
|---|---|---|---|---|---|
| Pasukan acara hotel | Forum ahli | Khamis 26 Nov serta persediaan 25 Nov | Ditahan | Dinyatakan hotel: 30 Okt | Penanggungjawab program |
| Pasukan acara hotel | Malam anugerah | Khamis 26 Nov | Dilepaskan | Tidak berkenaan | Setiausaha kehormat |
| Penyelaras pembekal AV | Forum ahli | 25 hingga 26 Nov | Pertanyaan | Tiada dinyatakan | Penanggungjawab program |
Gunakan sendiri
Templat kalendar pembekal bersama
Satu baris bagi setiap tempahan sementara pembekal. Salin ke mana-mana helaian bersama yang boleh disunting pasukan dan tapis mengikut pembekal.
| Pembekal dan orang yang dihubungi | Acara | Tarikh ditahan (termasuk persediaan dan pembersihan) | Status | Tarikh status | Tarikh tamat tahan (seperti dinyatakan pembekal) | Penanggungjawab kami | Tindakan seterusnya dan tarikh |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Pertanyaan / Ditahan / Disahkan / Dilepaskan | |||||||
Guna alat percuma: Perancang kapasiti kalendar acara berkala
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Dua atau tiga acara berkongsi beberapa pembekal.
- Seorang individu sudah mengendalikan komunikasi pembekal.
- Pembekal anda membalas segera dan secara bertulis.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Penganjur berbeza bercakap dengan pembekal yang sama tentang tarikh berbeza.
- Tarikh tamat tempahan sementara terlepas atau tiada siapa tahu tempahan sementara mana yang masih sah.
- Program berulang memerlukan terma dan masa persediaan pembekal dibandingkan antara acara.
Mahu seseorang memantau tempahan sementara pembekal?
Pengurus program berulang boleh mengekalkan kalendar pembekal bersama, mengejar tempahan sementara sebelum tamat dan membawa pertindihan kepada pembuat keputusan dengan pilihan. Pemilihan pembekal, kontrak dan kelulusan perbelanjaan tetap di tangan organisasi anda. Perancang kapasiti kalendar acara berkala boleh menunjukkan bagaimana tarikh pembekal yang sama berada berbanding orang anda sendiri. Hantar senarai pembekal dan tarikh yang anda tahan; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa patut dibenarkan menyunting kalendar?
Penanggungjawab pembekal untuk baris masing-masing, dan seorang penyelaras untuk keseluruhan helaian. Orang lain boleh melihat sahaja. Terlalu ramai penyunting menyebabkan tarikh dilepaskan atau disahkan dua kali.
Perlukah kos dimasukkan dalam kalendar pembekal?
Tidak. Simpan tarikh, status dan penanggungjawab sahaja. Kos tempatnya dalam bajet, supaya kalendar mudah dibaca.
Bagaimana kami tahu tempahan sementara itu sebenar?
Minta pembekal mengesahkan secara bertulis tarikh, apa yang ditahan dan bila tempahan sementara tamat. Rekodkan rujukan. Tempahan sementara lisan tanpa tarikh tamat patut dianggap pertanyaan.
Bagaimana jika pembekal tidak memberi tarikh tamat tempahan sementara?
Rekodkan bahawa tiada dinyatakan, tetapkan tarikh semakan sendiri dan tanya semula secara bertulis. Jangan anggap tarikh itu selamat.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.