Menyediakan pertukaran maklumat hubungan secara pilihan dalam acara ahli
Ahli mahu terus berhubung selepas acara, dan jawatankuasa mahu membolehkannya dengan persetujuan ahli.
Jawapan ringkas
Pertukaran maklumat hubungan secara pilihan membolehkan setiap ahli memutuskan apa yang dikongsi, dengan siapa dan untuk tempoh berapa lama. Jangan kumpul apa-apa secara lalai, tunjukkan dengan tepat apa yang akan dikongsi dan beri ahli cara mudah untuk menarik diri.
Pilih kaedah yang sesuai dengan acara, seperti direktori yang dikawal ahli, pertukaran persetujuan bersama di acara atau senarai susulan secara pilihan. Semak pengendalian data dengan pegawai perlindungan data anda sendiri.
Prinsipnya: ahli memilih
- Perkongsian tidak aktif sehingga ahli mengaktifkannya.
- Ahli melihat medan yang tepat dan khalayak sebelum bersetuju.
- Perkongsian dengan ahli lain dipisahkan daripada perkongsian dengan penaja atau urus setia.
- Ahli boleh menukar fikiran, dan urus setia tahu cara bertindak.
Empat cara melakukannya
| Kaedah | Cara ia berfungsi | Perkara yang perlu diawasi |
|---|---|---|
| Direktori yang dikawal ahli | Ahli menandakan medan untuk dipaparkan dalam direktori selepas acara | Perlu khalayak yang jelas, tarikh luput dan cara membuang entri |
| Pertukaran persetujuan bersama | Dua ahli sama-sama memilih untuk berkongsi, contohnya dengan kod | Perlu arahan mudah dan alternatif bagi yang tidak menggunakan alat itu |
| Senarai susulan secara pilihan bagi satu topik | Ahli menyertai senarai untuk satu topik atau kumpulan kerja | Mesti kekal dalam topik yang disertai |
| Pertukaran kad secara pilihan | Ahli membawa kad sendiri dan mengedarkan mengikut kehendak | Penganjur tidak menyimpan data; tetap tawarkan pilihan yang santai |
Ayat yang berkesan
Ringkaskan permintaan: 'Bolehkah kami berkongsi nama, organisasi dan e-mel anda dengan ahli lain yang hadir? Anda boleh menukar fikiran pada bila-bila masa.' Baris berasingan bagi setiap khalayak mengelakkan pilihan semua atau tiada.
Nyatakan tarikh tamat bagi sebarang senarai dan siapa yang menyimpannya. Semak ayat dengan pegawai perlindungan data anda sebelum dimasukkan dalam borang.
Perkara yang perlu dielakkan
- Kotak yang sudah ditandakan atau satu baris persetujuan yang meliputi segalanya.
- Menyerahkan senarai perwakilan kepada penaja secara lalai.
- Mengimbas lencana tanpa persetujuan yang jelas.
- Menyimpan senarai selepas tarikh yang dinyatakan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Direktori pilihan sebuah badan profesional rekaan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pegawai Pematuhan mempunyai 160 peserta. Pendaftaran meminta perkongsian pilihan nama, organisasi dan e-mel dalam direktori ahli yang berjalan selama 60 hari selepas acara.
Sembilan puluh satu ahli bersetuju. Urus setia menghantar direktori hanya kepada yang bersetuju, dan menunjukkan cara membuang entri. Penaja tidak menerima nama individu.
Gunakan sendiri
Helaian perancangan pertukaran maklumat hubungan
Isi sebelum borang pendaftaran dimuktamadkan.
- Kaedah yang dipilih dan sebabnya:
- Medan yang ditawarkan (contohnya nama, organisasi, e-mel, topik):
- Khalayak bagi setiap medan (ahli, penaja, urus setia):
- Ayat persetujuan seperti yang dipaparkan kepada ahli:
- Cara ahli menarik diri, dan siapa yang bertindak:
- Siapa yang menyimpan senarai, untuk berapa lama dan di mana (sahkan dengan pegawai perlindungan data):
- Kandungan mesej susulan dan siapa yang menghantarnya:
- Cara ahli yang tidak bersetuju tetap disambut:
- Tarikh semakan selepas acara:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara kecil dan urus setia mengenali ahli.
- Pertukaran kad secara mudah mencukupi.
- Tiada penaja memerlukan akses kepada sebarang senarai.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Direktori atau platform menyimpan data.
- Ayat persetujuan, persediaan platform dan proses urus setia perlu diselaras.
- Beberapa khalayak, termasuk penaja, meminta akses.
Perlukan proses pertukaran disediakan dan diuji?
Ketua projek persidangan boleh merancang kaedah, menyelaras ayat persetujuan dan soalan platform dengan pegawai perlindungan data serta penyedia platform anda, dan merancang susulan menggunakan perancang jadual jemputan. Apa yang ahli diminta kongsi dan siapa yang menyimpan data tetap di tangan anda. Hantar saiz acara dan persediaan pendaftaran anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah cukup dengan menyatakan dalam notis privasi bahawa maklumat mungkin dikongsi?
Itu soalan untuk pegawai perlindungan data anda. Ramai penganjur meminta pilihan berasingan dan khusus semasa pendaftaran sebagai amalan baik.
Bolehkah kami menghantar direktori susulan kepada semua orang?
Hantar hanya kepada ahli yang bersetuju, dan hanya dengan medan yang mereka pilih.
Bagaimana jika ahli menyesal berkongsi?
Sediakan laluan penarikan diri yang mudah dan seorang yang dinamakan untuk bertindak. Nyatakan berapa lama masa yang akan diambil.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.