Tetapkan jangkaan perwakilan sebelum hari acara
Peserta tiba dengan gambaran hari acara yang tidak pernah anda berikan, dan jurangnya muncul dalam maklum balas.
Jawapan ringkas
Jangkaan dibentuk oleh apa yang peserta baca sebelum tiba: jemputan, laman aturcara, e-mel pengesahan dan arahan menyertai. Senaraikan lima atau enam perkara yang paling kerap diandaikan, kemudian nyatakan setiap satu dengan jelas dalam mesej tersebut.
Nyatakan tujuan acara, kepada siapa ia sesuai, apa yang termasuk, apa yang tidak termasuk dan apa yang diminta daripada peserta. Kenyataan jelas pada awal mengelakkan kekecewaan kemudian.
Dari mana jangkaan datang
Peserta membina gambaran daripada tajuk, senarai penceramah, acara tahun lalu dan cerita rakan sekerja. Setiap satu boleh menjanjikan lebih daripada yang aturcara sampaikan.
Tugas anda bukan mengurangkan minat. Tugas anda ialah menyamakan gambaran dengan hari sebenar.
Andaian yang perlu disemak
| Andaian yang mungkin dipegang peserta | Apa yang dinyatakan sebaliknya | Di mana dinyatakan |
|---|---|---|
| Setiap sesi sesuai untuk setiap peranan | Sesi ditujukan kepada siapa dan tahap pengetahuan yang diandaikan. | Laman aturcara, perihal sesi. |
| Slaid dan rakaman akan dikongsi | Apa yang dikongsi, bila dan dengan siapa, seperti dipersetujui dengan penceramah. | E-mel pengesahan, sesi penutup. |
| Sesi rangkaian akan diperkenalkan untuk mereka | Apa yang ditawarkan sebagai hubungan tersusun dan apa yang dibiarkan terbuka. | Aturcara, arahan menyertai. |
| Hidangan sesuai dengan semua keperluan diet | Apa yang ditanya dalam borang pendaftaran dan apa yang boleh disahkan katerer secara bertulis. | Borang pendaftaran, e-mel pengesahan. |
| Sijil atau mata akan dikeluarkan | Hanya apa yang telah disahkan badan pemberi. Jika belum, nyatakan ia sedang disahkan. | Laman aturcara, dengan tarikh pengesahan. |
| Masa mula dan tamat adalah tetap | Masa mana yang tetap dan mana yang boleh berubah, serta cara perubahan diumumkan. | Arahan menyertai, papan tanda pada hari acara. |
Susun urutan mesej
- Jemputan: tujuan, peserta, format dan tarikh. Kekalkan dakwaan sederhana.
- Aturcara diumumkan: matlamat sesi, kepada siapa sesuai, apa yang pilihan.
- Pengesahan: apa yang termasuk, apa yang tidak, cara meminta sokongan.
- Mesej seminggu sebelum: butiran praktikal, cara tiba, apa yang dibawa, apa yang dijangka pada hari acara.
- Pada hari acara: sambutan ringkas yang mengulang pelan dan cara melaporkan masalah.
Apabila pelan berubah
Perubahan lebih mudah diterima apabila orang sudah tahu bahagian mana yang tetap. Beritahu peserta apa yang berubah, sebabnya dan maksudnya bagi mereka, dalam satu mesej ringkas.
Simpan rekod apa yang dijanjikan dalam log keputusan supaya penggantian sepadan dengan komitmen asal.
Mengukur jurang
Tanya peserta dalam pembina soal selidik maklum balas sama ada acara sepadan dengan jangkaan mereka dan, jika tidak, apa yang berbeza. Anggap jawapan sebagai senarai mesej untuk ditulis semula, bukan skor untuk dilaporkan.
Gunakan perancang objektif kepada ukuran untuk mengaitkan setiap mesej jangkaan dengan hasil yang boleh diperhatikan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Penganjur seminar menulis semula e-mel pengesahan
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Urus setia sebuah persatuan logistik rekaan menganjurkan seminar separuh hari untuk kira-kira 120 ahli. Tahun lalu, beberapa peserta menjangka makan tengah hari penuh dan rakaman; acara hanya menyediakan minuman ringan dan sesi langsung.
Tahun ini e-mel pengesahan menyenaraikan apa yang termasuk (dua rehat minuman, nota bercetak), apa yang tidak (makan tengah hari, rakaman) dan bila slaid dikongsi selepas penceramah bersetuju. Satu nota ringkas menerangkan cara memaklumkan urus setia tentang keperluan diet sebelum tarikh tutup.
Gunakan sendiri
Pelan mesej jangkaan pra-acara
Salin senarai ini dan isi penanggungjawab, mesej dan tarikh bagi setiap item.
- Kenyataan tujuan dan peserta yang digunakan dalam setiap mesej:
- Andaian yang mungkin dipegang peserta, berdasarkan maklum balas lepas:
- Bagi setiap satu: kenyataan jelas dan saluran ia dipaparkan:
- Termasuk dalam pendaftaran, dalam satu ayat:
- Tidak termasuk, dalam satu ayat:
- Apa yang peserta diminta lakukan sebelum dan pada hari acara:
- Item yang masih disahkan, dengan tarikh sahkan sebelum:
- Tarikh mesej: jemputan, aturcara, pengesahan, seminggu sebelum, hari acara:
- Orang yang meluluskan dan penghantar mesej:
- Siapa mengemas kini semua saluran apabila sesuatu berubah:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara sudah biasa dan maklum balas lepas sudah menamakan jurang utama.
- Seorang penanggungjawab mengendalikan semua komunikasi.
- Aturcara stabil dan hanya sedikit item masih disahkan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jabatan menghantar mesej sendiri dan tidak lagi selari.
- Aturcara berubah dan kelulusan mengambil masa.
- Penaja, penceramah atau rakan kongsi membuat janji yang tidak dikawal penganjur.
Perlukan satu mesej yang konsisten dalam semua saluran?
Event Blueprint boleh menyenaraikan apa yang dijanjikan, oleh siapa dan di mana, kemudian menyusun satu set mesej peserta dengan penanggungjawab dan tarikh. Pakej perancangan juga menandakan item yang belum disahkan supaya tiada apa diumumkan sebelum pembekal atau penceramah bersetuju. Hantar jemputan, e-mel pengesahan dan laman aturcara anda; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa banyak yang patut dijanjikan dalam jemputan?
Hanya yang telah disahkan. Terangkan tujuan dan peserta, dan nyatakan dengan jelas apa yang masih diatur. Tambah butiran apabila setiap item disahkan.
Perlukah menyebut apa yang tidak termasuk?
Ya, secara ringkas dan awal. Senarai pengecualian yang pendek dalam e-mel pengesahan mengurangkan lebih banyak aduan berbanding permohonan maaf kemudian.
Bagaimana jika penceramah atau sesi berubah?
Beritahu peserta apa yang berubah, sebabnya dan penggantinya dalam satu mesej. Simpan rekod janji asal supaya penggantian setanding.
Bolehkah maklum balas lepas digunakan untuk mencari andaian?
Boleh. Baca komen terbuka untuk perkataan seperti menjangka, mengandaikan atau menyangka, kemudian kumpulkannya. Ia menunjukkan mesej yang perlu ditulis semula.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.