Tulis kemas kini status yang benar-benar dibaca
Penanggungjawab aliran kerja penat dengan panggilan status mingguan, tetapi tiada siapa percaya kumpulan sembang.
Jawapan ringkas
Kemas kini status tidak serentak ialah laporan bertulis ringkas daripada setiap penanggungjawab aliran kerja, dihantar sebelum waktu akhir tetap, dengan lima medan yang sama setiap minggu. Ia menggantikan bahagian bergilir dalam mesyuarat, supaya masa mesyuarat digunakan untuk keputusan sahaja.
Kaedah ini berfungsi apabila ketiadaan laporan dianggap sebagai maklumat. Penanggungjawab yang tidak melapor ditunjukkan sebagai belum melapor, bukan sebagai baik-baik sahaja.
Apa yang mesti ada dalam kemas kini
Hadkan setiap kemas kini kepada lima medan supaya pengumpul boleh membaca dua puluh kemas kini dalam sepuluh minit. Tulisan bebas menyembunyikan satu baris yang penting.
| Medan | Apa yang ditulis penanggungjawab | Peraturan |
|---|---|---|
| 1. Siap sejak kemas kini lalu | Item yang selesai, setiap satu dengan bukti (sebut harga bertandatangan, e-mel pengesahan, fail dimuat naik). | Tiada bukti, tiada tanda siap. Lihat bukti penyempurnaan peringkat penting. |
| 2. Seterusnya, dengan tarikh | Apa yang akan dibuat sebelum kemas kini berikutnya, dengan tarikh bagi setiap item. | Tarikh, bukan 'tidak lama lagi' atau 'sedang berjalan'. |
| 3. Tersekat atau berisiko | Apa-apa yang menunggu seseorang, pembekal atau keputusan, dan sejak bila. | Namakan orang yang ditunggu. |
| 4. Keputusan diperlukan | Keputusan, pilihan, siapa yang memutuskan dan tarikh akhirnya. | Gunakan format permintaan keputusan. |
| 5. Status yang dinilai sendiri | Merah, kuning, hijau atau tidak diketahui, dengan satu baris sebab. | Gunakan takrifan yang dipersetujui. Tidak diketahui dibenarkan. |
Tetapkan rentak sebelum kemas kini pertama
- Pilih satu hari dan waktu akhir yang sesuai untuk penanggungjawab, contohnya Khamis tengah hari, dan satu masa menghimpun dan menghantar, contohnya pagi Jumaat.
- Pilih satu tempat untuk kemas kini, seperti satu dokumen kongsi atau satu rantaian e-mel. Kemas kini yang bertaburan dalam sembang dan panggilan tidak boleh dihimpun.
- Namakan pengumpul, biasanya urus setia atau ketua projek, dan seorang ganti.
- Sepakati apa yang berlaku jika kemas kini lewat: pengumpul menandakan aliran kerja itu sebagai belum melapor dan bertanya sekali.
- Sepakati item yang masih perlu perbualan secara langsung, seperti mana-mana item merah atau keputusan yang tarikh akhirnya dalam minggu yang sama.
Apa yang dibuat jika tiada kemas kini
Kelemahan kemas kini bertulis ialah ketiadaan kemas kini kelihatan sama seperti minggu yang tenang. Putuskan lebih awal bahawa ia tidak sama.
Aliran kerja tanpa kemas kini disenaraikan sebagai belum melapor dalam ringkasan, dan pengerusi jawatankuasa melihat baris itu. Selepas dua waktu akhir terlepas berturut-turut, pengumpul meminta pengerusi bercakap dengan penanggungjawab, kerana puncanya selalunya beban kerja, bukan kecuaian.
Apa yang masih perlukan mesyuarat
- Keputusan yang pilihannya menjejaskan lebih daripada satu aliran kerja.
- Perselisihan yang tidak selesai selepas dua balasan bertulis; gunakan rekod penyelesaian perselisihan.
- Mana-mana item yang merah selama dua kitaran.
- Perkenalan, seperti pembekal baharu atau ahli jawatankuasa baharu.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Urus setia forum menghentikan panggilan hari Isnin
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan tahap butiran yang berguna.
Urus setia sebuah forum industri logistik rekaan mengadakan panggilan 75 minit setiap Isnin dengan enam penanggungjawab aliran kerja. Kebanyakan masa dihabiskan dengan setiap penanggungjawab membaca senarai sendiri.
Mereka beralih kepada kemas kini bertulis dengan waktu akhir Khamis tengah hari dan ringkasan pada hari Jumaat. Pada minggu pertama, lima daripada enam kemas kini diterima; yang keenam, bagi logistik pempamer, tidak diterima, dan ringkasan menunjukkannya sebagai belum melapor. Pengerusi menelefon penanggungjawab itu, yang menunggu jawapan pembekal dan tidak mahu melaporkan kelewatan. Panggilan dikekalkan 30 minit, untuk keputusan sahaja.
Gunakan sendiri
Templat kemas kini tidak serentak mingguan
Setiap penanggungjawab menyalin blok ini, mengisinya dan menghantar sebelum waktu akhir. Pengumpul menampal blok itu ke dalam satu ringkasan.
- Aliran kerja dan penanggungjawab:
- Tarikh kemas kini dan tempoh yang dilaporkan:
- Siap sejak kemas kini lalu (item, tarikh, pautan atau lampiran bukti):
- Seterusnya sebelum kemas kini berikutnya (item, penanggungjawab, tarikh):
- Tersekat atau berisiko (apa, menunggu siapa, sejak bila):
- Keputusan diperlukan (keputusan, pilihan, siapa memutuskan, putuskan sebelum):
- Status dinilai sendiri: Merah / Kuning / Hijau / Tidak diketahui, dengan satu baris sebab:
- Perkara yang perlu pengerusi dengar secara langsung:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang individu boleh menghimpun dan mengikuti 30 minit seminggu.
- Penanggungjawab biasa menulis kemas kini ringkas dan jawatankuasa membacanya.
- Acara mempunyai kurang daripada kira-kira enam aliran kerja aktif.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Kemas kini datang dalam format berbeza dan tiada masa untuk menyelaraskannya.
- Penanggungjawab ialah sukarelawan atau kakitangan dengan tugas lain yang memerlukan seseorang mengikuti setiap minggu.
- Pengerusi mahu satu paparan yang boleh dipercayai merangkumi jawatankuasa, pembekal dan venue.
Perlukan seseorang untuk menghimpun dan mengikuti kemas kini?
Ketua projek persidangan boleh menjalankan kitaran kemas kini mingguan: menetapkan waktu akhir, mengikuti penanggungjawab yang lewat, menghimpun ringkasan dan membawa keputusan kepada jawatankuasa. Keputusan tetap di tangan anda; ketua projek memastikan kitaran berjalan. Hantar format kemas kini semasa anda, walaupun hanya kumpulan sembang; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa panjang satu kemas kini?
Satu skrin bagi kebanyakan aliran kerja. Jika penanggungjawab perlukan lebih, butiran tambahan diletakkan dalam lampiran, dengan lima medan tetap dijawab di bahagian atas.
Adakah kumpulan sembang cukup untuk kemas kini?
Hanya jika seseorang menyalin jawapan ke satu tempat setiap minggu. Sembang sesuai untuk perbualan tetapi tidak menunjukkan siapa yang belum melapor.
Bagaimana jika penanggungjawab kata tiada apa untuk dilaporkan?
Minta mereka hantar juga kemas kini dengan 'tiada perubahan' dan langkah seterusnya yang bertarikh. Kemas kini pendek tetap membuktikan penanggungjawab telah menyemak.
Ke mana kemas kini ini disalurkan?
Ia menyumbang kepada laporan status mingguan dan log keputusan, supaya setiap keputusan yang diperlukan muncul sekali sahaja, dengan penanggungjawab dan tarikh.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.