Cara meramal bajet portfolio acara
Setiap acara ada bajet sendiri, dan pihak kewangan mahu tahu berapa kos seluruh tahun dan bila wang bergerak.
Jawapan ringkas
Unjuran portfolio menyusun bajet setiap acara dalam satu jadual dengan tiga lajur kepastian: terikat, dijangka dan terbuka. Tambah bulan wang dijangka keluar atau masuk, dan kekalkan unjuran dengan mengemas kininya apabila sebut harga, deposit atau tarikh berubah.
Unjuran hanya sebaik status setiap baris. Layanan cukai, dasar perakaunan dan kelulusan ialah urusan pasukan kewangan anda, jadi letakkan sebagai soalan kepada mereka dan bukan andaian dalam helaian.
Kelaskan setiap baris mengikut kepastian
| Tahap | Maksud | Contoh |
|---|---|---|
| Terikat | Ditandatangani atau dibayar. Pembatalan masih akan dikenakan kos di bawah perjanjian. | Deposit tempat acara dibayar, kontrak AV ditandatangani. |
| Dijangka | Ada sebut harga atau dirancang, dengan sumber dinamakan, tetapi belum mengikat. | Sebut harga katering diterima, pendapatan pendaftaran berdasarkan julat tahun lepas. |
| Terbuka | Anggaran tanpa sebut harga atau keputusan yang belum selesai. | Percetakan, perjalanan penceramah, tempat belum dipilih. |
Bina paparan portfolio
- Letakkan baris bajet setiap acara dalam satu helaian dengan lajur acara, baris, jumlah, tahap, dan bulan bayaran atau penerimaan dijangka.
- Tanya kewangan bagaimana cukai dan caj perkhidmatan patut ditunjukkan, dan gunakan layanan yang sama untuk setiap acara. Catat di bahagian atas helaian.
- Jumlahkan mengikut bulan dan tahap untuk melihat perbelanjaan terikat, dijangka dan yang masih terbuka.
- Tambah lajur untuk baris pendapatan dengan tahap yang sama. Anggap pendapatan dijangka atau terbuka sehingga diterima.
- Bandingkan jumlah tunai bulanan dengan baki bank yang digunakan jawatankuasa kewangan.
Pastikan unjuran sentiasa terkini
- Kemas kini apabila sebut harga tiba, deposit dibayar, tarikh beralih atau acara digugurkan.
- Rekodkan tarikh dan sebab setiap perubahan supaya jawatankuasa boleh melihat bagaimana unjuran bergerak.
- Semak setiap bulan dengan kewangan, dan selepas setiap acara bandingkan unjuran dengan sebenar bagi setiap baris untuk memperbaiki yang seterusnya.
- Simpan satu versi. Salinan yang disimpan setiap penanggungjawab acara cepat menyimpang.
Di mana unjuran mengelirukan
- Pendapatan dikira pasti sebelum diterima, seperti pendaftaran yang masih dibuka.
- Kos yang dikongsi oleh semua acara, seperti laman web atau sistem ahli, tidak dikira langsung atau dikira dalam setiap acara.
- Wang simpanan kontingensi tersembunyi dalam baris sehingga tiada siapa nampak. Tunjukkan sebagai baris sendiri dan namakan siapa boleh menggunakannya.
- Perubahan tarikh yang menggerakkan bayaran ke tahun kewangan berbeza tanpa sesiapa memberitahu kewangan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Tiga acara, satu jadual
Organisasi dan angka rekaan dalam ringgit, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Jurutera Bangunan mempunyai persidangan tahunan, taklimat serantau dan malam anugerah. Kewangan meminta paparan tunai mengikut suku tahun.
Jadual menunjukkan kos terikat suku ketiga ialah RM 38,000, kos dijangka RM 52,000 dan kos terbuka RM 20,000. Jawatankuasa melihat keputusan tempat taklimat memindahkan RM 12,000 kos terbuka kepada dijangka, jadi ia menjadualkan keputusan itu dahulu.
| Acara | S3 terikat (RM) | S3 dijangka (RM) | S3 terbuka (RM) | S3 pendapatan dijangka (RM) | Keputusan terbuka terbesar |
|---|---|---|---|---|---|
| Persidangan tahunan | 30,000 | 35,000 | 8,000 | 20,000 | Susun atur akhir tempat |
| Taklimat serantau | 5,000 | 10,000 | 12,000 | 6,000 | Pilihan tempat |
| Malam anugerah | 3,000 | 7,000 | 0 | 4,000 | Tiada |
| Jumlah | 38,000 | 52,000 | 20,000 | 30,000 |
Gunakan sendiri
Lembaran unjuran bajet portfolio
Satu baris bagi setiap baris bajet. Gunakan takrif tahap yang sama untuk semua acara dan semak dengan pasukan kewangan anda.
| Acara | Baris | Kos atau pendapatan | Jumlah | Tahap (terikat / dijangka / terbuka) | Bulan dijangka | Sumber (sebut harga, kontrak, anggaran) | Dikemas kini dan oleh siapa |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Guna alat percuma: Perancang kapasiti kalendar acara berkala
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kewangan sudah menggunakan paparan tunai bulanan yang ringkas.
- Setiap penanggungjawab acara boleh menyatakan baris mana yang terikat.
- Dua atau tiga acara mempunyai bajet dengan struktur serupa.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Acara menyimpan bajet berasingan dengan layanan cukai dan caj yang berbeza.
- Keputusan jawatankuasa terus mengubah angka dan tiada siapa tahu apa yang berubah.
- Program berulang memerlukan unjuran dan sebenar dibandingkan antara tahun.
Mahu satu unjuran yang boleh dibaca jawatankuasa?
Pengurus program berulang boleh mengekalkan unjuran portfolio bersama kewangan, menandakan baris yang statusnya berubah dan menyediakan paparan bulanan untuk jawatankuasa. Layanan perakaunan, soalan cukai dan kelulusan perbelanjaan tetap di tangan pasukan kewangan dan jawatankuasa anda. Perancang kapasiti kalendar acara berkala menunjukkan bila kerja di sebalik wang itu berlaku. Hantar bajet acara anda dan tarikh wang bergerak; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah pendapatan berada dalam unjuran yang sama dengan kos?
Ya, dengan tiga tahap yang sama. Anggap pendapatan dijangka atau terbuka sehingga tiba, supaya paparan tunai tidak kelihatan lebih baik daripada sebenar.
Bagaimana mengendalikan cukai dalam unjuran?
Tanya pasukan kewangan atau akauntan anda bagaimana jumlah patut ditunjukkan dan gunakan secara konsisten. Jangan tentukan layanan cukai dalam helaian acara.
Kerap manakah unjuran dikemas kini?
Apabila status berubah, dan disemak setiap bulan dengan kewangan. Dalam suku tahun yang sibuk, semakan mingguan terhadap sebut harga terbuka berguna.
Di mana kontingensi diletakkan?
Tunjukkan sebagai baris sendiri, dengan nama orang yang boleh menggunakannya. Menyembunyikannya dalam baris lain menyukarkan jumlah portfolio dibaca.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.