Semak gelaran dan panggilan hormat sebelum cetak
Nama dan gelaran muncul di empat tempat, dan setiap satu ialah peluang untuk tersilap.
Jawapan ringkas
Sahkan setiap gelaran, panggilan hormat dan akhiran nama daripada pejabat tetamu sendiri atau sumber rasmi yang ditunjukkan pejabat itu, rekod dari mana dan bila anda memperolehnya, dan simpan satu senarai yang diluluskan yang disalin oleh semua dokumen.
Bentuk panggilan dan susunan gelaran ialah soalan untuk pejabat atau unit protokol tetamu. Pasukan anda mengumpul, menyemak keseragaman dan menandakan jurang. Anda tidak memutuskan bentuk yang betul.
Mengapa satu senarai yang diluluskan penting
Satu nama ditaip di sekurang-kurangnya empat tempat: program, kad nama, skrip pentas dan nota pengacara. Jika setiap satu ditaip daripada sumber berbeza, versi-versi itu akan menyimpang.
Satu senarai yang diluluskan, dengan tarikh dan sumber, menghalang perkara ini. Setiap dokumen menyalin daripadanya dan tiada siapa menaip semula daripada ingatan atau fail lama.
Apa yang dikumpul bagi setiap tetamu
- Nama penuh tepat seperti yang pejabat tetamu mahu dicetak, termasuk ejaan dan tanda baca.
- Gelaran dan panggilan hormat seperti dinyatakan pejabat tetamu, mengikut susunan mereka.
- Jawatan semasa dan organisasi, dengan tarikh disahkan.
- Cara pengacara menyebut nama, termasuk sebarang nota sebutan daripada pejabat.
- Versi bahasa gelaran yang diperlukan, seperti Inggeris, Melayu atau Cina, dan siapa membekalkan setiap satu.
- Siapa dalam pejabat tetamu yang mengesahkan butiran dan pada tarikh apa.
Langkah pengesahan
- Minta butiran daripada pejabat tetamu secara bertulis, dengan tarikh balasan. Guna borang ringkas supaya balasan boleh dibandingkan.
- Masukkan balasan ke dalam senarai yang diluluskan, dengan sumber dan tarikh. Jangan isi kekosongan daripada ingatan atau internet.
- Bacakan semula senarai kepada pejabat sebagai satu jadual dan minta mereka mengesahkan. Ini menangkap kesilapan menaip di pihak anda.
- Bekukan senarai sebelum fail cetakan dihantar. Semak semula jawatan dan gelaran pada minggu acara kerana peranan boleh berubah.
- Hantar senarai yang disahkan kepada pereka, pengurus pentas dan pengacara, dan tanda fail lama sebagai digantikan.
Di mana kesilapan biasanya masuk
- Menyalin gelaran daripada program lepas atau laman web yang mungkin sudah lapuk.
- Perubahan peranan antara jemputan dan acara yang tiada siapa memaklumkannya kepada urus setia.
- Padanan bahasa Melayu atau Cina yang dibekalkan ahli pasukan dan bukan pejabat tetamu.
- Kad nama dicetak daripada draf pertama selepas senarai dibetulkan.
- Skrip pengacara ditulis daripada teks program tanpa menyemak sebutan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Senarai gelaran diluluskan untuk program persidangan
Organisasi dan butiran rekaan, ditulis untuk menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Urus setia sebuah institut rekaan menyediakan program persidangan sehari dengan enam tetamu kanan. Ia menghantar borang ringkas kepada pejabat setiap tetamu untuk meminta nama seperti dicetak, gelaran dan panggilan hormat, jawatan semasa, nota sebutan dan versi bahasa.
Empat pejabat membalas dalam seminggu. Dua dikejar. Apabila senarai dibacakan semula, satu pejabat membetulkan jawatan yang berubah selepas jemputan. Urus setia mengemas kini senarai, menandakan versi 2 diluluskan dan menghantarnya kepada pereka dan pengacara. Seorang tetamu yang pejabatnya belum membalas kekal ditandakan belum disahkan, dan fail program menyimpan teks sementara bagi baris itu.
| Tetamu (seperti dicetak) | Sumber dan tarikh | Nota sebutan | Versi bahasa | Status |
|---|---|---|---|---|
| [Nama A dengan gelaran seperti dibekalkan] | Pejabat tetamu, e-mel diterima [tarikh] | Diberi | Inggeris, Melayu | Disahkan |
| [Nama B dengan gelaran seperti dibekalkan] | Pejabat tetamu, dibetulkan [tarikh] | Tiada diberi | Inggeris | Disahkan, jawatan dikemas kini |
| [Nama C] | Belum diterima | Belum disahkan, teks sementara dikekalkan |
Gunakan sendiri
Borang permintaan gelaran dan panggilan hormat
Salin borang ini dan hantar kepada pejabat setiap tetamu. Simpan balasan dalam satu jadual dan bacakan semula sebelum cetakan.
- Nama tepat seperti yang patut dicetak (ejaan, tanda baca):
- Gelaran dan panggilan hormat, mengikut susunan yang anda mahu dipaparkan:
- Jawatan semasa dan organisasi:
- Nama seperti yang patut disebut pengacara, dengan sebarang nota sebutan:
- Versi bahasa diperlukan (Inggeris, Melayu, Cina) dan siapa mengesahkan setiap satu:
- Adakah gelaran berbeza antara program, kad nama dan pengenalan di pentas? Jika ya, sila nyatakan setiap bentuk:
- Orang yang mengesahkan butiran ini dan tarikh:
- Adakah sebarang butiran akan berubah sebelum acara? Jika ya, siapa yang patut kami tanya menjelang tarikh itu?
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Senarai tetamu yang kecil dan pejabat yang cepat membalas.
- Seorang yang boleh menyimpan senarai dan bertanggungjawab atas setiap fail yang menggunakan nama.
- Program yang setiap namanya muncul di tempat yang sedikit.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai tetamu daripada pelbagai institusi, dengan gelaran dalam lebih daripada satu bahasa.
- Nama dan jawatan berubah semasa tempoh perancangan dan fail bertambah.
- Tiada ahli pasukan sempat mengejar balasan dan menyelaras setiap dokumen.
Mahu senarai gelaran diuruskan untuk anda?
Ketua projek persidangan boleh menghantar borang permintaan kepada pejabat setiap tetamu, menyimpan senarai yang diluluskan dengan sumber dan tarikh, dan menyemak program, kad nama dan skrip pentas berbanding senarai itu sebelum cetakan. Hantar senarai tetamu semasa dan sebarang gelaran yang anda ada, ditandakan belum disahkan. Kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami ambil gelaran daripada laman web tetamu atau program lepas?
Gunakan hanya sebagai draf permulaan untuk ditunjukkan kepada pejabat. Peranan dan gelaran berubah, jadi sahkan setiap satu dengan pejabat tetamu dan rekod tarikhnya.
Siapa yang memutuskan susunan gelaran dan panggilan hormat?
Pejabat tetamu, atau unit protokol institusi tuan rumah jika ada. Tanya mereka dan ikut jawapan bertulis mereka.
Bagaimana jika pejabat tetamu tidak membalas sebelum cetakan?
Kekalkan perkara itu ditandakan belum disahkan dan sepakati bersama institusi tuan rumah sama ada mencetak teks sementara, menahan baris itu atau menggunakan bentuk dalam jemputan. Jangan meneka.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.