Ketahui keperluan tetamu VIP anda
Seorang tetamu kanan telah bersetuju hadir, dan jawatankuasa sudah meneka apa yang tetamu itu jangka.
Jawapan ringkas
Tanya pejabat tetamu sendiri, secara bertulis, apa yang tetamu perlukan dan siapa yang boleh mengesahkannya. Rekod setiap jawapan dengan sumber dan tarikh, dan biarkan apa sahaja yang belum disahkan sebagai soalan terbuka.
Protokol, gelaran dan keutamaan ditentukan oleh institusi tuan rumah atau pejabat tetamu yang diberi kuasa, bukan oleh penganjur. Gunakan penerimaan ini untuk mengumpul jawapan, kemudian salurkan melalui kelulusan protokol VIP dan pengesahan gelaran dan panggilan hormat.
Mulakan daripada pejabat tetamu, bukan andaian
Ahli jawatankuasa sering menyatakan apa yang mungkin dimahukan tetamu kanan. Anggap itu sebagai tekaan dan tulis sebagai soalan.
Ketahui siapa dalam pejabat tetamu yang mengendalikan lawatan, dan tanya sama ada mereka akan memberi seorang wakil yang dinamakan. Semua yang selepas itu melalui orang tersebut.
Bidang yang perlu diliputi dalam penerimaan
| Bidang | Apa yang ditanya | Mengapa penting kemudian |
|---|---|---|
| Kehadiran | Kehadiran disahkan, dalam kapasiti apa, untuk bahagian program mana | Program dan tempat duduk |
| Orang untuk dihubungi | Wakil dinamakan di pejabat tetamu, dan wakil hari acara | Wakil perhubungan |
| Gelaran | Bagaimana tetamu dan pegawai pengiring perlu dinamakan dan disapa dalam cetakan dan di pentas | Program, lencana, skrip pentas |
| Ketibaan dan pemergian | Cara ketibaan, pilihan pintu masuk dan sama ada pengiring dijangka | Urutan ketibaan dan pembina arahan ketibaan |
| Rombongan | Bilangan orang pengiring dan peranan mereka | Tempat duduk, akses, katering |
| Peranan dalam program | Sama ada tetamu akan berucap, menerima atau menyerahkan sesuatu, atau bergambar | Lembaran aturan |
| Ucapan dan kandungan | Siapa menyediakan ucapan dan bagaimana ia diluluskan | Proses kelulusan |
| Privasi | Apa yang boleh diterbitkan tentang lawatan dan bila | Sempadan privasi |
| Keperluan akses dan pemakanan | Apa-apa yang pejabat pilih untuk dikongsi | Venue dan katering |
Apa yang tidak patut dilakukan semasa penerimaan
- Jangan menawarkan susunan protokol. Tanya apa yang pejabat perlukan.
- Jangan mengandaikan keutamaan atau susunan tempat duduk daripada gelaran. Minta institusi tuan rumah atau pejabat yang diberi kuasa mengesahkan.
- Jangan kongsi pergerakan tetamu kepada orang selain yang memerlukannya.
- Jangan menjanjikan mana-mana unsur program sebelum pejabat mengesahkannya.
Menjalankan penerimaan
- Sepakati secara dalaman siapa wakil tunggal dengan pejabat tetamu.
- Hantar soalan penerimaan dalam satu mesej dan minta balasan pada tarikh yang ditetapkan.
- Rekod setiap jawapan beserta siapa yang memberinya, tarikh, dan cara ia diterima.
- Senaraikan perkara tidak berjawab sebagai soalan terbuka dengan penanggungjawab dan tarikh susulan.
- Hantar ringkasan pendek kepada pejabat tetamu dan minta mereka membetulkannya.
- Serahkan perkara yang disahkan kepada pelan program, ketibaan dan perhubungan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Penerimaan untuk tetamu kehormat kanan
Organisasi, pejabat dan butiran rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan rekaan menjemput seorang tokoh awam kanan untuk merasmikan persidangan tahunannya. Urus setia menulis kepada pejabat peribadi tetamu dengan sembilan soalan. Pejabat menjawab lima, menyatakan bahawa aturan ketibaan dan keselamatan akan menyusul, dan menamakan wakil hari acara.
Urus setia merekod lima perkara disahkan dan empat terbuka, masing-masing dengan tarikh susulan. Ia tidak mengumumkan peranan tetamu dalam bahan awam sehingga pejabat mengesahkan butiran program.
Gunakan sendiri
Borang penerimaan keperluan VIP
Hantar sebagai senarai soalan. Isi sumber dan tarikh bagi setiap jawapan, dan biarkan baris tidak berjawab terbuka.
- Adakah tetamu akan hadir, dan dalam kapasiti apa?
- Untuk bahagian program yang mana?
- Siapa dalam pejabat tetamu yang menjadi wakil kami, dan siapa wakil hari acara?
- Bagaimana tetamu, dan sebarang pegawai pengiring, perlu dinamakan dan disapa dalam cetakan dan di pentas?
- Ketibaan dan pemergian: bagaimana, di mana, bila, dan adakah pengiring dijangka?
- Berapa ramai orang akan mengiringi tetamu, dan dalam peranan apa?
- Adakah tetamu akan berucap, menerima atau menyampaikan sesuatu, atau bergambar?
- Siapa yang menyediakan dan meluluskan sebarang ucapan?
- Apa yang boleh dinyatakan secara terbuka tentang lawatan, dan bila?
- Apa-apa keperluan akses, pemakanan atau lain-lain yang pejabat ingin kami ketahui?
- Adakah apa-apa yang belum kami tanya yang pejabat anda ingin bangkitkan?
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pejabat tetamu responsif dan sudah menghantar arahan yang jelas.
- Pasukan anda pernah menjadi tuan rumah kepada tetamu yang sama.
- Seorang individu boleh menjadi wakil tunggal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa tetamu kanan dengan pejabat dan keperluan berbeza.
- Jawatankuasa membuat andaian yang tiada siapa semak dengan pejabat tetamu.
- Ramai orang mahu menghubungi tetamu atau pejabat secara terus dan memerlukan satu laluan yang diselaraskan.
Mahu keperluan tetamu dikumpul dan disalurkan?
Ketua projek persidangan boleh menghantar soalan penerimaan kepada pejabat tetamu, merekod setiap jawapan dengan sumbernya, menyimpan senarai soalan terbuka, dan menyerahkan perkara yang disahkan kepada pelan program dan ketibaan. Keputusan protokol tetap di tangan institusi tuan rumah atau pejabat tetamu yang diberi kuasa. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami mengikut panduan protokol standard?
Anggap sebarang panduan sebagai bahan untuk soalan, bukan jawapan. Institusi tuan rumah atau pejabat tetamu yang diberi kuasa mengesahkan apa yang terpakai untuk acara anda.
Siapa yang patut menghubungi pejabat tetamu?
Seorang yang dinamakan daripada pihak penganjur. Ini mengelakkan mesej bercanggah kepada pejabat tetamu.
Bagaimana jika pejabat tidak menjawab?
Biarkan perkara itu terbuka, buat susulan pada tarikh yang anda tetapkan, dan jangan umumkan atau atur apa-apa yang bergantung pada jawapan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.