Tentukan bila peringkat penting dikira siap
Satu peringkat penting dilaporkan siap dua minggu lalu, dan hari ini anda mendapati pembekal sebenarnya tidak pernah mengesahkan.
Jawapan ringkas
Peringkat penting siap apabila bukti yang dipersetujui lebih awal wujud dan orang yang dinamakan telah menerimanya. 'Saya sudah bertanya' dan 'sedang diuruskan' bukan bukti.
Tulis bukti bagi setiap peringkat penting semasa ia dicipta, namakan siapa menerimanya, dan anggap separuh siap sebagai sedang berjalan, bukan siap.
Tiga bahagian bagi setiap peringkat penting
| Bahagian | Soalan | Contoh |
|---|---|---|
| Siap bermaksud | Apa yang tepat akan wujud apabila ini selesai? | Kontrak venue bertandatangan, bukan 'venue ditempah'. |
| Bukti | Apa yang boleh dilihat orang lain untuk menyemak? | PDF bertandatangan disimpan dalam folder kongsi, bertarikh. |
| Diterima oleh | Siapa mengesahkan bukti mencukupi? | Bendahari bagi kontrak; pengerusi bagi aturcara. |
Bukti mengikut jenis peringkat penting
| Peringkat penting | Bukti lemah | Bukti kukuh |
|---|---|---|
| Venue disahkan | 'Venue ditahan.' | Perjanjian bertandatangan atau pengesahan bertulis yang menyatakan tarikh, bilik dan apa yang termasuk. |
| Penceramah disahkan | 'Penceramah kata ya.' | Penerimaan bertulis daripada penceramah merangkumi tarikh, sesi dan syarat. |
| Aturcara diluluskan | 'Jawatankuasa suka.' | Nombor versi dan tarikh diluluskan, dengan orang yang meluluskan dinamakan dalam log keputusan. |
| Pendaftaran dibuka | 'Halaman hampir siap.' | Halaman langsung diuji hujung ke hujung, dengan mesej pengesahan diterima. |
| Pembekal diberi taklimat | 'Taklimat dihantar.' | Pengesahan bertulis pembekal terhadap versi taklimat semasa. |
| Bajet diluluskan | 'Kewangan tiada masalah.' | Nota kelulusan daripada penanggungjawab bajet dengan jumlah dan apa yang termasuk. |
Peraturan penyempurnaan
- Siap bermaksud bukti wujud dan telah diterima. Selain itu ialah sedang berjalan.
- Peringkat penting tanpa pautan bukti ditunjukkan Kelabu pada papan pemuka, bukan hijau.
- Jika bukti ialah pengesahan lisan, rekodkan siapa menyebutnya, kepada siapa dan bila, dan tandakan peringkat penting sebagai disahkan secara lisan, menunggu bertulis.
- Jika peringkat penting bergantung pada pihak lain, seperti venue atau pihak berkuasa, bukti mesti datang daripada mereka.
- Buka semula peringkat penting jika bukti kemudian ditarik balik, dan maklumkan mereka yang bergantung padanya.
Menangani kerja separuh siap
Pecahkan peringkat penting separuh siap kepada dua baris, satu siap dengan bukti dan satu terbuka dengan tarikh, bukannya dibundarkan ke atas.
Peratus siap bagi peringkat penting kurang bernilai melainkan dibina daripada item yang dikira. Kira item itu, contohnya penceramah disahkan secara bertulis daripada penceramah yang dijemput.
Siapa menyemak bukti
Penghimpun laporan mingguan menyemak bahawa pautan atau lampiran wujud, dan penerima yang dinamakan menyemak bahawa ia mencukupi. Bagi item pakar seperti insurans, lesen atau dokumen keselamatan, penerima ialah pihak yang berkelayakan, dan laporan merekodkan bahawa dokumen diterima, bukan sama ada ia mencukupi.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Peringkat penting penceramah yang sebenarnya belum siap
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan tahap butiran yang berguna.
Sebuah badan profesional rekaan menyenaraikan 'penceramah utama disahkan' sebagai siap dalam laporan mingguannya. Apabila pengumpul meminta pautan bukti, penanggungjawab hanya mempunyai satu panggilan telefon dan satu mesej positif.
Peringkat penting ditukar kepada disahkan secara lisan, menunggu bertulis, dan ditunjukkan Kuning dengan tarikh. Penanggungjawab menghantar kepada penceramah satu perenggan penerimaan bertulis untuk dibalas, dan balasan bertulis tiba dua hari kemudian. Hanya selepas itu peringkat penting ditandakan siap, dengan balasan disimpan.
Gunakan sendiri
Daftar bukti peringkat penting
Lengkapkan satu baris bagi setiap peringkat penting semasa ia dicipta. Kemas kini status hanya apabila bukti dilampirkan.
- Setiap peringkat penting mempunyai pernyataan Siap bermaksud sebelum kerja bermula.
- Bukti ialah pautan atau fail, bukan huraian.
- Orang yang dinamakan menerima, bukan penanggungjawab kerja.
- Pengesahan lisan direkodkan dengan siapa, kepada siapa dan bila.
- Kelabu digunakan apabila tiada bukti dan tiada kemas kini diberikan.
| Peringkat penting | Siap bermaksud | Pautan atau fail bukti | Diterima oleh | Tarikh diterima | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| (nama peringkat penting) | (perkara tepat yang akan wujud) | (pautan atau nama fail) | (peranan) | (tarikh) | Siap / Sedang berjalan / Lisan sahaja / Kelabu |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Peringkat penting sedikit dan penanggungjawab boleh menamakan bukti bagi setiap satu.
- Seorang individu boleh menyemak pautan setiap minggu.
- Pasukan sudah menyimpan dokumen di satu tempat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Item yang dilaporkan siap pernah didapati tidak lengkap.
- Bukti berada dalam e-mel dan sembang peribadi.
- Pembekal mengesahkan secara lisan dan tiada siapa mengikuti secara bertulis.
Mahu peringkat penting yang disemak, bukan diandaikan?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan daftar bukti, meminta penanggungjawab membekalkan bukti di sebalik setiap peringkat penting, mengikuti pengesahan lisan secara bertulis dan menunjukkan item tidak disahkan dengan jelas dalam laporan. Penerimaan setiap peringkat penting tetap dibuat oleh orang yang anda namakan. Hantar senarai peringkat penting semasa anda; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah e-mel bukti yang cukup?
Selalunya ya, jika ia daripada pihak yang boleh membuat komitmen, menyatakan butiran dan disimpan di tempat orang lain boleh mencarinya. Sama ada ia mencukupi diputuskan penerima yang dinamakan.
Bagaimana dengan peringkat penting yang tidak pernah selesai sepenuhnya?
Pecahkan kepada peringkat yang masing-masing boleh dibuktikan, seperti 'draf diluluskan' dan 'bukti akhir ditandatangani'.
Siapa patut menerima peringkat penting?
Seseorang selain orang yang melakukan kerja, biasanya orang yang bergantung padanya atau yang memegang bajet atau kuasa.
Bagaimana ini menyumbang kepada laporan mingguan?
Setiap peringkat penting siap dalam laporan status mingguan dipautkan kepada buktinya, dan apa-apa tanpa bukti muncul sebagai tidak disahkan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.