Memastikan resepsi tajaan mesra kepada bukan pembeli
Seorang penaja menawarkan untuk menganjurkan resepsi, dan jawatankuasa mahu setiap ahli berasa dialu-alukan.
Jawapan ringkas
Resepsi tajaan kekal mesra apabila peraturan dipersetujui secara bertulis sebelum jemputan dihantar: di mana penjenamaan diletakkan, bagaimana kakitangan penaja bertindak, apa yang penaja boleh dan tidak boleh kumpul, dan siapa yang bercakap. Pastikan tujuan majlis kekal bersama ahli.
Putuskan peraturan bersama penaja lebih awal. Penaja yang memahami tujuan resepsi boleh menyesuaikan diri. Untuk mencari penaja dan menyepakati pakej, lihat penajaan dan pengkomersialan acara.
Apa yang perlu dirasai oleh bukan pembeli
- Mereka dijemput sebagai ahli, bukan sebagai prospek.
- Tiada sesiapa akan mengimbas lencana mereka atau mendekati dengan tawaran tanpa bertanya.
- Bilik utama untuk perbualan, bukan bilik pameran.
- Penaja diiktiraf tanpa menguasai ruang.
Keputusan untuk dipersetujui dengan penaja
| Keputusan | Pilihan | Siapa yang bersetuju |
|---|---|---|
| Penempatan penjenamaan | Papan di pintu masuk, stesen minuman, satu sudut; bukan seluruh bilik | Urus setia dan penaja |
| Ucapan atau sambutan | Satu ucapan terima kasih ringkas, bermasa, tanpa bercakap tentang produk | Penanggungjawab program dan penaja |
| Tingkah laku kakitangan penaja | Hos yang dinamakan dan bukan kakitangan jualan; diberi taklimat menyambut tetamu | Penaja bersama urus setia |
| Pengumpulan data | Hanya dengan persetujuan jelas perwakilan; tiada pengimbasan lencana secara lalai | Jawatankuasa, penaja dan pegawai perlindungan data anda |
| Cenderamata dan demonstrasi | Meja pilihan, jauh daripada aliran utama | Urus setia dan penaja |
| Senarai tetamu | Resepsi ahli dahulu; tetamu penaja diisytiharkan lebih awal | Jawatankuasa |
Soalan tentang makanan, minuman dan venue
Penaja mungkin mahu membekalkan atau memilih katering. Minta venue dan pengusaha katering mengesahkan secara bertulis apa yang dibenarkan venue, dan minta status halal, bahan dan status alkohol dinyatakan sebagai fakta yang perlu disahkan, bukan andaian.
Dasar organisasi anda sendiri menentukan apa yang dihidangkan. Semak dasar itu dengan jawatankuasa, dan tanya ahli tentang keperluan mereka melalui pendaftaran.
Titik kegagalan
- Nama penaja pada setiap cawan dan napkin, sehingga majlis terasa seperti iklan.
- Kakitangan penaja berdiri di pintu masuk dan mengedarkan risalah.
- Ucapan bertukar menjadi pembentangan produk.
- Penaja mengumpul maklumat hubungan melalui pengimbasan tanpa pengetahuan perwakilan.
- Ahli yang tidak membeli pulang awal dan menasihati rakan agar tidak hadir.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan rekaan dan penaja perisian
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pengurus Fasiliti mempunyai sebuah syarikat perisian yang menawarkan untuk menaja resepsi 120 orang. Jawatankuasa menulis helaian peraturan satu halaman: penjenamaan hanya di stesen minuman dan pintu masuk, ucapan terima kasih tiga minit, kakitangan penaja sebagai hos, dan tiada pengimbasan lencana.
Penaja bersetuju, dan ahli diberitahu dalam jemputan bahawa majlis itu dianjurkan untuk seluruh keahlian.
Gunakan sendiri
Helaian peraturan resepsi tajaan
Setujui setiap baris dengan penaja secara bertulis sebelum jemputan dihantar.
- Tujuan resepsi (seperti yang dinyatakan dalam jemputan):
- Di mana penjenamaan muncul dan di mana ia tidak muncul:
- Ucapan: siapa, berapa lama, apa kandungannya:
- Kakitangan penaja: nama, peranan dan tarikh taklimat menyambut tetamu:
- Pengumpulan data: apa yang dibenarkan, hanya dengan persetujuan perwakilan, dan cara ia diterangkan:
- Cenderamata atau demonstrasi: di mana, bila, dan sama ada pilihan:
- Makanan dan minuman: siapa yang memutuskan, apa yang akan disahkan oleh venue dan pengusaha katering secara bertulis:
- Siapa yang boleh meluluskan perubahan pada malam itu, dan cara perwakilan menyuarakan kebimbangan:
- Apa yang akan dinyatakan oleh jemputan tentang penaja:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Hubungan dengan penaja sudah mantap dan sealiran dengan tujuan anda.
- Seorang individu mengendalikan perbincangan dengan penaja.
- Resepsi kecil dan tidak formal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa penaja atau penaja yang bersaing mahu hadir.
- Peraturan perlu dirundingkan dan dipegang pada malam itu oleh pihak berkecuali.
- Pengaturan venue, katering dan penaja perlu diselaras bersama.
Perlukan peraturan resepsi dipersetujui dan dijalankan pada hari itu?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan draf helaian peraturan untuk kelulusan anda, menyelaras soalan venue dan katering dengan permintaan penaja, dan memberi taklimat kepada hos pada malam itu. Penajaan dan pengkomersialan acara boleh membantu mencari penaja dan membentuk pakej, dan keputusan akhir tetap di tangan jawatankuasa anda. Hantar permintaan penaja dan tarikh acara anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah nama penaja ada dalam jemputan?
Ya, dengan jelas, bersama satu baris bahawa resepsi ini untuk semua ahli. Penajaan yang tersembunyi paling kerap menimbulkan geseran.
Bolehkah penaja melihat siapa yang hadir?
Hanya jika perwakilan bersetuju untuk kegunaan khusus itu semasa mendaftar. Semak dengan pegawai perlindungan data anda sebelum berkongsi sebarang senarai.
Bagaimana jika penaja mahu dasar minuman yang berbeza daripada kami?
Dasar organisasi anda sendiri terpakai. Bangkitkan awal dengan penaja, venue dan pengusaha katering dan catat apa yang dipersetujui.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.