Susuli tindakan tertunggak tanpa membebel
Beberapa tindakan daripada mesyuarat lepas sudah tertunggak, dan anda mahu ia selesai tanpa membebel.
Jawapan ringkas
Anggap tindakan tertunggak sebagai maklumat terlebih dahulu. Tanya penanggungjawab apa yang menghalang, kemudian putuskan sama ada membantu, merancang semula atau merujuk ke peringkat atas. Naikkan satu peringkat pada satu masa dan catat setiap kali anda menghubungi mereka.
Urutan tiga langkah sesuai bagi kebanyakan jawatankuasa: semakan peribadi sehari selepas tarikh, peringatan dengan tarikh baharu, dan permintaan kepada pembuat keputusan untuk menugaskan semula atau menetapkan semula keutamaan.
Mengapa tindakan tertunggak
- Ayat kabur, jadi penanggungjawab tidak tahu rupa selesai. Lihat penulisan item tindakan.
- Penanggungjawab menunggu pembekal, ahli atau kelulusan.
- Keutamaan berubah dan tiada siapa memberitahu penanggungjawab atau urus setia.
- Penanggungjawab mengambil tindakan dalam bilik tanpa masa untuk melakukannya.
- Tarikh ditetapkan oleh mesyuarat, tidak dipersetujui dengan penanggungjawab.
Urutan susulan
- Sehari selepas tarikh akhir: mesej peribadi ringkas bertanya sama ada tindakan berjalan lancar dan apa yang menghalang.
- Jika tiada jawapan dalam dua hari bekerja: mesej kedua yang mencadangkan tarikh baharu dan meminta pengesahan.
- Jika tarikh baharu juga terlepas, atau halangan di luar kawalan penanggungjawab: maklumkan pembuat keputusan, beri fakta dan tanya sama ada hendak menugaskan semula, mengurangkan skop atau menerima tarikh lewat.
- Rekodkan setiap kali anda menghubungi, jawapan dan tarikh baharu dalam log tindakan dan log keputusan jika skop atau tarikh berubah.
Ayat yang menjaga hubungan baik
Tanya tentang halangan sebelum tarikh. Tawarkan jenis bantuan yang khusus, seperti pengenalan atau draf. Hadkan mesej kepada tiga baris dan terangkan kesan kepada pelan dan bukan tingkah laku penanggungjawab.
Sukarelawan dan ahli ada kerja lain. Penugasan semula yang dibingkaikan sebagai membebaskan masa mereka diterima lebih baik daripada peringatan yang dibingkaikan sebagai kegagalan.
Bila merujuk ke peringkat atas dan kepada siapa
- Kepada pengerusi apabila tindakan berada pada laluan kritikal untuk tarikh tetap.
- Kepada pemegang bajet apabila kelewatan akan menelan kos atau memaksa tarikh akhir pembekal.
- Kepada ketua penaja atau organisasi ahli jika kakitangan mereka memegang tindakan itu.
- Sentiasa berikan fakta, pilihan dan apa yang perlu diputuskan, menggunakan format permintaan keputusan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Mengejar semakan kontrak tempat acara yang lewat lapan hari
Organisasi dan angka rekaan, bagi menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Pada mesyuarat sebuah persatuan rekaan, seorang ahli jawatankuasa bersetuju menyemak draf kontrak tempat acara sebelum 3 Oktober. Pada 4 Oktober urus setia menghantar mesej peribadi bertanya sama ada terdapat apa-apa yang menghalang semakan.
Ahli itu membalas pada 6 Oktober bahawa penasihat persatuan belum memulangkan komen. Urus setia mencadangkan 10 Oktober sebagai tarikh baharu, menghubungi pejabat penasihat dengan tarikh yang sama dan merekodkan kebergantungan itu. Pada 10 Oktober komen penasihat tiba dan semakan ditutup pada 11 Oktober. Pengerusi dimaklumkan pada 7 Oktober tentang tarikh susulan untuk menandatangani, tetapi tidak perlu campur tangan.
Gunakan sendiri
Log susulan tertunggak dan ayat mesej
Salin jadual, dan sesuaikan tiga mesej.
- Semakan: Hai [nama], menyemak [tindakan] yang perlu siap [tarikh]. Ada apa-apa yang menghalang yang boleh saya bantu?
- Peringatan: Terima kasih. Bolehkah kita bersetuju [tarikh baharu] untuk [hasil]? Saya akan catat dalam log.
- Rujukan: [Pengerusi], [tindakan] lewat [n] hari kerana [fakta]. Pilihan: [tugaskan semula / kurangkan skop / tarikh baharu]. Sila putuskan sebelum [tarikh].
| ID tindakan | Penanggungjawab | Tarikh asal | Semakan 1 (tarikh dan jawapan) | Semakan 2 (tarikh dan tarikh baharu) | Dirujuk kepada dan pada | Hasil |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A-07 | Orang dinamakan | 3 Okt | 4 Okt, terhalang oleh penasihat | 6 Okt, 10 Okt dipersetujui | Pengerusi dimaklumkan 7 Okt, tiada tindakan diperlukan | Ditutup 11 Okt |
| A-09 |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Hanya beberapa tindakan tertunggak dan penanggungjawab membalas mesej ringkas.
- Pengerusi jawatankuasa sanggup menyokong tarikh.
- Kelewatan kelihatan dan tidak mengancam tarikh akhir tetap.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai penanggungjawab ialah sukarelawan atau daripada organisasi berbeza dan tiada siapa berkuasa mengejar.
- Item tertunggak berada pada laluan kritikal bagi tarikh tempat, cetakan atau pendaftaran.
- Urus setia tidak selesa mengejar ahli kanan.
Mahu seseorang menjalankan susulan?
Ketua projek persidangan boleh menjalankan urutan kejar, mengetahui apa yang menghalang setiap penanggungjawab, membawa fakta dan pilihan kepada pembuat keputusan dan mengemas kini log. Jawatankuasa anda memutuskan tentang penugasan semula dan perubahan skop. Kongsi senarai tertunggak dan siapa bertanggungjawab atas setiap item; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa cepat selepas tarikh akhir kami patut mengejar?
Hari bekerja berikutnya, dengan semakan peribadi. Soalan awal tentang halangan lebih murah daripada peringatan kemudian.
Perlukah tindakan tertunggak dinamakan dalam jawatankuasa penuh?
Bacakan item tertunggak sebagai sebahagian daripada agenda, dengan ayat neutral. Bawa kes sensitif kepada pengerusi secara persendirian.
Bagaimana jika penanggungjawab tidak pernah membalas?
Rujuk kepada pembuat keputusan dengan fakta dan minta penugasan semula. Rekodkan bahawa penanggungjawab tidak membalas.
Bolehkah kami menggunakan peringatan automatik?
Boleh, bagi peringatan tarikh akhir rutin. Gunakan mesej peribadi bagi apa-apa yang sudah terlepas.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.