Merancang acara di luar KL dari ibu pejabat di KL
Ibu pejabat anda di Kuala Lumpur, acara berlangsung di bandar lain, dan keputusan perlu bergerak antara kedua-duanya.
Hantar ringkasan acara kepada kami
Setiap ruangan boleh dibiarkan sebagai Belum diputuskan. Anda menyemak mesej penuh sebelum WhatsApp dibuka.
Pratonton mesej
Hai, saya ingin berbincang tentang sokongan untuk acara yang akan datang. Bantuan diperlukan: Belum diputuskan Jenis acara: Belum diputuskan Kawasan acara: Belum diputuskan Tarikh: Belum diputuskan Anggaran peserta: Belum diputuskan Rujukan: EV-1104 / ms Halaman: https://eventconsultant.com.my/ms/guides/malaysia-wide/planning-from-kl-head-office/
Jawapan ringkas
Sebelum menempah apa-apa, tetapkan siapa di ibu pejabat meluluskan apa dan siapa di bandar tuan rumah bertindak. Tulis kedua-duanya dalam satu pelan, dengan saluran dan tempoh jawapan yang anda tetapkan sendiri.
Apabila kelulusan jelas, venue dan pembekal di bandar tuan rumah mendapat satu jawapan daripada satu pihak. Jika tidak, mereka mendengar perkara berbeza daripada orang berbeza.
Di mana jurang bermula
Di bandar tuan rumah, venue dan pembekal mahu jawapan cepat. Di ibu pejabat, satu keputusan mungkin perlu melalui pengurus, kewangan dan kadangkala jawatankuasa.
Jurang ini biasa. Ia hanya menjadi masalah jika tiada siapa ditetapkan untuk menutupnya.
Bahagikan keputusan kepada tiga kumpulan
Letakkan setiap keputusan dalam salah satu kumpulan ini. Setiap kumpulan mempunyai penanggungjawab dan laluan yang berbeza.
| Kumpulan | Contoh | Biasanya diputuskan oleh |
|---|---|---|
| Keputusan ibu pejabat | Bajet, aturcara, penceramah, penjenamaan, penaja, kelulusan kontrak. | Penanggungjawab acara, kewangan, jawatankuasa. |
| Fakta bandar tuan rumah | Apa yang venue benarkan, cara penghantaran, siapa pembekal tempatan, apa yang diperlukan pihak berkuasa tempatan. | Venue, pembekal tempatan, wakil tempatan yang dinamakan. |
| Keputusan bersama | Susun atur bilik, jumlah katering, perubahan jadual pada hari acara. | Dipersetujui awal: siapa memutuskan, siapa dimaklumkan. |
Tetapkan seorang jurucakap untuk bandar tuan rumah
Pilih seorang di ibu pejabat yang berhubung dengan venue dan pembekal. Orang lain menghantar perkara mereka kepada orang itu, bukan terus kepada venue.
Maklumkan venue dan pembekal siapa orang itu, dan siapa yang mengganti jika beliau tiada.
Semak kalendar bandar tuan rumah
Minggu bekerja dan cuti umum boleh berbeza antara negeri. Jangan anggap bandar tuan rumah mengikut hari yang sama seperti Kuala Lumpur.
Sahkan hujung minggu dan cuti negeri tuan rumah untuk tarikh anda dengan venue dan kalendar yang diterbitkan oleh pihak berkuasa negeri atau tempatan. Penyemak tarikh bandar tuan rumah boleh membantu anda merekodkan apa yang ditemui dan sumbernya.
Siapa di lokasi, dan untuk berapa lama
Putuskan awal sama ada seorang wakil tempatan dinamakan untuk hari-hari sebelum acara, dan siapa berada di tapak pada hari acara. Tulis apa yang boleh diputuskan oleh setiap orang tanpa menghubungi ibu pejabat.
Jika ketua projek kami akan bertolak untuk hari acara, sepakati waktu tiba, jam di tapak dan keputusan di tapak lebih awal. Panduan skop perjalanan hari acara menerangkan perkara ini. Perjalanan dan penginapan dikenakan caj apabila ia sebahagian daripada skop yang dipersetujui.
Perkara yang perlu disahkan untuk bandar tuan rumah
- Pihak berkuasa tempatan mana meliputi alamat venue? Minta alamat penuh daripada venue dan semak laman web pihak berkuasa itu, kerana sesetengah nama tempat terletak di bawah lebih daripada satu pihak berkuasa.
- Apa yang venue perlukan daripada anda, dan bila, untuk mengesahkan susun atur bilik, akses dan penghantaran? Minta venue senaraikan secara bertulis.
- Siapa orang untuk dihubungi harian anda di venue, dan siapa yang membuat keputusan untuk perubahan? Tanya venue.
- Adakah hari bekerja dan cuti di negeri tuan rumah menjejaskan tarikh anda? Semak kalendar rasmi dan sahkan dengan venue.
- Adakah peserta dan penceramah tahu titik ketibaan yang tepat? Sahkan dengan venue dan operator pengangkutan yang akan mereka guna.
- Siapa meluluskan perubahan apabila orang di ibu pejabat tidak dapat dihubungi? Putuskan bersama dan catatkan dalam pelan.
Pastikan pelan sentiasa terkini
- Kongsi pelan dengan semua yang dinamakan di dalamnya.
- Minta setiap orang mengesahkan baris mereka, atau membetulkannya.
- Semak pada hari tetap setiap minggu dan selepas sebarang pertukaran kakitangan.
- Simpan keputusan dalam satu log keputusan supaya venue dan ibu pejabat melihat rekod yang sama.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Ibu pejabat di KL yang mengadakan forum ahli di bandar lain
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pengurus Logistik berpangkalan di Kuala Lumpur. Ia merancang forum ahli sehari di sebuah bandar di negeri lain.
Setiausaha menjadi jurucakap tunggal kepada venue. Bendahari meluluskan sebarang perbelanjaan melebihi had yang ditetapkan jawatankuasa. Seorang ahli yang tinggal di bandar tuan rumah dinamakan wakil tempatan untuk seminggu sebelum acara. Setiausaha mencatat bahawa wakil tempatan boleh mengesahkan akses bilik tetapi tidak boleh menambah kos.
Gunakan sendiri
Pelan komunikasi dan kelulusan dari ibu pejabat ke bandar tuan rumah
Salin jadual ke dalam dokumen. Isi satu baris bagi setiap keputusan. Tulis Belum diputuskan, bersama penanggungjawab dan tarikh, untuk apa-apa yang masih terbuka.
- Isi nama jurucakap kepada bandar tuan rumah dan pengganti.
- Isi wakil tempatan dan apa yang boleh diputuskan sendiri.
- Senaraikan setiap keputusan, orang yang meluluskan di ibu pejabat dan orang di bandar tuan rumah yang bertindak.
- Sepakati saluran bagi setiap satu: e-mel, panggilan atau kumpulan pesanan.
- Tetapkan tempoh jawapan anda sendiri bagi setiap kelulusan, dan siapa menggantikan jika orang yang meluluskan tiada.
- Catat sumber dan tarikh bagi semakan hujung minggu dan cuti negeri tuan rumah.
| Keputusan | Orang yang meluluskan di ibu pejabat | Orang di bandar tuan rumah yang bertindak | Saluran | Tempoh jawapan yang kami tetapkan | Pengganti jika tiada |
|---|---|---|---|---|---|
| Kontrak venue | |||||
| Susun atur bilik | |||||
| Jumlah katering | |||||
| Perubahan aturcara | |||||
| Perbelanjaan tambahan di tapak |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang di ibu pejabat sempat menjadi jurucakap tunggal kepada bandar tuan rumah.
- Anda sudah mempunyai wakil tempatan yang dipercayai.
- Kelulusan berada pada dua atau tiga orang yang menjawab dengan segera.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Kelulusan melalui beberapa jabatan atau jawatankuasa, dan tiada siapa memegang gambaran penuh.
- Tiada sesiapa dalam pasukan anda pernah mengendalikan acara di bandar tuan rumah.
- Anda mahu pelan ditulis, bersama keperluan pembekal, sebelum menempah apa-apa.
Mahu pelan ditulis untuk anda?
Jika anda mahu seseorang menukar ini menjadi pelan kerja, hantarkan taklimat acara dan bandar tuan rumah melalui WhatsApp. Kami akan membalas dengan menjelaskan sama ada Event Blueprint atau ketua projek lebih sesuai. Event Blueprint meliputi skop, garis masa, tanggungjawab dan keperluan pembekal untuk acara anda. Ketua projek mengetuai perancangan dan menyelaraskan pembekal anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah kami perlukan seseorang di bandar tuan rumah?
Tidak semestinya, tetapi anda perlukan seorang yang dinamakan untuk dihubungi venue dan senarai jelas apa yang boleh diputuskannya. Orang itu boleh terdiri daripada wakil venue, ahli atau ketua pembekal, asalkan dicatat.
Bagaimana mengelakkan mesej bercanggah kepada venue?
Hantar semua arahan melalui seorang, dan simpan satu log tentang apa yang dipersetujui. Minta venue mengesahkan perubahan secara bertulis.
Adakah bandar tuan rumah mengikut minggu bekerja yang sama seperti Kuala Lumpur?
Jangan anggap begitu. Hujung minggu dan cuti boleh berbeza mengikut negeri. Semak kalendar rasmi untuk tarikh anda dan sahkan dengan venue.
Bolehkah anda menyokong acara di luar Lembah Klang?
Boleh. Sokongan perancangan tersedia di seluruh Malaysia, dan kami boleh mengatur sokongan di lokasi serta perjalanan apabila perlu, seperti dipersetujui dalam skop. Kami paling kerap bekerja di Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban. Perjalanan dan penginapan dikenakan caj apabila ia sebahagian daripada skop yang dipersetujui. Lihat halaman liputan Malaysia.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.