Cara mengagihkan orang merentasi portfolio acara
Tiga acara sedang dirancang serentak, dan dua orang yang sama dinamakan sebagai penanggungjawab bagi semuanya.
Jawapan ringkas
Senaraikan setiap orang mengikut peranan, beri setiap acara beban kerja mingguan bagi peranan itu, dan jumlahkan minggu demi minggu. Sesiapa yang melebihi ketersediaan sebenar pada mana-mana minggu telah diberi tugas berlebihan, walau apa yang dinyatakan pelan acara.
Pengagihan mengikut susunan yang ditetapkan dalam keutamaan kalendar acara. Perancang kapasiti kalendar acara berkala menunjukkan pengiraan yang sama sebagai paparan kalendar.
Kira peranan, bukan nama
Agihkan mengikut peranan dahulu: penanggungjawab program, orang yang meluluskan kewangan, penghubung penceramah, ketua pendaftaran, ketua di tapak. Peranan kemudian boleh dipadankan dengan seseorang, pengganti atau ketua dari luar tanpa melukis semula seluruh pelan.
Tulis ketersediaan sebenar setiap orang bagi setiap minggu. Tolak cuti, kerja hakiki, mesyuarat jawatankuasa dan minggu selepas acara lain apabila mereka mengejar kerja tertangguh.
Asingkan kerja bersama daripada kerja acara
| Jenis kerja | Contoh | Cara mengagihkan |
|---|---|---|
| Dikongsi oleh semua acara | Pangkalan data pembekal, kalendar komunikasi ahli, laporan kewangan, kemas kini laman web. | Agihkan sekali kepada portfolio, bukan sekali bagi setiap acara. Mengira tiga kali menyembunyikan kapasiti sebenar. |
| Khusus acara | Menyusun program, tinjauan tempat acara, pengesahan penceramah, penyediaan pendaftaran. | Agihkan kepada acara mengikut minggu, memuncak sebelum pengumuman dan dalam bulan akhir. |
| Kerja susulan berulang | Laporan selepas acara, analisis tinjauan, bayaran pembekal, mesej terima kasih. | Agihkan kepada minggu selepas acara. Inilah kerja yang paling kerap terlupa. |
Langkah ke arah pengagihan yang boleh dilaksanakan
- Tulis beban kerja mingguan bagi setiap peranan untuk setiap acara, dalam hari, dengan usaha tahun lepas sebagai titik permulaan jika ada.
- Jumlahkan acara bagi setiap orang setiap minggu dan bandingkan dengan ketersediaan.
- Tandakan setiap minggu apabila seseorang melebihi ketersediaan, dan catat acara yang menyebabkannya.
- Pilih penyelesaian bagi setiap tanda: alih acara, serahkan tugas kepada pengganti, kecilkan skop, atau tambah kapasiti untuk minggu itu.
- Rekodkan keputusan dan orang yang membuatnya, kemudian kira semula apabila tarikh beralih.
Di mana pengagihan sering silap
- Dua komitmen sepenuh masa diberikan kepada seorang. Ketua yang sepenuh masa pada persidangan Oktober tidak boleh juga sepenuh masa pada jelajah dalam minggu yang sama, walau bagaimana sel diwarnakan.
- Menganggap ketersediaan 100 peratus. Mesyuarat, serah tugas dan mesej mengejut menggunakan sebahagian setiap minggu.
- Menamakan pengganti yang sama untuk setiap acara, sehingga pengganti ialah orang pertama yang kehabisan masa.
- Mengagih pada peringkat acara sahaja. Beban berlebihan berada pada minggu tertentu, dan jumlah tahunan tidak menunjukkannya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Seorang, tiga acara
Organisasi dan angka rekaan, dalam hari bekerja, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Juruaudit Dalaman mempunyai seorang pengurus program dengan 4 hari bekerja seminggu untuk acara, selepas kerja hakiki dan jawatankuasa. Pada minggu 14 September forum tahunan memerlukan 3 hari, jelajah ahli memerlukan 2 hari dan seminar kemahiran audit memerlukan 1 hari.
Itu 6 hari berbanding 4 hari yang ada. Urus setia mengalih pengesahan penceramah seminar ke minggu 28 September, menyerahkan e-mel tempat jelajah selama sehari kepada pengganti untuk minggu itu, dan merekodkan bahawa forum kekal diutamakan kerana ia Peringkat A. Jadual menunjukkan minggu-minggu sebelum perubahan ini; selepasnya kedua-dua minggu 14 September dan 28 September berjumlah 4 hari.
| Minggu | Forum | Jelajah | Seminar | Jumlah hari | Ada | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 7 Sep | 2 | 1 | 1 | 4 | 4 | Pada had |
| 14 Sep | 3 | 2 | 1 | 6 | 4 | Lebih 2 |
| 21 Sep | 3 | 1 | 0 | 4 | 4 | Pada had |
| 28 Sep | 2 | 1 | 0 | 3 | 4 | Baki 1 |
Gunakan sendiri
Lembaran pengagihan orang merentasi portfolio
Satu baris bagi setiap peranan setiap minggu. Isi tiga lajur pertama bagi setiap acara, kemudian jumlahkan.
| Peranan dan orang | Minggu | Hari Acara A | Hari Acara B | Hari Acara C | Hari kerja bersama | Hari ada | Lebih atau baki | Penyelesaian dan pembuat keputusan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Penanggungjawab program: | ||||||||
| Orang yang meluluskan kewangan: | ||||||||
| Ketua pendaftaran: | ||||||||
| Ketua di tapak: |
Guna alat percuma: Perancang kapasiti kalendar acara berkala
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Dua atau tiga acara, dengan penanggungjawab yang boleh menyatakan beban kerja mingguan dengan jujur.
- Setiap peranan ada pengganti dinamakan yang tidak juga dinamakan pada acara lain.
- Kemuncak singkat dan boleh diselesaikan dengan mengalih satu tugas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Orang yang sama memikul setiap acara dan tiada siapa tahu berapa hari yang mereka ada.
- Kemuncak bertindih beberapa minggu dan jumlahnya kekal merah selepas tugas dialih.
- Komitmen sepenuh masa kedua akan tiba, seperti jelajah, dan tiada siapa mempunyai kapasiti.
Perlukan tenaga khusus untuk minggu kemuncak?
Jika lembaran menunjukkan minggu yang tidak dapat ditampung dalam pasukan anda, pengurus program berulang boleh mengambil penyelarasan acara yang dipersetujui pada minggu itu, mengekalkan lembaran pengagihan terkini dan membangkitkan pertindihan sebelum ia menjadi masalah. Keputusan kelulusan, bajet dan program tetap di tangan jawatankuasa anda. Jika satu komitmen sepenuh masa diperlukan di tapak, pengurus projek acara bersama pasukan bekerja mengikut jam dan skop yang dipersetujui terlebih dahulu. Hantar senarai acara dan orang yang terlibat; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa hari seminggu seseorang benar-benar ada untuk acara?
Tanya mereka, dan tolak mesyuarat, kerja utama dan cuti. Ramai orang melebihkan anggaran pada awal projek. Bandingkan satu minggu daripada acara tahun lepas dengan angka yang mereka beri.
Perlukah tugas bersama dibahagi antara acara?
Agihkan sekali pada peringkat portfolio, kemudian beri setiap acara bahagian hanya jika benar-benar memerlukan tambahan. Membahagi sama rata menjadikan setiap acara kelihatan lebih mahal dan jumlahnya kurang jelas.
Bolehkah seorang ketua projek menampung dua acara serentak?
Hanya jika minggu kerja berat tidak bertindih. Dua komitmen sepenuh masa pada minggu yang sama tidak boleh ditampung oleh seorang ketua, dan pelan yang menunjukkannya sebagai ditampung perlu dibuka semula.
Bagaimana jika pengiraan menunjukkan tiada siapa terlebih tugas?
Semak sama ada ketersediaan dimasukkan selepas menolak cuti dan masa kerja hakiki. Kemudian uji satu minggu buruk, seperti penceramah menarik diri, untuk melihat sama ada pelan masih ada ruang.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.